Юриспруденция

2003-2015 Rabota.RU/Работа.РФ. 12+

Издатель - ООО РДВ-медиа, 109004, Москва, Малый Дровяной пер. д. 3, стр. 1.

Редакция - ООО РДВ-медиа, 109004, Москва, Малый Дровяной пер. д. 3, стр. 1.

Главный редактор - Андрей Елисеев.

Техническая поддержка и создание программных сервисов сайта — ООО "РДВ-софт", 109004, г.Москва, Малый Дровяной пер. дом 3, стр.2

Учредитель - ООО Импексхаус, свидетельство Эл № ФС77-50022 выдано 29 мая 2012 г. Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор).

При перепубликации материалов активная ссылка на Rabota.RU/Работа.РФ обязательна.

Rabota.RU/Работа.РФ. Поиск работы и подбор персонала.

Шаблон должностной инструкции

Должностная инструкция авербандщика

Должностная инструкция автоклавщика

Должностная инструкция агента

Должностная инструкция агента коммерческого

Должностная инструкция агента по закупкам

Должностная инструкция агента по продаже недвижимости

Должностная инструкция агента по снабжению

Должностная инструкция агента рекламного

Должностная инструкция агента страхового

Должностная инструкция агента торгового

Должностная инструкция администратора

Должностная инструкция аккумуляторщика 1 разряда

Поиск должностных инструкций

Как составить должностную инструкцию?

Статья посвящена общим принципам составления нормативных документов, в частности таких, как положения о структурных подразделениях, регламенты выполнения рабочих операций и персональные должностные инструкции. Рассмотренные в статье двенадцать правил составления нормативных документов помогут вам сделать документы ясными, пригодными для использования в реальной жизни.

В этой статье речь пойдет о корпоративных письменных нормативных документах. Существует три основные разновидности таких документов: положения о структурных подразделениях, регламенты выполнения рабочих операций и персональные должностные инструкции. В действительности, с точки зрения техники написания нет никакой разницы между положениями о подразделениях и регламентами операций. Если какой-то рабочий процесс организован просто, прямолинейно, как конвейер, то его проще описать с помощью специального регламента. Если, напротив, результат зарождается в недрах рабочей группы (структурного подразделения) после плохо формализуемых взаимодействий (вдохновение, творческий акт, мозговой штурм и прочее), то проще воспользоваться шаблоном положения о структурном подразделении. Структура обоих документов останется практически одинаковой, только в регламенте будет акцент на формальных критериях выполнения работы на каждом этапе (при передаче работы и ответственности смежнику), а в положении больше будет сказано об общих целях и задачах подразделения. Что касается персональных должностных инструкций, то они являются просто извлечением, иногда несколько более детализированным, из документов первых двух разновидностей.

Статья посвящена общим принципам составления нормативных документов, а не их разновидностям, поэтому в тексте слова «документы», «положения», «регламенты» и «инструкции» будут часто использоваться как синонимы. Теперь перейдем к делу.

Зачем существуют инструкции: Что делать? и Кто виноват?

Все согласятся с тем, что главные достоинства любого нормативного документа — краткость и ясность. Совершенно очевидно, что неясный, то есть двусмысленный или противоречивый документ, просто невозможно исполнять. Также совершенно очевидно, что пользоваться длинным документом неудобно — его утомительно читать, в нем трудно ориентироваться, в нем легко пропустить что-нибудь важное. Более того, чем длиннее инструкция, тем больше вероятность появления в ней несовместимых или двусмысленных положений. Все это знают, однако большинство должностных инструкций длинные и неясные. В чем дело?

Большинство авторов нормативных документов не вполне понимают, что такое инструкция. Не понимают этого и большинство руководителей, заказывающих эти нормативные документы. И руководители, и исполнители склонны недооценивать и одновременно преувеличивать возможности письменных нормативных документов. С одной стороны, они недооценивают служебные инструкции, полагая, что начальственного рыка вполне достаточно, чтобы вправить подчиненным мозги и направить их на путь истинный. С другой стороны, они наивно полагают, что инструкция может заменить этот самый начальственный рык на то время, когда исполнитель выпадает из поля зрения руководства. Оба заблуждения связаны с непониманием скромной роли должностной инструкции в управлении крупной организацией.

В действительности, единственное предназначение нормативного документа — ответить на вопрос исполнителя «Что делать?» перед началом работ и на вопрос руководителя «Кто виноват?» в случае, когда полученный результат не совпал с задуманным. Все остальное должно быть самым безжалостным образом вычищено из инструкции. Это первое правило .

Назначение инструкции — объяснить подчиненному, что от него требуется. Мотивировать подчиненного к выполнению его должностных обязанностей инструкция не может!

В первую очередь оставьте иллюзию, будто, прочитав инструкцию, подчиненный бросится ее выполнять. Совсем нет, руководителю придется его мотивировать к этому. Способы мотивации могут быть лучше или хуже. На подчиненного можно наорать, выплатить ему премию, пообещать повышение или пригрозить увольнением и так далее. Важно, что все это никак не связано с его должностной инструкцией. Наличие должностной инструкции избавит руководителя от необходимости каждый раз подробно указывать обязанности подчиненного и позволит сосредоточиться на воспитательной работе.

Если это понятно, можно приступать к «чистке» документа. Исключите из должностной инструкции все призывы, пожелания, обороты типа «исполнитель обязан…», «исполнитель должен…». Все это лишнее. Должностная инструкция должна содержать как можно более простые предложения: «Он побежал…», «Она сделала…». Одно положение инструкции ничуть не менее важно, чем любое другое, поэтому нет необходимости подчеркивать некоторые из них красочными оборотами. Попробуйте выбросить этот мусор, и вы увидите, что нормативный документ становится процентов на 20 короче и намного яснее. Это второе правило .

Помните: вы пишете инструкции конкретным людям

Еще одна крайность, в которую часто впадают составители должностных инструкций, это мания описать все и вся. Иногда складывается впечатление, что инструкция составлена для маленьких детей или, наоборот, для зловредных саботажников, которые только и думают, как извратить благородный замысел руководства и обратить его во зло.

Как правило, такие опасения совершенно беспочвенны. Сотрудники вашей организации, скорее всего, искренне желают добросовестно исполнять свои обязанности. Им достаточно внятно объяснить цель их действий, а подходящие средства они найдут сами! Это третье правило . Обратите внимание: более сложные и ответственные функции в организации выполняют самые квалифицированные и опытные специалисты, соответственно, они меньше других нуждаются в длинных, подробных и заумных инструкциях. Представьте себе того человека, которому вы пишете инструкцию — и вы с легким сердцем сократите ее раза в полтора! Если это не так, то, может, вам обратить внимание на подбор кадров?

Парадокс заключается в том, что для дворника и оператора на атомной электростанции должностные инструкции получатся почти одинаковой длины!

Цели, задачи, функции: от общего к частному

Итак, из нормативного документа следует исключить все необязательные эпитеты и призывы, а также все то, что исполнитель знает безо всякой инструкции просто в силу своего образования, квалификации и опыта. А что же там должно остаться?

Раздел 1 «Общие положения». Содержание этого раздела полностью определяется традициями каждой конкретной организации и практически не влияет на качество самого документа. Каждый юрист или кадровик имеет свое представление о том, как должен выглядеть этот раздел. Оставим его на их усмотрение. Отметим только, что этот раздел должен быть унифицирован во всех корпоративных документах. Если этого не будет, то значение приобретут не сами формулировки, а различия в них. Зачем вам это надо?

Раздел последний «Заключительные положения». То же самое.

Раздел 2 «Цели и задачи». С этого раздела собственно и начинается нормативный документ. Если общие и заключительные положения можно написать «на автопилоте» или просто позаимствовать из другого документа, то к «Целям и задачам» нужно приступать, четко понимая, зачем вообще вы взялись за этот документ. Следующий раздел «Функции» можно поручить составлять подчиненному, которому в будущем предстоит эти функции осуществлять, но «Цели и задачи» должен определить руководитель лично. Как бы ни был для него мучителен этот процесс, это и есть его основная работа.

Как правильно сформулировать цели?

Правило четвертое. Цели должны быть одного масштаба. Вспомните анекдот о собрании, где на повестке дня стояло два вопроса: 1) починка сарая и 2) строительство коммунизма. Подумайте, если вы пишете инструкцию строительства коммунизма, то зачем вам сарай? А если — починки сарая, то при чем коммунизм?

Правило пятое. Избегайте указания второстепенных и побочных целей. Предположим, ваш путь проходит по маршруту А — Б — В. Если вы указали в качестве цели пункт В, то не стоит упоминать пункт Б, вы и так там будете!

Правило шестое. Избегайте несвязанных или, еще хуже, противоположных целей.

И в заключение о целях: не бойтесь декларативных целей. Цель может быть в принципе недостижимой. Если воспользоваться аналогией с Боевым уставом, то цель — это то, что в боевом приказе на наступление называется «направлением дальнейшего движения». Важно, чтобы ваши подчиненные не перепутали тыл с фронтом, все остальное — детали.

Теперь о задачах.

Правило седьмое. В отличие от целей задачи должны быть достижимыми. Более того, задачи должны быть измеряемы! Выполнение поставленных задач должно быть измеряемо в штуках, тоннах или километрах в зависимости от специфики организации.

Закройте глаза и представьте вашего подчиненного, которому вы только что указали цели и поставили вот эти самые задачи. Представьте теперь его же спустя некоторое время, докладывающего о выполнении этих задач. Каких доказательств успешной работы вы от него ожидаете? Если вы сам не можете представить, как ваш подчиненный будет отчитываться о выполненной работе — значит, вы плохо поставили задачу!

Помните: формулируя задачу, вы тем самым определяете форму отчетности!

Правило восьмое. Задачи должны соответствовать целям. Каждой цели может соответствовать несколько непосредственных задач. Каждая задача может вести к достижению нескольких целей. Это нормально. А вот чего не может быть, так это задачи, которая бы не вела хотя бы к одной из ранее поставленных целей. Также не может быть, чтобы для ранее поставленной цели не нашлось хотя бы одной конкретной задачи.

Продолжая аналогию с Боевым уставом, заметим, что цели и задачи соотносятся, как объект атаки (наступления) с направлением дальнейшего движения. Проще говоря, конкретная задача никак не может лежать совсем уж в стороне от общей цели.

Раздел 3 «Функции» занимает по объему около 60 процентов всего документа. Это важнейшая часть нормативного документа. Однако, если вы правильно сформулировали цели и задачи, трудностей с описанием функций у вас не возникнет.

Правило девятое. Задачи и функции соотносятся так же, как цели и задачи. Представьте «самого» шефа, начальника подразделения и специалиста-исполнителя. То, что шеф указал начальнику как конкретную задачу, для специалиста является общей целью, к которой он хотя и стремится, но за которую он лично не отвечает. Его конкретной задачей будет то, что ему укажет его непосредственный начальник, то есть как раз то, что в нормативном документе будет называться «функцией».

Повторим правила семь и восемь. Функции должны быть выполнимы, то есть функция должна быть сформулирована так, чтобы в любой конкретной ситуации на вопрос: «выполнено или нет», можно было ответить односложно. Да — да, нет — нет, а что сверх этого, то «от лукавого». Функции должны соответствовать задачам. Подумайте, если ваш подчиненный выполнит все предписанные ему функции, то сможете ли вы подготовить приемлемый доклад шефу?

Теперь остановимся на лингвистических, если так можно выразиться, аспектах техники составления должностных инструкций.

Правило десятое. Формулируя цели, задачи и функции, используйте одну и ту же конструкцию предложения. Пример из недавнего прошлого:

Цели:

ускорение развития страны

подъем трудовой активности масс

формирование нового человека

Обязанности руководителя фирмы: как составить должностную инструкцию генерального директора ООО

Оглавление:

Разработка должностных инструкций на предприятиях призвана определять правовой статус каждого работника, включая руководящий состав. В обществе с ограниченной ответственностью должностная инструкция генерального директора ООО является тем документом, который подробно устанавливает полномочия руководителя фирмы, его обязанности и степень ответственности.

Особенность этой должности в том, что зачастую директор ООО является одновременно учредителем, а также может выполнять функции главного бухгалтера. Если же генеральным директором становится наемный менеджер, собственники фирмы тем более заинтересованы в четком определении его прав и обязанностей, чтобы обеспечить эффективное управление предприятием и достижение им установленных показателей деятельности.

Составление и утверждение должностной инструкции гендиректора

Должность «директор» или «генеральный директор» должна быть предусмотрена уставом организации. При найме директора «со стороны» ООО заключает с ним трудовой договор, на основе которого складываются дальнейшие взаимоотношения между руководителем фирмы и ее учредителями как между работником и работодателем. В небольших фирмах на гендиректора часто возлагается сразу несколько функций: он может выступать и в качестве главбуха, и сам вести кадровое делопроизводство, и вести всю договорную работу, но только в том случае, если это зафиксировано в должностной инструкции.

Назначение генерального директора относится к компетенции высшего органа управления ООО – собрания учредителей. На общем собрании определяются требования к квалификации и опыту претендента на данную должность, очерчивается круг его обязанностей и правомочий. Руководитель фирмы в своей деятельности подотчетен собранию учредителей.

За разработку инструкции гендиректора отвечают учредители: они могут самостоятельно ее составить или поручить это службе персонала. Обычно для этой цели используют типовой образец должностной инструкции генерального директора ООО, но если подготовкой документа занимается не специалист, его содержание нужно согласовать с юристом. Базовые требования к оформлению руководящих документов сформулированы в ГОСТ Р 6.30-2003.

Готовая инструкция передается на утверждение высшего органа управления ООО – собрания учредителей или единственного учредителя, что фиксируется протоколом собрания и соответствующей записью на документе для гендиректора. Сам руководитель тоже визирует свою должностную инструкцию, как и любой другой документ в организации.

Документы, содержащие обязанности работников фирмы, по необходимости могут меняться: при изменениях в штатном расписании, смене генерального директора, по требованию учредителей или руководителя ООО.

Структура должностной инструкции генерального директора

Содержание инструкции гендиректора во многом зависит от сферы и специфики деятельности предприятия. Но структура документа остается стандартной:

1. Общие положения и требования в генеральному директору: описание знаний и навыков, которыми он должен обладать какими законодательными и локальными актами должен руководствоваться в своей работе, порядок назначения и освобождения от должности, схема подчиненности и замещения.
2. Должностные обязанности: организаторские, руководящие, контролирующие, представительские и прочие функции, расписанные по пунктам максимально подробно.
3. Права гендиректора при осуществлении им организации и руководства деятельностью фирмы.
4. Ответственность руководителя в рамках трудового, административного, уголовного, гражданского, налогового права и должностной инструкции.

Особенности должностных инструкций руководителей в разных сферах

Общество с ограниченной ответственностью – наиболее распространенная форма функционирования предприятий, поскольку во многих сферах возможности существовать в качестве ИП ограничены. Специфика фирмы привносит свои нюансы в работу руководителя организации, поэтому должностная инструкция директора строительной компании и частного медицинского центра не могут быть составлены одинаково. Содержание ключевых обязанностей руководителя корректируется в зависимости от вида деятельности ООО, например:

1. В зону ответственности директора строительной фирмы входит загрузка предприятия заказами (проведение переговоров, заключение договоров подряда), организация работ и обеспечение их материально-технической базы. Особое внимание уделяется контролю соблюдения технологической дисциплины и техники безопасности работниками при проведении строительных работ.

Как видно, в каждой сфере есть свои особенности, определяющие требования к квалификации и личным качествам руководителя. Конкретизация обязанностей по каждому направлению, входящему в зону ответственности генерального директора, позволяют учредителям фирмы сформулировать четкие критерии оценки работы менеджера и в случае неэффективности его деятельности правомерно поднять вопрос о соответствии работника своей должности.

Время от времени в своей работе консультантов мы сталкиваемся с ситуацией, когда Заказчик говорит нам: "…Вы ведь написали уже много должностных инструкций для разных компаний. Они у Вас, наверняка, остались. Продайте мне готовые инструкции для…". Мы в ответ начинаем объяснять, что должностные инструкции - дело индивидуальное для каждой компании. Заказчик удивляется: "Почему индивидуальное? Ведь продавец, водитель, кладовщик (нужное - подчеркнуть) - он и в Африке продавец, водитель, кладовщик… Есть же типовые должностные инструкции…".

Давайте разберемся.

Еще один пример из нашей практики. Однажды после корпоративного тренинга в одной торговой компании ее руководитель сказала нам: "Я думала, что они (мой персонал) делают то, что я думаю. А они делают то, что сами думают, и полагают, что делают то, что я думаю". Иными словами, персонал компании делал продажи, объем которых устраивал руководство. На тренинге же вскрылось, что персонал не уделял внимания выстраиванию долговременных отношений с фирмами-покупателями, в то время как руководитель компании считала эту работу важной и полагала, что она выполняется. Ситуацию исправили следующим образом: изменили должностные инструкции специалистов отдела послепродажного сопровождения, в которых указали когда, что и как делать в плане развития отношений с клиентом для получения нужного результата. Как Вы думаете, подойдут ли эти инструкции Вашей компании? Не факт. А согласится ли владелец "выстраданных" работающих должностных инструкций опубликовать их, если там содержится его "ноу-хау"?

Итак, Вы задумались над тем, нужны ли новые должностные инструкции Вашей компании. Ответьте сами себе письменно на несколько вопросов.

Вопрос 1. Что должно измениться в результатах работы компании после введения новых должностных инструкций?

Вопрос не так прост, как может показаться. Уточним, как мы будем понимать термин результат . Во-первых, результатом может быть изготовленный, приобретенный или сэкономленный ресурс - материальный, финансовый, человеческий результатом может быть документ результатом может быть наступление или не наступление некоторого события в определенных случаях результатом может быть мнение или отношение. Во-вторых, результат должен быть численно измерим - в этом случае мы сможем сравнивать "количество результата" за разные периоды или у разных сотрудников компании. Количество ресурсов и документов может быть измерено, их качество может быть оценено наступление события может быть зарегистрировано мнение или отношение может быть оценено с помощью рейтингов в ходе специального исследовании. При формулировании результата очень распространена ошибка подмены результата действием . Например, из двух вариантов:

"Сотрудники действуют самостоятельно, не отвлекая руководителя на решение мелких или текущих вопросов"

"Высвобожденное время руководителя, которое ранее поглощалось мелкими и текущими вопросами"

признаками результата обладает именно вторая формулировка: это измеримый ресурс.

Вопрос 2. Что должно измениться в поведении персонала после введения новых должностных инструкций?

Например, желая получить в результате высвобожденное время руководителя, которое ныне поглощается мелкими и текущими вопросами, мы можем планировать следующие изменения в поведении сотрудников:

"Сотрудник в точности знает содержание и последовательность своих действий при исполнении стандартных процедур"

или

"Сотрудник самостоятельно распоряжается выделенными ему ресурсами для достижения поставленных перед ним задач"

Как Вы думаете, будут ли похожи должностные инструкции в этих двух случаях?

Вопрос 3. Какое место должны занять новые должностные инструкции среди инструментов управления компанией вообще, и в системе управленческой документации в частности?

Сравним две ситуации.

Первая, наиболее распространенная: компания планирует ввести (или уже ввела) должностные инструкции наряду со штатным расписанием. Другую ситуацию проиллюстрируем примером. Реальная торговая компания разработала пакет управленческой документации. Его состав показан на рис.1:

Источники: www.rabota.ru, kadrovik-praktik.ru, delo.trud.ua, dezhur.com, www.recruiting.net.ua