Ответ на деловое письмо на английском

Ответ на деловое письмо

Ответ на деловое письмо на английском - правила написания ответа на деловое письмо с  примером письма.

Навыки правильного оформления деловых писем на иностранном языке позволят вам не только вести переписку с зарубежными фирмами, но и повышает ваш социально-ценностный статус как сотрудника.

Для многих переписка с деловыми партнёрами кажется чем-то нереальным, но на самом деле письмо состоит из устойчивых выражений и небольших ёмких фраз. В таком деле необходим более простой стиль изложения.

Получив письмо о сотрудничестве с потенциальными партнерами, вы можете ответить положительным, отрицательным либо нейтральным образом. Всё будет зависеть от вашей заинтересованности данным сотрудничеством. Но если вы всё ещё сомневаетесь в своем выборе, то стоит выяснить дополнительные нюансы, которые помогут вам принять окончательное решение.

Важные аспекты при составлении письма о согласии на предложенное сотрудничество

Подготавливая такие формы ответа на полученные деловые письмы, вы должны придерживаться определенного плана:

1. Самой первой информацией в письме является адрес отправителя. но если такое письмо печатается на фирменном бланке, то там уже должны быть указаны данные в такой последовательности:

- название фирмы

- номер вашего дома, название улицы, города, страны (только заглавными буквами), почтовый индекс.

2. Дата. При переписке с американскими или английскими партнёрами используйте формат, который более привычен для них. Американцы приветствуют в дате такую последовательность: месяц, число, год (April 9, 2012). А вот англичане предпочитают - день, месяц, год (6th April, 2012), который более привычный для наших глаз.

3. Имя и полный адрес получателя (имя необходимо указывать перед адресом). Для мужчин используйте сокращения Dr. (доктор), Mr. (господин). К женщинам обращайтесь Mrs. (миссис, если она замужем, либо статус неизвестен) или Ms. (для незамужней женщины). При наличии других званий и титулов обязательно используйте их в тексте. Адрес получателя оформляется также как и в п.1.

Все эти данные (п.1-п.3) стоит разместить по левому краю вашего письма.

4. Дружественное приветствие и вежливое обращение к адресату письма. Стандартной считается фраза “Dear….,”, что означает «Уважаемый». Затем следует имя человека со всеми званиями и титулами. Если вы не уверены к кому точно обращаетесь, мужчина или женщина и точное звание, то опустите обращение, оставив в итоге полное имя – «Dear Mikhail Smirnov». При обращении к нескольким людям, используйте фразу «Dear Sirs», которая считается целостным абзацем.

При переписке с американскими партнёрами, принято после обращения ставить не запятую, а двоеточие: «Dear Mr. Smirnov:»

5. Содержание делового письма. К общим требованиям на основной текст ответа на письмо-предложение относятся:

- дружественное вступление с благодарностью (пару предложений), ссылаясь при этом на товары, услуги или продукты, которые были предложены ранее.

Thank you for contacting us on April 6, where you have specified prices and terms of delivery of Russiannational dolls Matryoshka.

Большое спасибо за обращение к нам от 6 апреля, где вы указали цены и условия поставки русских национальных кукол «Матрешка».

Thank you for sending us the Russian national doll Matryoshka for review.

Благодарим за отправку нам русской национальной куклы «Матрешка» для ознакомления.

Thank you for the information provided in the form of catalogs, price-sheets with the payment terms.

Большое спасибо за предоставленную информацию в виде каталогов, прайс-листов с условиями оплаты.

Thank you for Your letter to us from 31 March, where.

Благодарим за Ваше обращение к нам от 31 марта, где.

- Суть делового письма-ответа, в котором содержаться положительные результаты тестирования продукта, перечислены уточняющие вопросы для заключения контракта и предложение встречи. Текст разбивается на смысловые абзацы с интервалами.

Our experts reached a positive conclusion

Your conditions are right for us.

Ваши условия нам подходят.

For a final decision, we would like to clarify the following questions:

Для окончательного решения нам хотелось бы прояснить следующие вопросы:

We could next week to meet in my office?

Мы могли бы на следующей неделе встретиться в моём офисе?

6. В последнем параграфе вы должны выразить. как правило, надежду на плодотворное сотрудничество в будущем.

Expect a quick response from You.

Ждём быстрого письма от Вас.

7. Прощание с адресатом, которое чаще всего выражается во фразах «Sincerely yours», «Best regards», «Sincerely» и «Yours faithfully». После такого обращения ставиться запятая и выделяется абзац для вашей подписи. А ниже ставятся имя отправителя и должность печатными буквами.

При отправке электронного письма, подпись в таких случаях не предусмотрена, но стоит добавить электронные адреса, номера телефонов и название компании чуть ниже вашего имени.

Стоит помнить, что если предложение в деловом письме вас сильно заинтересовало, то стоит ответить на него как можно быстрее, так как не исключено, что такую рассылку автор письма разослал вашим же конкурентам.

Образец ответа на типичное деловое письмо-предложение

World Treasures Inc.

100 East 24th Street

Washington, USA

April 7, 2012

Mr. Mikhail Smirnov

Senior Manager

Matryoshka Ltd.

34 Tverskaya street

Moscow, RUSSIA

Dear Mr. Smirnov:

Thank you for contacting us on April 6, where you have specified prices and terms of delivery of Russiannational dolls Matryoshka. We acquainted with the products and are fully satisfied with its quality.

ordered by us. We with impatience will wait for Your letter and hope forfuture cooperation.

Best regards,

Diana Ross

Senior Manager

Перевод письма

Уважаемый мистер Смирнов:

Приносим вам благодарность за Ваше письмо от 6 апреля, в котором Вы предоставили нам полную информацию о ценах и условиях поставки Ваших русских национальных кукол «Матрешка». Мы ознакомились с продукцией и полностью удовлетворены её качеством.

Для окончательного решения нам хотелось бы прояснить следующие вопросы. Могли бы Вы гарантировать нам бесперебойную поставку товара, а также конкурентоспособные цены? Тогда бы мы могли вам гарантировать продуктивную работу.

Просим Вас в последующем ответе приложить информацию о размере скидок в зависимости от объема заказанного нами товара. Мы с нетерпением будем ждать Вашего письма и надеемся на будущее сотрудничество.

С наилучшими пожеланиями,

Письмо-ответ

Письмо-ответ входит в число видов деловой документации. Его составление обусловлено необходимостью дать какой-либо ответ на полученное ранее инициативное письмо. При этом выделяют два вида ответов: положительный и отрицательный. Письмо, содержащее отрицательный ответ, иногда называют письмо-отказ.

Как правило, письмо-ответ составляется по аналогии с инициативным письмом, то есть в нем используется та же лексика и похожие речевые обороты. Безусловно, это правило действует исключительно в том случае, если исходник был составлен грамотно, в соответствии с требованиями деловой переписки. В большинстве случаев при создании данного вида письма применяется фирменный бланк организации-составителя.

Наиболее часто в письме-ответе используются такие речевые обороты, как «Благодарим Вас за интересное предложение», «Подтверждаем свою готовность к…», «Выражаем свое согласие на…» или «К сожалению, в настоящее время мы не готовы к…».

Дата и номер инициативного письма в обязательном порядке указываются в регистрационном номере ответа. Это требование обусловлено необходимостью, поскольку позволяет упорядочить входящую и исходящую деловую корреспонденцию. Включать данные сведения непосредственно в текст письма не рекомендуется. Нарушением правил составления письма-ответа будет фраза следующего содержания «В ответ на Ваше письмо номер… от… сообщаем…».

При составлении письма-отказа необходимо указать его причину. Необоснованный отказ является проявлением неуважения к получателю. Следовательно, начать такое письмо следует фразой «В связи с…». Если составитель письма-отказа располагает информацией о том, кем, когда, в каком случае и при каких условиях по исходному письму, содержащему запрос или просьбу, может быть дан положительный ответ, рекомендуется изложить данные сведения в отказе.

В заключении письма-отказа ставится подпись составителя. В большинстве случаев письмо подписывается руководителем или иным уполномоченным лицом. Не лишним будет также указать контактные данные составителя, чтобы, в случае необходимости, получатель мог связаться с данным лицом и получить дополнительные сведения.

Образец письма-ответа на претензию (Размер: 26,5 KiB | Скачиваний: 10 776)

Письмо-согласие образец скачать (Размер: 31,0 KiB | Скачиваний: 7 704)

Скачать образец письма-отказа (Размер: 31,0 KiB | Скачиваний: 6 300)

Устарел бланк или статья? Пожалуйста нажми!

Как написать деловое письмо (образец)

25 ноября 2014, просмотров: 3226, Раздел: Документы

С помощью деловой переписки происходит не только координация деловой деятельности, но и сбор необходимой информации для данной организации, которая будет востребована во время различных отчетных проверок. Поэтому в первую очередь в задачи административных сотрудников входит правильное ведение деловой документации, для чего разрабатываются различные внутренние инструкции и формы. Преимуществом стандартной формы является тот факт, что человек заполняет ее автоматически, тем самым экономя свое время и время компании.

Деловая переписка должна содержать:

- достоверную и полную информацию

- краткое изложение за счет отсутствия повествования

Самое главное определиться, какой вид делового письма подходит для данной ситуации. Существует несколько его видов:

- напоминание

- подтверждение

- отказ

- сопроводительное письмо

- приглашение

- гарантийное

- информационное

- письмо с извещением и распоряжением.

Как правило, ответа требуют такие деловые письма, которые в своем содержании имеют просьбу, предложение, обращение, запрос или требование.

Правила написания делового письма.

Очень важную эмоциональную нагрузку несет на себе тон делового письма, поскольку завуалированная неуважительность будет все равно проступать при безупречных приемах сообщения. Особенно внимательно следует писать деловое письмо содержащее отказ. В этом случае не следует констатировать отказ в самом начале письма. В первой части сообщения следует привести убедительные доводы в пользу своей точки зрения, для этого можно использовать такие формулы как

- «К сожалению, мы не можем удовлетворить вашу просьбу»

- «Глубоко сожалеем, но не представляется возможным удовлетворить ваше пожелание» и т.д.

При отказе важно помнить, что в нашу задачу входит отказать, но не потерять заказчика, компаньона и др.

Итак, основные правила написания делового письма:

- для правильного усвоения сути письма, необходимо несколько раз повторить в тексте просьбу, обращенную к адресату

- в письме-отказе важно указать причины, по которым данная просьба не может быть удовлетворена

- отклонение предложение является формулой отказа.

Язык деловой переписки.

Важно, чтобы читатель деловой переписки улавливал только ее суть, а не то, каким языком она написана. Именно в этом условии и заключается мастерское владение правилами написания делового письма, которое вырабатывается в течение многолетнего опыта.

Следует помнить, что в деловом письме:

- необходимо употреблять простые слова при этом, не обедняя содержание

- чаще употреблять глаголы, а не прилагательные – это позволит сделать текст письма динамичным

- держаться ближе к смыслу обращения, не вдаваясь в детали и рассуждения

- не употребляйте длинных предложений, поскольку они рассеивают внимание читателя

- переход между фразами должен быть логическим и незаметным

- используйте как можно меньше местоимений.

Деловое письмо отличается грамотностью и стилистикой.

Оформление деловой переписки.

При написании делового письма следует помнить, что верхняя часть (1/4 листа А4) должна оставаться свободной для фирменного бланка. Также в верхнем углу письма указывается исходящий номер и дата, которые фиксируются в специальном журнале исходящей почты.

В левом нижнем углу указывается должность, фамилия и подпись руководителя, а в самом конце листа указывается фамилия исполнителя делового письма с номером его телефона для дополнительной информации.

Таким образом, деловое письмо состоит из трех частей: суть просьбы, ее обоснование и вспомогательной информации.

При ответе на письмо, следует в первой части содержания сослаться на последнее письмо данного адресата. Если имеет место зарубежная переписка, то для лучшей наглядности необходимо приложить к письму буклет, ссылка на который будет указана в данном письме. Очень важно завершить такое письмо благодарностью за сотрудничество и фразой «Искренне Ваш (имя)…»

Образец делового письма №1:

Образец делового письма №2:

Образец делового письма №3:

Деловые письма: Письмо

Сообщаем вам, что вынуждены отказаться от участия в конкурсе наименование из-за низкой цены контракта. Как нам написать письмо о согласии: участок в собственности под ижс, имеются надворные постройки, скважины, фундамент для дома. Как можно грамотно отказаться на участие в конкурсе. Причина отказа: заказчик сам выбрал проектировочную компанию, которых мы порекомендовали, хотя изначально заказчик должен был выбрать из компаний. Буду благодарна за помощь. Например: на ваше письмо. Как прописать сумму, на которую мы согласны. Буду очень признательна за скорый ответ. Высылаем вам информацию о составе участников совещания тема совещания, которое состоится 25 сентября 2014 года в 10.00 московского времени по адресу: точный адрес. Нуждаюсь в помощи, так как ранее не приходилось составлять письма такого характера как этот: наша фирма занимается производством и укладкой тротуарной плитки. Неграмотным оформлением считается, когда в начале текста письма делается подобная ссылка: здравствуйте. В статье приведены оба образца письма-ответа, обязательно включайте в письмо-ответ ссылку на номер и дату письма-запроса. К тому же так вы экономите свое и чужое время. Ссылка делается только на регистрационный номер и дату исходящего документа, после указания даты и номера самого письма, а в реквизитах бланка письма, и не в тексте письма. Сообщаем вам, что документы на право оперативного управления зданием гаража находятся в стадии оформления. Дана спецификация с несколькими позициями, от одной позиции нужно отказаться и гарантировать оплату всего остального. Комитет просит представить копию свидетельства о регистрации права оперативного управления на нежилое здание гаража, а у нас еще документы не оформлены. У нас такая ситуация: наш участок хотят выкупить некая организация под строительство линии. В письме-согласии можно уже в первом предложении сообщить основную мысль. Часто вижу в начале текста письма такую ссылку: наличие этого реквизита исключает необходимость упоминания номера и даты поступившего документа в тексте письма. Сообщаем вам, что не можем гарантировать трудоустройство выпускников вуза в связи с отсутствием вакансий на предприятии. Согласно приглашению номер реестра и дата, участие в проведении гз способом конкурса и наименование конкурса, мы не можем принять участие в связи. Нам предложили выполнение работы в устной форме на которую нужно ответить письмом, еще нужно указать перечень выполняемых работ услуг с ценами, что мы готовы к сотрудничеству. Так и писать, ваша заявка была отклонена, заранее благодарна, поскольку поступили более приемлемые по цене предложения. Помогите, вектор, по вопросу обеспечения запасными частями парка автобусов, пожалуйста, составить письмо-отказ производственного управления пассажирских перевозок новосибирскому производственному кооперативу. А у нас только рабочие специальности вакантны и не факт, что будут летом. Исполнитель во время подготовки письма-ответа указывает информацию о номере и дате письма-запроса в строго определенном месте. Это значительно упрощает обработку почты получателю.

Образец делового письма ответа

Деловое письмо образец

От ОАО НИИ 21 века

Пример делового письма

В ответ на ваш запрос о предоставлении копии уведомления о государственной регистрации выпуска ценных бумаг, изложенный в письме от 11.04.2015 г. № 21-85/48984, сообщаем следующее.

При регистрации выпуска акций, в Передаточном акте выявлены технические ошибки, которые послужили основанием для отказа в государственной регистрации выпуска акций и регистрации права собственности на принадлежащее ОАО Научно-исследовательский институт 21 века недвижимое имущество. На первой странице Передаточного акта, при ссылке на Распоряжение Территориального управления Федерального агентства по управлению Федеральным имуществом по городу Москве от 13 декабря 2008 года № 0917, указано неверное название приватизируемого предприятия - Всероссийский научно - исследовательский и конструкторский институт машиностроения вместо - Научно-исследовательский институт 21 века.

Источники: enjoyeng.ru, mirblankov.ru, bbcont.ru, hosgeldi.com, uristhome.ru