Докладные, служебные записки и справки: в чем разница?

Основной объем документов, обеспечивающих информационный обмен между организациями и структурными подразделениями, составляют: справки, докладные и объяснительные записки, сводки, отчеты, акты, письма, телефонограммы . Информация, содержащаяся в этих документах, может побуждать к действию или может быть лишь принята к сведению. Рассмотрим различия в составлении и оформлении докладных записок . служебных записок и  справок .

Докладные и  служебные записки  - это, как правило, внутренние документы организации. Они носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительным документам. В Кратком словаре видов и разновидностей документов, разработанном Главархивом СССР, ВНИИДАД, ЦГАДА в 1974 году, даны определения этих документов, из которых следуют некоторые различия в их назначении:

Докладная записка

Докладная записка (код унифицированной формы 0286041 по ОКУД) составляется с целью информировать руководство о сложившейся ситуации, имевших место фактах и т.п. и побудить к принятию определенного решения.

Докладные записки могут носить и чисто информационный характер. Такие записки содержат, как правило, информацию о ходе выполнения каких-либо работ. Отчетные докладные записки сообщают о выполнении заданий, планов, указаний, работ. Таким образом, докладные записки обеспечивают связь объектов управления на вертикальном уровне  - снизу вверх, то есть направляются от нижестоящего должностного лица вышестоящему должностному лицу.

В зависимости от адресата докладные записки могут быть:

Внутренняя докладная записка

Внутренние докладные записки составляются на стандартном листе бумаги, но с указанием всех необходимых реквизитов, расположенных в соответствии с ГОСТ 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к составлению документов. К таким реквизитам относятся:

Текст любого информационно-справочного документа оформляется шрифтом Times New Roman, размер 14, через 1,5 интервала.

Предпочтительно при оформлении докладной записки пользоваться угловым расположением реквизитов заголовочной части (однако это требование не является жестким). Примеры расположения заголовочной части внутренней докладной записки двумя способами:

Во  внутренней докладной записке в верхнем левом углу располагается наименование структурного подразделения - автора документа.

Наименование вида документа пишется прописными буквами (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА) и может располагаться по центру или от границы левого поля (в зависимости от того, какой выбран способ расположения заголовочной части документа) через 2 межстрочных интервала.

Дата и индекс докладной записки пишутся на одной строке. Дата оформляется арабскими цифрами, например 02.02.2006, или буквенно-цифровым способом, например 02 февраля 2006 г. У  внешней докладной записки она является датой подписания и, как правило, отправки. Датой внутренней докладной записки будет дата составления и подписания.

Регистрационный номер на  внутренней докладной записке проставляется либо по месту составления, либо по месту получения, в зависимости от постановки системы регистрации, которая действует в организации. При рассмотрении докладной записки заинтересованными лицами, на ней проставляются визы согласования, а после принятия решения - резолюция руководителя. Вынесение резолюции является конечным этапом рассмотрения докладной записки .

Докладная записка может иметь заголовок, который кратко раскрывает содержание документа. Заголовок докладной записки формулируется по общим правилам составления заголовков к документам: с помощью предлога о и отглагольного существительного в предложном падеже. Например: о переводе Королевой О.В. в бухгалтерию.

В  тексте докладной записки четко выделяются две части. В первой части сообщаются факты, послужившие поводом для составления документа, а во второй - излагаются конкретные выводы, просьбы и предложения. Текст докладной записки может состоять и из трех частей. В этом случае в первой части (констатирующей) будут излагаться причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания, во второй части - анализ сложившейся ситуации, возможные варианты решения, а в третьей - выводы и предложения о конкретных действиях, которые необходимо предпринять, по мнению составителя докладной записки . Докладная записка может быть представлена в текстовом и табличном варианте или их сочетании.

Если имеется приложение, то отметка о нем делается до оформления подписи:

Пример 2

Внешняя докладная записка

Внешняя докладная записка оформляется на общем бланке и подписывается руководителем организации. При этом полное или сокращенное наименование вышестоящей организации используется согласно уставу организации. Наименование организации-автора размещается ниже.

Служебная записка

В Общероссийском классификаторе управленческих документов (ОКУД) отсутствует такой вид документа как Служебная записка . Однако данный вид документа широко используется в управленческой практике. В связи с чем предлагаем оформлять Служебную записку в соответствии с требованиями ГОСТ 6.30-2003 УСД. УСОРД. Требования к оформлению документов в целях единства оформления управленческой документации.

Служебные записки . в отличие от  докладных записок . обеспечивают связь объектов управления на горизонтальном уровне , то есть составляются работником или руководителем подразделения на имя руководителя или специалиста другого подразделения. Следует помнить, что служебные записки направляются обычно от одного руководителя к другому или от одного сотрудника к другому только в случае их равнозначного должностного статуса, в противном случае это будет докладная записка .

Как правило, служебные записки составляются по вопросам материально-технического, информационного, организационного и хозяйственного обеспечения. Служебные записки  - это своего рода переписка между структурными подразделениями. Они обычно содержат определенную просьбу, предложение. Служебные записки оформляются так же, как и докладные.

Пример оформления служебной записки :

Справка

Информационные докладные записки часто заменяют таким документом, как справка, и наоборот, что является неправомерным. Справка - это документ, содержащий описания и подтверждения тех или иных фактов или событий, в том числе биографического или служебного характера в отличие от докладных записок она не требует принятия каких-либо действий от руководителя .

В зависимости от целей составления справки могут быть:

Аналитические справки содержат информацию по вопросу или проблеме, требующей решения. Обычно аналитические справки имеют значительный объем текста (до 3-х страниц). Текст аналитической справки состоит из трех частей. В первой части излагается основание составления, во второй - анализ ситуации или вопроса, в третьей - выводы и предложения.

Отчетные справки содержат обобщающие итоговые сведения о результатах деятельности, поэтому заголовок отчетной справки включает указание на период времени, к которому относятся изложенные в справке сведения, например: Справка об объеме документооборота предприятия в 2006 г.

Справки информационного характера составляются с целью информировать руководство о положении дел и могут иметь, например, следующий заголовок: Справка о ходе выполнения работ по договору с ОАО Луна. Они составляются по запросу и представляются в установленные сроки.

Справки, в зависимости от адресата, могут быть:

Внешние справки оформляются на общем бланке организации, подписываются руководителем организации и содержат те же реквизиты, что и докладные записки.

Внутренние справки оформляются на стандартном листе бумаги аналогично внутренней докладной записке и подписываются руководителем структурного подразделения и/или специалистом-составителем.

Текст и информационной, и отчетной справки может быть оформлен в виде таблицы, включать разделы и подразделы (см. образец составления внутренней справки в Примере 6).

При подготовке проекта справки необходимо тщательно отредактировать ее содержание с точки зрения:

Все это необходимо для того, чтобы справка не вызывала дополнительных вопросов и тем более последующей разъяснительной переписки .

Справки биографического или служебного характера служат для удостоверения каких-либо юридических фактов, например, о подтверждении занимаемой должности, о заработной плате, месте проживания и т.п. Если ситуации, по которым выдаются справки, являются типовыми, в организации создаются унифицированные трафаретные бланки.

Текст справки биографического характера начинается с указания в именительном падеже фамилии, имени, отчества лица, о котором сообщаются сведения. В тексте любой справки не должно быть архаичных оборотов, содержащих ненужные слова типа настоящая справка, действительно работает и т.д. В конце справки дается название учреждения, куда она представляется. Подписывают справку лица, ее составившие и несущие ответственность за представленные данные. В зависимости от назначения справки это могут быть руководитель организации и главный бухгалтер или руководитель организации и начальник отдела кадров. Такие справки обязательно заверяются печатью организации.

Пример оформления справки служебного характера :

Глава 15 СЛУЖЕБНЫЕ ЗАПИСКИ

Служебная записка — это не что иное, как внутреннее деловое письмо. Основное назначение служебной записки — оперативный обмен документированной служебной информацией между работниками одного предприятия, преимущественно на этапе принятия управленческого решения.

1. докладные записки (докладные)
2. информационные записки (меморандумы)
3. аналитические записки (аналитические справки)
4. пояснительные записки
5. служебные записки ad Нос (т. е. подготовленные по конкретному информационному поводу, как правило, возникшему внезапно)
6. служебные записки о состоянии дел за период времени.

Специфическими видами служебных записок являются объяснительная, а также строевая записка.

Наиболее общие требования к подготовке служебных записок изложены в ГСДОУ и Методических рекомендациях по унификации текстов управленческих документов. Указанные требования конкретизированы в Типовой инструкции по делопро

изводству применительно к одному из видов служебных записок — пояснительной записке[§§§§§§§§§§§§§§§§§§].

1. наименование вида документа — печатается прописными буквами двумя межстрочными интервалами ниже верхней границы текстового поля, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру
2. заголовок — отделяется от предыдущего реквизита двумя межстрочными интервалами, печатается строчными буквами через интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится. В заголовке к тексту указывается полное название документа (проекта документа), к которому подготовлена пояснительная записка
3. текст — отделяется от заголовка тремя межстрочными интервалами и печатается шрифтом размера 13 через полтора интервала на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля. Текст должен содержать:

Текст служебной записки излагается от первого

лица единственного числа.

Служебные записки, как правило, подписываются исполнителем (разработчиком). При необходимости служебная записка может быть завизирована непосредственным руководителем исполнителя документа, а также (в зависимости от ситуации) работником финансового, кадрового или юридического подразделения предприятия.

Пример оформления служебной записки[*******************] представлен в приложении 46.

СЛУЖЕБНЫЕ ЗАПИСКИ

Служебная записка — это не что иное, как внут­реннее деловое письмо. Основное назначение слу­жебной записки — оперативный обмен документиро­ванной служебной информацией между работника­ми одного предприятия, преимущественно на этапе принятия управленческого решения.

В зависимости от содержания и предназначения различают:

1) докладные записки (докладные)

2) информационные записки (меморандумы)

3) аналитические записки (аналитические справ­ки)

4) пояснительные записки

5) служебные записки ad Нос (т. е. подготовлен­ные по конкретному информационному поводу, как правило, возникшему внезапно)

6) служебные записки о состоянии дел за период времени.

Специфическими видами служебных записок являются объяснительная, а также строевая за­писка.

Наиболее общие требования к подготовке слу­жебных записок изложены в ГСДОУ и Методичес­ких рекомендациях по унификации текстов управ­ленческих документов. Указанные требования кон­кретизированы в Типовой инструкции по делопро-

Применительно к одному из видов служеб­ных записок — пояснительной записке[58] .

Как следует из содержания указанной Инструк­ции, пояснительная записка оформляется на стан­дартных листах бумаги формата А4 и имеет следую­щие реквизиты:

1) наименование вида документа — печатается прописными буквами двумя межстрочными валами ниже верхней границы текстового поля, вы­деляется полужирным шрифтом и выравнивается по центру

2) заголовок — отделяется от предыдущего рек­визита двумя межстрочными интервалами, печата­ется строчными буквами через интервал, выделяет­ся полужирным шрифтом и выравнивается по

Ру. Точка в конце заголовка не ставится. В заголов­ке к тексту указывается полное название документа (проекта документа), к которому подготовлена по­яснительная записка

3) текст — отделяется от заголовка тремя межстроч­ными интервалами и печатается шрифтом размера 13 через полтора интервала на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля. Текст должен со­держать:

— обоснование необходимости принятия управлен­ческого решения (утверждения документа), вклю­чающее развернутую характеристику решения (документа), его целей (основных положений), места в системе управления (управленческой до­кументации) предприятия

— результаты проработки вопроса в контексте ра­нее принятых управленческих решений (прове­дения правовой экспертизы документа)

— необходимые расчеты в обоснование предлагае­мого решения (вносимого на утверждение доку­мента)

— прогноз ожидаемого эффекта от реализации ре­шения (введения в действие документа). Текст служебной записки излагается от первого

Лица единственного числа.

Дополнительными реквизитами пояснительной записки являются:

— наименование адресата (должностного лица пред­приятия, которому адресован документ)

— отметка о наличии приложения

— подпись разработчика.

Служебные записки, как правило, подписывают­ся исполнителем (разработчиком). При необходимо­сти служебная записка может быть завизирована непосредственным руководителем исполнителя до­кумента, а также (в зависимости от ситуации) ра­ботником финансового, кадрового или юридическо­го подразделения предприятия.

Пример оформления служебной записки[59] пред­ставлен в приложении 46.

Приложение №4. Образец служебной записки специалиста по кадрам о необходимости назначения наставника

Этот документ можно скачать бесплатно

Положить в корзину Количество страниц: 1

Информация о документе:

Основанием для издания приказа руководителя организации об утверждении наставника является служебная записка специалиста по кадрам организации при обоюдном согласии наставника и сотрудника, в отношении которого будет проводиться наставническая работа.

Документ изготовлен в формате Microsoft Office Word 97-2003. Размер документа 22,5 КБ

Как написать служебную записку о повышении? (1 из 2)

Для того чтобы отправляться в кабинет руководителя с просьбой или даже требованием повышения заработной платы, нужно быть человеком не из робкого десятка, уверенным в себе и смелым. Многие работники, опасаясь вызвать гнев своего начальства, помалкивают на своих насиженных местах, где зарплата не поднималась уже несколько лет. Зато, как известно, регулярно повышаются цены на коммунальные услуги, продукты питания, одежду, проезд т.д. Как же быть? Ждать, когда добрый директор возьмет и сам поднимет оклад своим работникам? Кто-то в это верит? Если нет, то пора действовать, а не сидеть, сложа руки!

Понадобится чистый лист формата А4. А еще лучше будет, если служебная записка о повышении заработной платы, образец которой, скорее всего, должен быть у секретаря или офис-менеджера, будет написана именно на таком бланке. Чтобы все было официально и выглядело серьезно. Потому что вопрос этот действительно очень важный и во многом решающий.

Источники: www.delo-press.ru, elib.me, msd.com.ua, www.torgidoc.ru, uznay-kak.ru