Должностная инструкция делопроизводителя

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

делопроизводителя

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность делопроизводителя "__________" (далее - "Организация").

1.2. Делопроизводитель назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом руководителя Организации.

1.3. Делопроизводитель подчиняется непосредственно ___________ Организации.

1.4. На должность делопроизводителя назначается лицо, имеющее начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.

1.5. Делопроизводитель должен знать:

- нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению делопроизводства в Организации

- основные положения Единой государственной системы делопроизводства

- структуру Организации и ее подразделений

- стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации

- порядок контроля за прохождением служебных документов и материалов

- основы организации труда

- правила эксплуатации вычислительной техники

- основы законодательства о труде

- правила внутреннего трудового распорядка

- правила и нормы охраны труда.

- правилами по охране труда, производственной санитарии и противопожарной защите.

1.7. В период временного отсутствия делопроизводителя его обязанности возлагаются на ____________.

2. ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

2.1. Делопроизводитель осуществляет следующие обязанности:

2.1.1. Принимает и регистрирует корреспонденцию, направляет ее в структурные подразделения.

2.1.2. В соответствии с резолюцией руководителей Организации передает документы на исполнение, оформляет регистрационные карточки или создает банк данных.

2.1.3. Ведет картотеку учета прохождения документальных материалов, осуществляет контроль за их исполнением, выдает необходимые справки по зарегистрированным документам.

2.1.4. Отправляет исполненную документацию по адресатам.

2.1.5. Ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизирует и хранит документы текущего архива.

2.1.6. Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск.

2.1.7. Подготавливает и сдает в архив Организации документальные материалы, законченные делопроизводством, регистрационную картотеку или компьютерные банки данных, составляет описи дел, передаваемых на хранение в архив.

2.1.8. Обеспечивает сохранность проходящей служебной документации.

3. ПРАВА

3.1. Делопроизводитель имеет право:

3.1.1. Требовать от руководства Организации оказания содействия в исполнении своих обязанностей.

3.1.2. Повышать свою квалификацию.

3.1.3. Знакомиться с проектами решений руководства Организации, касающимися его деятельности.

3.1.4. Представлять на рассмотрение своего непосредственного руководителя предложения по вопросам своей деятельности.

3.1.5. Получать от работников Организации информацию, необходимую для осуществления своей деятельности.

4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

4.1. Делопроизводитель несет ответственность:

4.1.1. За неисполнение или ненадлежащее исполнение своих обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в соответствии с действующим трудовым законодательством.

4.1.2. За правонарушения, совершенные в период осуществления своей деятельности, - в соответствии с действующим гражданским, административным и уголовным законодательством.

4.1.3. За причинение материального ущерба - в соответствии с действующим законодательством.

5.1. Режим работы делопроизводителя определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в Организации.

5.2. В связи с производственной необходимостью делопроизводитель обязан выезжать в служебные командировки (в т.ч. местного значения).

6.1. Делопроизводителю для обеспечения его деятельности предоставляется право подписи документов по вопросам, входящим в его функциональные обязанности.

Должностная инструкция делопроизводителя

Чем полезна профессия делопроизводителя? Прежде всего тем, что развивает в человеке следующие личностные качества, интересы, склонности:

Образец должностной инструкции (обязанностей) делопроизводителя

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

Фамилия И.О. ________________

«________»_____________ ____ г.

1. Общие положения

1.1. Делопроизводителя относят к категории технических исполнителей.

1.2. Делопроизводителя назначают на должность и освобождают от нее по приказу генерального директора компании.

1.3. Делопроизводитель непосредственно подчиняется ачальнику документационного обеспечения/генеральному директору организации/заведующему канцелярией.

1.4. Во время отсутствия делопроизводителя его обязанности и права переходят к другому должностному лицу, о чем объявляют в приказе организации.

1.5. Назначается на должность делопроизводителя лицо, которое отвечает следующим требованиям: образование — среднее специальное, неполное высшее, полное высшее, знание делопроизводства, стаж аналогичной работы от полугода, программ Microsoft Office.

1.6. Делопроизводитель руководствуется в собственной деятельности:

— данной должностной инструкцией

- нормативными правовыми актами, положениями, инструкциями, другими руководящими материалами и документами по ведению делопроизводства на предприятии

- Инструкцией по делопроизводству и работе архива на предприятии

- Уставом компании, Правилами внутреннего трудового распорядка

- распоряжениями и приказами начальства.

2. Должностные обязанности делопроизводителя

Делопроизводитель выполняет такие должностные обязанности:

2.1. Регистрирует и принимает корреспонденцию, направляет в структурные подразделения.

2.2. Соответственно с резолюцией руководителей предприятия передает на исполнение документы, создает банк данных, оформляет регистрационные карточки.

2.3. Ведет картотеку учета документальных материалов, осуществляет контроль над их исполнением, выдает справки, которые необходимы, по зарегистрированным документам.

2.4. Отправляет по адресатам исполненную документацию.

2.5. Ведет учет отправляемой и получаемой корреспонденции, хранит и систематизирует документы текущего архива.

2.6. Снабжает быстрый и удобный поиск документов.

2.7. Сдает в архив предприятия и подготавливает документальные материалы, оконченные делопроизводством, компьютерные банки данных или регистрационную картотеку, составляет описи дел, которые передаются на хранение в архив.

2.8. Принимает на подпись документы начальника отдела документационного обеспечения/заведующего канцелярией, проверяет правильность их оформления и составления.

2.9. Снабжает сохранность служебной документации.

2.10. Исполняет особые служебные поручения непосредственного начальника.

3. Права делопроизводителя

Делопроизводитель имеет право:

3.1. Ознакомляться с проектами решений начальства предприятия, которые касаются его деятельности.

3.2. Вносить на рассмотрение начальства предложения по улучшению работы, которая связана с обязанностями, которые предусмотрены настоящей инструкцией.

3.3. Запрашивать по поручению специалистов и руководителей подразделений, непосредственного начальника или лично документы и информацию, которые необходимы для исполнения должностных обязанностей.

3.4. Требовать от начальства предприятия оказывать содействие в исполнении должностных обязанностей и прав.

4. Ответственность делопроизводителя

Делопроизводитель ответственен:

4.1. За неисполнение или некачественное исполнение должностных обязанностей, которые предусмотрены этой должностной инструкцией, — в границах, которые установлены трудовым ныне действующим законодательством РФ.

4.2. За несоблюдение действующих приказов, инструкций и распоряжений по сохранению конфиденциальной информации и коммерческой тайны.

4.3. За нарушение внутренних правил трудовой дисциплины, трудового распорядка, правил противопожарной безопасности и техники безопасности.

Делопроизводитель — служащий, ведущий делопроизводство, канцелярские дела. Большой компании нужен хорошо регламентированный и организованный оборот документов, а значит, необходим четкий образец должностной инструкции (обязанностей) делопроизводителя — лица, которое будет отвечать за данный участок работы. Должностные обязанности делопроизводителя могут отличаться зависимо от величины компании, штата канцелярии, структуры и так далее. В данном образце должностной инструкции делопроизводителя, главными задачами является контроль за внутренним документооборотом и работа с входящей корреспонденцией компании.

Должностная инструкция делопроизводителя

Делопроизводитель – это технический исполнитель, деятельность которого связана с документооборотом. Назначается и увольняется работник на должность на основании приказа руководителя. Права, ответственность и служебные обязанности делопроизводителя устанавливаются должностной инструкцией, типовой бланк которой предлагаем скачать внизу статьи.

Как правило, для каждой должности составляется своя должностная инструкция, с которой работник должен быть обязательно ознакомлен при приеме на работу под роспись.

Какие пункты нужно включить в должностную инструкцию делопроизводителя? Разберемся с этим вопросом ниже

Предлагаем скачать и другие образцы должностных инструкций: главный бухгалтер – скачать образец. бухгалтер – скачать. воспитателя ДОУ – скачать .

Как составить должностную инструкцию делопроизводителя?

Общие положения

В разделе нужно указать, каким образованием должен обладать претендент на должность делопроизводитель. Это не руководящая должность, как правило, хватает начального профессионального образования. Зачастую и стаж работы не требуется.

Здесь прописывается, кому подчиняется делопроизводитель, кто его замещает на время отсутствия.

При выполнении должностных обязанностей делопроизводитель должен руководствоваться нормативными документами организации, приказами и распоряжениями руководства, правилами трудового распорядка, а также самой должностной инструкцией.

В этом же пункте нужно указать, какими знаниями должен обладать работник этой должности для грамотного исполнения своих служебных обязанностей, примерный список знаний можно посмотреть в образце, скачать который можно инже.

Служебные обязанности

Очень важный пункт, в котором нужно кратко и лаконично изложить, чем должен заниматься делопроизводитель на своем рабочем месте. В основном, все обязанности связаны с документооборотом, корреспонденцией. Опять же примерный перечень обязанностей можно посмотреть в образце ниже.

Как правило, здесь содержатся стандартные права любого работника предприятия. Делопроизводитель имеет право знакомиться с распоряжениями и приказами, касающимися его деятельности, вносить предложения по улучшению работы, запрашивать необходимую информацию для исполнения обязанностей.

Ответственность

Любой работник несет определенную ответственность. Делопроизводитель может нести дисциплинарную ответственность за несоблюдение правил трудового распорядка, за невыполнение своих обязанностей. При нанесении работодателю материального ущерба он может нести материальную ответственность.

Примерный бланк документа можно посмотреть ниже.

Скачать образец должностной инструкции делопроизводителя.

Должностная инструкция делопроизводителя

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ делопроизводителя

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность делопроизводителя "______________" (далее - "Организация").

1.2. Делопроизводитель назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом руководителя Организации.

1.3. Делопроизводитель подчиняется непосредственно ________________ Организации.

1.4. На должность делопроизводителя назначается лицо, имеющее начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.

1.5. Делопроизводитель должен знать:

- нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению делопроизводства в Организации

- основные положения Единой государственной системы делопроизводства

- структуру Организации и ее подразделений

- стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации

- порядок контроля за прохождением служебных документов и материалов

- основы организации труда

- правила эксплуатации вычислительной техники

- основы законодательства о труде

- правила внутреннего трудового распорядка

- правила и нормы охраны труда.

1.6. В своей деятельности делопроизводитель руководствуется:

- нормативными актами и методическими материалами по вопросам выполняемой работы

- правилами внутреннего трудового распорядка

- приказами и распоряжениями руководителя Организации и непосредственного руководителя

- настоящей должностной инструкцией

- правилами по охране труда, производственной санитарии и противопожарной защите.

1.7. В период временного отсутствия делопроизводителя его обязанности возлагаются на _____________________.

2. ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

2.1. Делопроизводитель осуществляет следующие обязанности:

2.1.1. Принимает и регистрирует корреспонденцию, направляет ее в структурные подразделения.

2.1.2. В соответствии с резолюцией руководителей Организации передает документы на исполнение, оформляет регистрационные карточки или создает банк данных.

2.1.3. Ведет картотеку учета прохождения документальных материалов, осуществляет контроль за их исполнением, выдает необходимые справки по зарегистрированным документам.

2.1.4. Отправляет исполненную документацию по адресатам.

2.1.5. Ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизирует и хранит документы текущего архива.

2.1.6. Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск.

2.1.7. Подготавливает и сдает в архив Организации документальные материалы, законченные делопроизводством, регистрационную картотеку или компьютерные банки данных, составляет описи дел, передаваемых на хранение в архив.

2.1.8. Обеспечивает сохранность проходящей служебной документации.

3. ПРАВА

3.1. Делопроизводитель имеет право:

3.1.1. Требовать от руководства Организации оказания содействия в исполнении своих обязанностей.

3.1.2. Повышать свою квалификацию.

3.1.3. Знакомиться с проектами решений руководства Организации, касающихся его деятельности.

3.1.4. Представлять на рассмотрение своего непосредственного руководителя предложения по вопросам своей деятельности.

3.1.5. Получать от работников Организации информацию, необходимую для осуществления своей деятельности.

4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

4.1. Делопроизводитель несет ответственность:

4.1.1. За неисполнение или ненадлежащее исполнение своих обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в соответствии с действующим трудовым законодательством.

4.1.2. За правонарушения, совершенные в период осуществления своей деятельности, - в соответствии с действующим гражданским, административным и уголовным законодательством.

4.1.3. За причинение материального ущерба - в соответствии с действующим законодательством.

5. УСЛОВИЯ РАБОТЫ

5.1. Режим работы делопроизводителя определяется в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в Организации.

5.2. В соответствии с ________________ работодатель проводит оценку эффективности деятельности делопроизводителя. Комплекс мероприятий по оценке эффективности утвержден _______________ и включает в себя:

- ___________________________

- ___________________________

- ___________________________

6. ПРАВО ПОДПИСИ

6.1. Делопроизводителю для обеспечения его деятельности предоставляется право подписи документов по вопросам, входящим в его функциональные обязанности.

Типовой образец

Утверждаю

_________________________

___________________________________ (Фамилия, инициалы)

(наименование организации, _________________________

предприятия и т.п. его (директор или иное

организационно-правовая форма) должностное лицо,

Должностная инструкция

делопроизводителя

______________________________________________

(наименование организации, предприятия и т.п.)

____________ 20__г. N__________

Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена на

основании трудового договора с __________________________________________

(наименование должности лица, на которого

______________________________________________________ и в соответствии с

составлена настоящая должностная инструкция)

положениями Трудового кодекса Российской Федерации и иных нормативных

актов, регулирующих трудовые правоотношения в Российской Федерации.

I. Общие положения

1.1. Делопроизводитель относится к категории технических

исполнителей, принимается на работу и увольняется с нее приказом

директора предприятия по представлению __________________________________

На делопроизводителя возлагаются следующие функции:

2.1. Прием, регистрация и направление корреспонденции в структурные

подразделения предприятия, отправка исполненной документации по

адресатам.

2.2. Учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизация

и хранение документов.

2.3. Контроль за своевременным исполнением документов, выдача

необходимых справок по зарегистрированным документам.

III. Должностные обязанности

Для выполнения возложенных на него функций делопроизводитель обязан:

3.1. Принимать и регистрировать корреспонденцию, направлять ее в

соответствующие структурные подразделения.

3.2. В соответствии с резолюцией руководителей предприятия

передавать документы на исполнение, оформлять регистрационные карточки

или создавать банк данных.

3.3. Вести картотеку учета прохождения документальных материалов,

осуществлять контроль за их исполнением, выдавать необходимые справки по

зарегистрированным документам.

3.4. Отправлять исполненную документацию по адресатам.

3.5. Вести учет получаемой и отправляемой корреспонденции,

3.8. Обеспечивать сохранность проходящей служебной документации.

3.9. ______________________________________________________________.

Делопроизводитель имеет право:

4.1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия,

касающимися ее деятельности.

4.4. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в

исполнении своих должностных обязанностей и прав.

4.5. ______________________________________________________________.

V. Ответственность

Делопроизводитель несет ответственность:

5.1. За неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих должностных

обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в

пределах, определенных трудовым законодательством Российской Федерации.

Источники: www.docstandard.com, biznes-prost.ru, blandoc.ru, obrazec.org, www.aup.ru