Официальное письмо образец бланк

22 декабря 2013 года между ФГУП НИЭЗТ лтд (правопреемник ОАО НИЭЗТ лтд) и Муниципальным учреждением культуры Кинотеатр Сириус К (г.Североморск Архангельской области) заключен договор поставки товара № 1974-03: Разработка, поставка оборудования и настройка стереофонической звуковоспроизводящей системы для кинотеатра Сириус (далее - Договор).

В рамках этого Договора, в соответствии с календарным планом, были полностью выполнены все работы: разработка кинотехнологического проекта, поставка оборудования, проверка оборудования в НИЭЗТ лтд, монтаж и настройка стереофонической звуковоспроизводящей системы (цифровой и аналоговой) для вашего кинотеатра, обучение персонала работе на цифровом и аналоговом оборудовании, а также осуществлен авторский надзор.

Срок действия Договора окончился 30 сентября 2014 года.

Общая сумма аванса, перечисленная за выполненные этапы, составила: 200 000 (двести тысяч) рублей 00 копеек, с учетом НДС.

Соответственно задолженность Вашего учреждения перед ОАО НИЭЗТ лтд, составляет 2 183 482 (Два миллиона сто восемьдесят три тысячи четыреста восемьдесят два) рубля 00 копеек.

Письмо (Приложение № 1), которое было направлено за Вашей подписью на имя Начальника управления инвестиций и Федеральных целевых программ Агентства по культуре и кинематографии РФ - Киселева Ф.В. являющееся по своей сути актом приема-передачи подтверждает выполнение работ и обязательств ОАО НИЭЗТ лтд в полном объеме.

Деловое письмо

В последнее время электронная почта занимает все большее место в деловой переписке. Её преимущества очевидны: оперативность, доступность и простота использования. При этом следует помнить, что электронная переписка имеет свои нюансы.

Получение писем

1. проверяйте почту хотя бы 2 раза в день – с утра и после обеда. Иначе Вы можете застопорить работу других людей и затянуть решение вопросов
2. если Вам пришло письмо, значит, его кто-то отправил и зачем-то это сделал. Поэтому полученные письма надо читать. Разумеется, спам здесь не рассматривается
3. если Вы менеджер, Ваш рабочий день должен начинаться с запуска почтового клиента, который не выгружается весь день и автоматически проверяет почту. Настройте автоматическую доставку/получение почты хотя бы каждые 10 (а лучше 2 - 3) минуты
4. если Вы очень заняты и Вам пришло письмо, оцените от кого оно, тему и пробегите его глазами – это поможет быстро понять, требует ли письмо срочного ответа или может немного подождать
5. самый простой и эффективный способ двигать дела и не собирать завалы почты – сразу отвечать на письма. Поэтому, если Вы не ведете разговор или другую деятельность, не терпящую прерывания, ответьте на письмо сразу.

Поля «Кому», «Копия», «Скрытая копия»

Следует понимать, не забывать и правильно использовать поля «Кому», «Копия» и «Скрытая копия». От этого зависят Ваши действия по получению письма или действия получателя.

1. «Кому». Если Вы отправляете вопрос, Вы ждете ответ именно от адресата, указанного в поле «Кому». Если Вы получатель, ответить должны именно Вы. То есть, письмо и содержащиеся в нем сведения или вопросы адресованы непосредственно получателю, указанному в данном поле.
2. «Копия». Получатели, стоящие в этом поле, получают письмо для информации или являются «приглашенными в свидетели». Получатель в копиях не должен в общем случае отвечать на письмо. Более того, вежливым считается при наличии такой необходимости начать с фразы «извините, что вмешиваюсь».
3. «Скрытая копия». О факте отправки письма человеку, указанному в поле «Скрытая копия» не узнают основной получатель или стоящие в копиях. Также это поле используется для массовой рассылки, чтобы Вашу адресную книгу не знали все получатели.

При ответах не забывайте о кнопке «Ответить всем» – это сохранит в копиях получателей начального письма и Ваш ответ не пройдет мимо них. Удалить нежелательных получателей или добавить других можно всегда.

Если в полученном письме в поле «Кому» более двух адресатов, это значит, что ответить должны оба эти корреспондента или любой из них. Определитесь, кто должен ответить. Однако, будьте осторожны с отсылкой писем, содержащих в поле «Кому» более двух адресатов: на письмо отправленное всем, Вы рискуете не получить ответа ни от кого.

Поле «Тема»

Не стоит оставлять это поле пустым. Люди, с которыми Вы переписываетесь, могут получать сотни писем в день и используют это поле для быстрой оценки важности содержания письма.

Тема письма должна кратко отражать тему письма. Заголовки типа «Вопрос», «привет!» или пустые заголовки выдают в Вас или новичка, или отсутствие элементарных навыков владения деловой перепиской.

«Важность письма»

Если письмо содержит информацию о срочных изменениях, текст какого-либо договора или другую информацию, на которую надо обратить внимание в первую очередь, используйте важность «высокая», это выделит письмо в папке «Входящие».

Написание ответа

1. Начните с приветствия, это вежливо.
2. Говорите с человеком на одном языке. Это не только касается языка русский/английский, но и формы текста. Неформальный ответ на формальное письмо – неуважение к респонденту и демонстрация собственной низкой культуры.
3. Не используйте транслит, кроме случаев отправления писем с мобильных устройств. Если ваш почтовый клиент не поддерживает русский язык или портит кодировки, прилагайте текст ответа в приложении.
4. Деловое письмо должно быть точным, конкретным и лаконичным.
5. Точность – указывайте точные данные, на которые вы ссылаетесь (например, дату встречи, пункт повестки встречи, дату и тему другого письма или имя файла).
6. Конкретность – из письма должно быть точно понятно, ЧТО ИМЕННО требуется от получателя.
7. Лаконичность. Кто ясно мыслит, тот ясно излагает, и это видит ваш адресат. Поэтому не стоит излагать на трёх страницах то, что можно было бы написать в трёх предложениях. Лаконичный деловой текст – это не сухость, а экономия времени и точность мысли.
8. Если письмо содержит несколько вопросов, тем или задач, структурируйте их и отделяйте. Сплошной «поток мыли» сложно читать и можно пропустить, собственно, основной вопрос письма.
9. Как можно точнее отвечайте на просьбы, изложенные в письме. Ответ на просьбу или задачу «Сделаем!» неполон. «Сделаем к такой-то дате», «через столько-то дней», «после такого-то события» - это более определенный и точный ответ.
10. Текст не должен содержать ошибок! Опечатки не страшны, но если Вы в каждом письме пишете слова неверно, это становится заметно очень быстро и накладывает негативный отпечаток на Ваш имидж делового партнёра.
11. Никогда не отправляйте письмо, не прочитав то, что Вы написали! Прочтите свой ответ и убедитесь, все ли лаконично, точно, понятно, конкретно и не содержит грамматических ошибок. Проверьте, все ли необходимые адресаты указаны, правильно ли они расставлены в полях «Кому» и «Копия». Проверьте грамматические ошибки.
12. Цитируйте текст оригинального письма.
13. При полном цитировании (если ваш ответ на все письмо в целом) пишите текст ответа в НАЧАЛЕ письма, а не в конце!
14. Если Ваши ответы по пунктам, отделите цитату пустыми строками сверху и снизу.

Вложения

1. Не вкладывайте в письма файлы форматов EXE, PIF, BAT, COM, CMD, SCR – многие почтовые клиенты или сервера намертво блокируют такие вложения, и адресат их никогда не прочтет. Упаковывайте их в архив (zip, rar) как в оболочку и уже в таком виде вкладывайте.
2. Нормальным считается высылать без предупреждения вложения до 2-3 мегабайт. Если Вы хотите выслать вложение большего размера, уточните у корреспондента, пройдет ли такой файл через его сервер или поместится ли в почтовый ящик.
3. Воздержитесь от вложений сомнительного содержания: во-первых, Ваш корреспондент может не разделять ваших вкусов, а во-вторых, Вы можете доставить неприятности человеку, работающему в организации, где применяется перлюстрация почты.

Электронная подпись

1. Ее наличие – полезно (есть ваша контактная информация) и это хороший тон, демонстрирующий ваш профессионализм.
2. Подпись не должна превышать 5-6 строк. Она должна включать в себя минимум Вашу фамилию и имя. Кроме этого желательно указать номер Вашего телефона, адрес электронной почты, название и физический адрес компании, а также адрес ее сайта.
3. Имейте два варианта электронной подписи: для инициативных (собственных) писем с полной под

Деловое письмо должно иметь четкую структуру, преимущества которой:

Структура делового письма

Обращение

Находится в «шапке» письма и содержит должность и ФИО адресата. Для официальной деловой переписки стандартным считается обращение Уважаемый , которое пишут с большой буквы и по центру листа. А дальше масса вариантов в зависимости от того, что пишут и кому. Так, в России принято обращаться по имени и отчеству, в компаниях с западной корпоративной культурой – просто по имени. Если Вы знаете партнера лично, можете обратиться так: Уважаемый Андрей Петрович , не знаете – Уважаемый господин Смирнов . Кстати, в обращении к человеку слово господин сокращать до г-н нельзя. И ни в коем случае нельзя писать Уважаемый господин Смирнов А. П. . Либо Андрей Петрович , либо господин Смирнов .

Если Вы не пишете особам королевской крови, представителям религиозных конфессий, президентам и членам парламентов различных стран, считайте, что Вам повезло. Для них существуют официальные формулы обращения, причем для каждого ранга – особые. Прежде чем отправлять такое письмо, тщательно проверьте, соответствует ли выбранное обращение статусу адресата. Гораздо проще запомнить, как нужно писать военнослужащим: Уважаемый товарищ полковник , даже если этот полковник – женщина. А вот обращение Дамы и господа является светским, и его лучше использовать, скажем, для приглашения на открытие салона модной одежды. Если же Вы приглашаете на деловую презентацию – например, новых буровых установок,– то по сложившейся практике используется общее для всех обращение Уважаемые господа . В данном случае неважно, что в этой организации работают и женщины.

Пример:

Генеральному директору

ООО «Конкорд»

Добровольскому П.И.

Уважаемый Павел Ильич!

или

Уважаемый господин Добровольский!

Составляет первый абзац письма, в котором изложена его цель, причина, побудившая Вас его написать. Прочтя преамбулу, адресат должен понять суть письма.Пример: Я пишу Вам с целью выразить своё неудовольствие качеством сырья для производства мебели, которую Ваша компания поставляет нам, и рассчитываю на Ваши действия, направленные на скорейшее изменение ситуации к лучшему и возмещение причинённых нам убытков.

Основной текст

Далее в 2х – 4х абзацах должна быть изложена ситуация, выражены Ваши личные мысли и чувства по этому поводу и озвучена просьба о конкретных действиях либо предложен Ваш вариант разрешения вопроса.

Пример: На протяжении последнего месяца, начиная со второго июня текущего года, 10-15% от каждой партии вашего сырья составляет брак. Данные факты были надлежащим образом оформлены специалистами нашей компании. Копии документов прилагаются к данному письму. Убытки нашей компании в связи с получением бракованного сырья составляют порядка 1 млн. рублей. Мы сотрудничаем с ООО «Конкорд» на протяжении уже пяти лет, и до сих пор у нас не было причин для нареканий. В данной ситуации мы настаиваем на полном возмещении наших убытков. При необходимости мы готовы провести совместную экспертизу забракованного сырья.

Необходимо для краткого подведения итогов всего написанного и логичного завершения письма.

Пример: Уверен, что Вы разберётесь в данной ситуации, и в ближайшем будущем наше сотрудничество войдёт в привычное русло.

Письмо завершается подписью (должность + ФИО) адресанта, которую предваряет стандартная вежливая форма «С уважением». Также возможны варианты: «Искренне Ваш», «С надеждой на продуктивное сотрудничество», «С благодарностью за сотрудничество» и т.п.При подписании письма важно учесть ранг адресата и адресанта. Письмо на имя генерального директора должен подписывать также генеральный директор или, как минимум, его заместитель. При этом подпись должна соответствовать её расшифровке: ситуация, когда заместитель директора ставит косую черту рядом с фамилией директора и подписывается своим именем, недопустима.

Пример: С уважением,Генеральный директор мебельной фабрики «Заря» Киселёв А.Д.

Постскриптум (P.S.) – приписка в конце письма после подписи - довольно редко используется в деловой переписке. Она служит для того, чтобы сообщить адресату о важном событии, которое произошло уже после написания письма, или передать ему информацию, которая имеет косвенное отношение к теме письма.

Пример 1: P.S. Информирую Вас о том, что процент брака в партии сырья, поступившей 3 часа назад, возрос до 17%!

Пример 2: P.S. Руководитель нашего отдела по приёму сырья будет встречаться с Вашими специалистами у Вас на предприятии завтра в 14:00.

Приложения являются необязательным дополнением к основному тексту письма и поэтому оформляются на отдельных листах – каждое приложение на своём листе. Какие-либо правила их написания отсутствуют.

Стандартные фразы деловой переписки

Извещения

Модели выражений, объясняющих мотивы(Наиболее распространенные фразы в начале стандартного делового письма)

Деловые письма на английском деловой английский www delo

Спасибо! Огромное спасибо, за ваш труд! Вы такие молодцы! Огромное спасибо! Очень много полезной информации! Уникальный полезный сайт! Благодарю создателей! Добавила в избранное, теперь буду постоянно использовать. Добавьте любую вспомогательную информацию, которая может потребоваться получателю вашей просьбы. В случае необходимости, дайте человеку, которому вы пишете, соответствующую информацию, чтобы помочь ему вспомнить вас.

Кроме того, в серьезной аварийной ситуации велик риск затопления помещений, а это не только испорченная отделка, но и повреждение водой бытовых электроприборов и мебели, риск короткого замыкания электропроводки. Рекомендуется воспользоваться фотоаппаратом или видеокамерой, выставив на технике режим обозначения даты и времени съемки это позволит в дальнейшем использовать фото и видео, как доказательства в качестве действенных аргументов. Почему необходимо при появлении первых же признаков протечки обращаться в управляющую организацию, которая отвечает за техническое состояние жилого дома? Чем раньше будут устранены причины проникновения влаги, тем меньше пострадают строительные конструкции здания.

В большинстве случаев технический специалист не направляется, либо от его визита ничего не меняется реальные шаги управляющая компания предпринимать не спешит. В этом случае необходимо подать заявление в жкх о протечке крыши на имя начальника организации. За истекший период ситуация существенно ухудшилась из-за частых долгих дождей.

Реквизиты являются обязательными признаками, установленные законом или положениями для отдельных видов документов. Формуляр-образец является основой для конструирования формуляров и бланков всех видов управленческой документации. По ним видно, что площадь намокания увеличилась в несколько раз. Не могли бы вы прислать мне один экземпляр этой книги? Обращаюсь к вам с просьбой об одном одолжении. Попроситечитателя связаться с вами, если у него возникнут какие-либо вопросы или сомнения по поводу вашего запроса. Я буду весьма признателен, если вы предоставите мне возможность личной встречи с вами.

Официальное письмо обращение образец

Добавлен: 14 Дек 2014 от: PhoenixXx

Бесплатный английский СКАЧАТЬ!

Образец делового письма на английском языке.

Эффективное деловое письмо на английском языке обычно имеет определенный формат и язык.

Наши курсы английского Деловой английский/Бизнес английский . элементом которых является подготовка к экзаменам по бизнес английскому ВЕС включают интенсивную практику написания всех видов деловых писем на английском.

Начало и конец письма.

- в конце фразы нет восклицательного знака. Можно использовать запятую или опустить знак препинания вообще. В том или другом случае подобный стиль следует соблюдать и в окончании письма.

Официальные обращения.

[B]Общие замечания о правилах написания официального обращения в органы власти[/B]

[I]ВНИМАНИЕ! Это относится к досудебным обращениям, для оформления судебных заявлений существуют особые правила.[/I]

Любое официальное обращение к власти состоит из следующих основных частей:

Исходящий номер и дата обращения

Пример:

Исх. № 1 от 01/11/2005.

Это не обязательный, но очень полезный реквизит обращения. Дело в том, что корреспонденция в организациях регистрируется, в том числе, по исходящему номеру, если Вы не поставите на обращении исходящий номер, то обнаружить впоследствии следы этого обращения ПРОБЛЕМАТИЧНО. К тому же, когда, например, вы предоставляете это обращение в суды или в другие места, их очень легко описывать: «Письмо в адрес (такого то должностного лица) от (дата), исх. № (такой то). НЕ ЗАБЫВАЙТЕ ставить исходящие номера на обращениях. Это не обязательно, но очень полезно.

[I]

Пример:

Председателю призывной комиссии Гадюкинского района

111111, Деревня Гадюкино, улица «Светлый путь» дом 1.

Копия (к сведению):

Начальнику РУВД Гадюкинского района

111111, Деревня Гадюкино, проспект каналоармейцев, д. 328.

[/I]

Координаты обратившегося

Обязательно должны быть указаны фамилия, имя, отчество, адрес прописки. ВНИМАНИЕ: не указание этих сведений даёт ЗАКОННОЕ основание считать обращение анонимным и не рассматривать его.

От Иванова Ивана Ивановича,

Описательная часть .

Здесь описываются события и факты, имеющие значимость для разрешения изложенной в обращении просьбы или требования.

или

Сообщаю Вам, что страдаю тиреотоксикозом.

Мотивировочная часть .

Здесь пишется мотивировка требований. Очень желательна ссылка на действующее законодательство, законы или подзаконные акты, которые обязывают чинуш поступить именно так, а не иначе. Если приводится ссылка на общеизвестный законодательный акт, например, Закон о воинской обязанности и военной службе или Положение о военно-врачебной экспертизе , то достаточно привести название закона. Если ссылка на экзотический нормативный документ, то желательно приведение его реквизитов.

Согласно «Положению о Военно-врачебной экспертизе», наличие тиреотоксикоза в лёгкой форме предполагает освидетельствование меня по статье 13-в расписания болезней (далее РБ), присвоение мне категории годности к военной службе «В» - ограниченно годен.

Резолютивная часть .

Здесь описывается то, что, собственно, от властей надо.

[I]

Примеры:

Прошу повторно вызвать меня для проведения мероприятий, связанный с призывом на военную службу.

или

Прошу

1.В рамках проведения мероприятий, связанных с призывом на военную службу, вызвать меня на медицинское освидетельствование для определения категории годности к военной службе

2.Руководствуясь статьей 13-в РБ установить мне категорию годности к военной службе «В» - ограниченно годен, освободить меня от призыва на военную службу на основании, пп. а п. 1 ст. 23 ФЗ “О воинской обязанности и военной службе” и зачислить в запас ВС РФ

3.В соответствии со ст. 28 ФЗ “О воинской обязанности и военной службе”, выдать мне копию решения призывной комиссии _______ района, принятого в моем отношении в соответствии со ст. 28 ФЗ “О воинской обязанности и военной службе”, незамедлительно по принятии этого решения.

[/I]

Описание приложений .

Здесь описываются документы, которые приложены к письму. Необходимо ПЕРЕЧИСЛИТЬ эти документы, а не просто писать «Приложение: ворох бумажек весом 5 килограммов». Достаточно ксерокопий документов, у зелёных есть ведомственный приказ, позволяющий им запрашивать документы в медучреждениях. Приказ, конечно, немного противоречит «Основам законодательства РФ об охране здоровья граждан», в части врачебной тайны, например. Но ведь действует! Так что если у наших зелёных друзей возникают сомнения в подлинности документов – никто не мешает им запросить учреждения, выдавшие документ.

[I]

Пример:

Приложение:

1.Справка от 01/02/2005 № 27 из эндокринологической поликлиники № 2.

2. Выписной эпикриз от 01/07/2003 № 23 из городской клинической больницы № 67 г. Москвы.

[/I]

Личная подпись .

Не забывайте. Отсутствие подписи также позволяет считать обращение анонимным и ЗАКОННО не рассматривать его.

Обращение, написанное от руки имеет одинаковую юридическую силу с напечатанным. Если есть возможность, лучше печатать.

Подписываться надо от руки.

Обращение должно быть разрешено в месячный срок, а в случае, если не требует дополнительного изучения и проверки – в пятнадцатидневный.

1.Заявления о преступлении – 3 дня, в исключительных случаях до 10.

2.Судебные заявления – производство должно быть начато в течение 10 дней.

Ещё момент: НЕ СЛЕДУЕТ писать в обращении бранных слов и крепких словечек. Наличие таких оборотов как «козлы», «уроды» и т.д. даёт ЗАКОННЫЕ основания не рассматривать данное обращение.

Источники: uristhome.ru, proeticet.ru, www.parafraz.net, www.xbridge.ru, milforum.info