Кто должен вести

C 1 января 2015 года журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур должны вести только посредники, которые действуют в интересах третьих лиц (заказчиков) от своего имени. Как правило, это комиссионеры или агенты (п. 1 ст. 990, п. 1 ст. 1005 ГК РФ).

К посредникам также приравниваются:

- экспедиторы, которые организуют исполнение услуг с привлечением третьих лиц, но сами в перевозках не участвуют (п. 1 ст. 801, ст. 805 ГК РФ)

- застройщики, которые организуют строительство с привлечением подрядчиков, но сами в выполнении подрядных работ не участвуют.

Обязанность вести журналы учета не зависит ни от системы налогообложения, которую применяет посредник, ни от того, является ли он плательщиком НДС или налоговым агентом по НДС.

Такой порядок следует из положений пунктов 3 и 3.1 статьи 169, пунктов 5 и 5.1 статьи 174 Налогового кодекса РФ, пункта 22 постановления Пленума ВАС РФ от 30 мая 2014 г. № 33.

Ситуация: должны ли розничные торговые организации, которые продают товары в качестве комиссионеров (агентов) по посредническим договорам, вести журнал учета счетов-фактур

Ответ: нет, не должны.

Во-первых, розничные торговые организации не выставляют счета-фактуры при реализации товаров населению (п. 7 ст. 168 НК РФ). Вместо них покупателям выдаются кассовые чеки или документы строгой отчетности. К отчетам посредника, которые розничные продавцы составляют для комитентов (принципалов), они прилагают копии либо контрольно-кассовых лент, либо выданных квитанций. Из-за этих особенностей документооборота у посредника попросту не будет счетов-фактур, которые он мог бы регистрировать в журнале учета.

Во-вторых, покупатели, приобретающие товары в розницу, не предъявляют НДС к вычету. А значит, налоговым инспекциям нет смысла контролировать соответствие между суммами вычетов и суммами, которые комитенты (принципалы) начисляют в бюджет по таким операциям.

В-третьих, в пункте 3.1 статьи 169 Налогового кодекса РФ, который устанавливает обязанности по ведению журнала учета, говорится о посредниках, выставляющих (получающих) именно счета-фактуры, а не какие-либо другие документы. На посредников, которые не оформляют счета-фактуры, положения этого пункта не распространяются.

Из сказанного можно сделать вывод: если розничная торговая организация от своего имени продает товары третьих лиц по посредническим договорам, такие операции в журнале учета счетов-фактур регистрировать не требуется. В отношении другой посреднической деятельности от обязанности вести журнал учета счетов-фактур такие организации не освобождаются.

Аналогичные разъяснения содержатся в письме Минфина России от 30 января 2015 г. № 03-07-11/3488.

Какие счета-фактуры регистрировать в журнале

Для начала разберемся, зачем посредники, застройщики и экспедиторы ведут журналы учета полученных и выставленных счетов-фактур. Ведь они не платят НДС и не принимают НДС к вычету по этим счетам-фактурам.

Посредники ведут журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур с одной целью - информировать налоговую инспекцию. Посредники передают в инспекции журнал со счетами-фактурами, которые выставляют покупателям и получают от продавцов в рамках посреднической деятельности.

На основании этих журналов инспекции могут контролировать, соответствуют ли суммы НДС, начисленные, например, комитентами при продаже товаров, суммам налога, которые покупатели этих товаров принимают к вычету. И наоборот, соответствуют ли суммы вычетов, заявленные комитентами по приобретенным для них товарам, суммам НДС, которые продавцы этих товаров начислили к уплате в бюджет.

Таким образом, посредники должны регистрировать в журнале учета:

- счета-фактуры, которые посредники выставляют покупателям от своего имени при реализации товаров (работ, услуг, имущественных прав), принадлежащих заказчикам. На основании таких счетов-фактур заказчики должны начислять НДС, а покупатели вправе принимать налог к вычету

- счета-фактуры, которые заказчики выставляют покупателям по товарам (работам, услугам, имущественным правам), реализованным посредниками

- счета-фактуры, которые продавцы выставляют на имя посредника при приобретении товаров (работ, услуг, имущественных прав) для заказчика. На основании таких счетов-фактур продавцы должны начислять НДС, а заказчики вправе принимать налог к вычету

- счета-фактуры, которые посредники выставляют заказчикам по товарам (работам, услугам, имущественным правам), приобретенным у продавцов.

Счета-фактуры, которые посредники выставляют заказчикам на сумму своего вознаграждения, в журнале учета регистрировать не нужно (письмо Минфина России от 22 января 2015 г. № 03-07-11/1698). Проверить, соответствует ли сумма НДС, начисленного с вознаграждения, сумме НДС, которую заказчик принял к вычету, налоговая инспекция сможет и без журнала. Она проконтролирует это с помощью налоговых деклараций, в которой посредник должен будет отразить сведения из книги продаж, а заказчик - из книги покупок.

Такие правила установлены пунктами 5 и 5.1 статьи 174 Налогового кодекса РФ.

Полный перечень счетов-фактур, которые посредники должны регистрировать в журнале учета, представлен в таблице .

За какие периоды вести журнал

Журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур нужно вести за каждый налоговый период - поквартально.

Способы ведения

Вести журнал учета счетов-фактур можно как на бумажном носителе, так и в электронном виде (п. 1 приложения 3 к постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137). Однако сдавать журнал в инспекцию в качестве налоговой отчетности можно только в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи (п. 5.2 ст. 174 НК РФ). Поэтому посредникам, которые не являются плательщиками НДС и не признаются налоговыми агентами, целесообразно сразу вести журналы учета счетов-фактур в электронном формате (утвержден приказом ФНС России от 4 марта 2015 г. № ММВ-7-6/93).

Остальные организации (плательщики НДС или налоговые агенты) могут вести журналы учета на бумаге. Но данные из этих журналов им все равно придется переносить в декларации по НДС, которые можно передавать в инспекции только в электронном виде через спецоператоров (п. 5-5.1 ст. 174 НК РФ).

Коды видов операций

Когда заполняете журнал, используйте коды видов операций:

Коды из дополнительного перечня применяйте уже с 1 января 2015 года. Если счета-фактуры были зарегистрированы в журнале учета до выхода письма, укажите их задним числом. Иначе при представлении журналов в налоговые инспекции могут возникнуть проблемы: без кодов журнал не пройдет форматно-логический контроль.

Заполнение журнала

Порядок заполнения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур разъяснен в пунктах 3-12 приложения 3 к постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137.

В журнале регистрируйте все счета-фактуры: первичные, исправленные, корректировочные. И неважно, бумажные они или электронные. Все нужно регистрировать в хронологическом порядке.

В части 1 Выставленные счета-фактуры:

В части 2 Полученные счета-фактуры регистрируйте счета-фактуры по дате их получения.

Это следует из положений пункта 3, подпункта б пункта 7 приложения 3 к постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137 и письма Минфина России от 16 мая 2012 г. № 03-07-09/57.

Если регистрируете первичные счета-фактуры (в т. ч. исправленные), то графы 16-19 частей 1 и 2 журнала учета не заполняйте.

Фиксируете корректировочные счета-фактуры (в т. ч. исправленные)? Тогда в графах 8-19 частей 1 и 2 журнала учета укажите уточненные данные.

В налоговом периоде может и вовсе не быть выставленных или полученных счетов-фактур, в том числе корректировочных, исправленных. Или же счета-фактуры составили для себя, но покупателю не передавали. В этих случаях заполните только строки соответствующих частей журнала - наименование налогоплательщика, ИНН/КПП и т. п. Табличные части журнала оставьте пустыми.

Об этом сказано в пунктах 8 и 12 приложения 3 к постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137.

Лучше разобраться в правилах регистрации полученных и выставленных счетов-фактур посредниками поможет таблица .

Пример заполнения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур посредником, который не является плательщиком НДС

АО Альфа (заказчик) заключила договор комиссии от 5 октября 2015 г. № 12 с ООО Торговая фирма Гермес (посредник, не являющийся плательщиком НДС). Согласно договору Гермес продает партию тостеров (100 шт.), принадлежащих Альфе на праве собственности. Цена партии товара составляет 118 000 руб. (в т. ч. НДС - 18 000 руб.).

Сумма вознаграждения, выплачиваемая посреднику за оказанные услуги, равна 17 700 руб.

20 октября Гермес заключил договор поставки с АО Производственная фирма Мастер на поставку партии тостеров (100 шт.). 23 октября товар был отгружен покупателю.

В этот же день Гермес выставил в адрес Мастера счет-фактуру от 23 октября 2015 г. № 321 и передал его копию Альфе. Этот счет-фактуру бухгалтер Гермеса зарегистрировал в части 1 журнала учета счетов-фактур. В книге продаж этот документ бухгалтер Гермеса не регистрировал.

На сумму проданных товаров Альфа выставила в адрес Гермеса счет-фактуру от 23 октября 2015 г. № 552. Полученный от Альфы счет-фактуру бухгалтер Гермеса зарегистрировал в части 2 журнала учета счетов-фактур. В книге покупок этот документ бухгалтер Гермеса не зарегистрировал.

Поскольку Гермес не является плательщиком НДС, на сумму своего вознаграждения он не выставляет заказчику счет-фактуру.

Пример заполнения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур посредником - плательщиком НДС

АО Альфа (заказчик) заключила договор комиссии от 5 октября 2015 г. № 12 с ООО Торговая фирма Гермес (посредник, являющийся плательщиком НДС). Согласно договору Гермес продает партию тостеров (100 шт.), принадлежащих Альфе на праве собственности. Цена партии товара составляет 118 000 руб. (в т. ч. НДС - 18 000 руб.).

Сумма вознаграждения, выплачиваемая посреднику за оказанные услуги, равна 17 700 руб. (в т. ч. НДС - 2700 руб.).

20 октября Гермес заключил договор поставки с АО Производственная фирма Мастер на поставку партии тостеров (100 шт.). 23 октября товар был отгружен покупателю.

В этот же день Гермес выставил в адрес Мастера счет-фактуру от 23 октября 2015 г. № 321 и передал его копию Альфе. Этот счет-фактуру бухгалтер Гермеса зарегистрировал в части 1 журнала учета счетов-фактур. В книге продаж этот документ бухгалтер Гермеса не регистрировал.

На сумму проданных товаров Альфа выставила в адрес Гермеса счет-фактуру от 23 октября 2015 г. № 552. Полученный от Альфы счет-фактуру бухгалтер Гермеса зарегистрировал в части 2 журнала учета счетов-фактур. В книге покупок этот документ бухгалтер Гермеса не зарегистрировал.

Поскольку Гермес является плательщиком НДС, на сумму своего вознаграждения он выставил заказчику счет-фактуру от 23 октября 2015 г. № 122. Этот документ регистрируется в книге продаж, но в журнале учета счетов-фактур не регистрируется.

Ситуация: как регистрировать в журнале учета счетов-фактур счета-фактуры, составленные комиссионерами (агентами), при приобретении товаров (работ, услуг) от своего имени у нескольких продавцов или исполнителей ?

Если комиссионер (агент) приобретает для комитента (принципала) товары (работы, услуги) у нескольких продавцов или исполнителей, он может объединять данные полученных от них счетов-фактур в сводный счет-фактуру. В такой счет-фактуру можно включать данные счетов-фактур, которые были выставлены посреднику разными продавцами и исполнителями, но в один и тот же день. Это следует из абзаца 6 подпункта а пункта 1 раздела 2 приложения 1 к постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137). В таком же порядке могут составлять сводные счета-фактуры и экспедиторы, приобретающие для клиента услуги у третьих лиц (письма Минфина России от 10 января 2013 г. № 03-07-09/01, от 29 декабря 2012 г. № 03-07-15/161, ФНС России от 18 февраля 2013 г. № ЕД-4-3/2650). На практике составлять сводные счета-фактуры могут и застройщики, которые передают инвесторам объемы работ, выполненных подрядчиками. Причем в отличие от посредников и экспедиторов застройщики могут объединять в сводных счетах-фактурах счета-фактуры, выставленные подрядчиками в разные периоды.

Счета-фактуры, полученные от продавцов (поставщиков, исполнителей), и сводные счета-фактуры, выставленные заказчику, посредник должен зарегистрировать в журнале учета счетов-фактур.

При регистрации сводного счета-фактуры в части 1 журнала учета счетов-фактур посредник указывает:

- в графе 1 - порядковый номер записи,

- в графе 2 - дату выставления сводного счета-фактуры,

- в графе 3 - код вида операции,

- в графе 4 - порядковый номер и дату составления сводного счета-фактуры, указанные в строке 1 счета-фактуры,

- в графе 8 - наименование заказчика (комитента, принципала),

- в графе 9 - ИНН и КПП заказчика (комитента, принципала),

- в графе 10 - наименования продавцов (исполнителей), у которых посредник приобрел товары (работы, услуги) для заказчика, через знак ,

- в графе 11 - ИНН и КПП продавцов (поставщиков, исполнителей). Указывайте их через знак ,

- в графе 12 - номера и даты счетов-фактур, полученных от продавцов (поставщиков, исполнителей),

- в графе 14 - стоимость товаров (работ, услуг) с НДС по сводному счету-фактуре,

- в графе 15 - сумму НДС по сводному счету-фактуре.

Это следует из пункта 7 раздела II приложения 3 к постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137.

Сами счета-фактуры, полученные от продавцов (исполнителей), посредник регистрирует в части 2 журнала учета счетов-фактур. Это требование распространяется в том числе на посредников, которые не являются плательщиками НДС (п. 3.1 ст. 169 НК РФ). В книге покупок посредник такой документ не регистрирует. Это следует из положений пункта 11 раздела II приложения 3 и пункта 19 раздела II приложения 4 к постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137.

Заказчики (комитенты, принципалы), получившие от посредника сводный счет-фактуру, регистрируют его в части 2 журнала учета счетов-фактур в общем порядке (подп. а п. 11 раздела II приложения 3 к постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137).

Заказчик указывает:

- в графе 2 - дату, указанную в сводном счете-фактуре,

- в графе 3 - код вида операции,

- в графе 4 - дату и номер сводного счета-фактуры,

- в графе 8 - наименования продавцов (поставщиков, исполнителей), указанные в строке 2 сводного счета-фактуры, через знак ,

- в графе 9 - ИНН и КПП продавцов (поставщиков, исполнителей), указанные в строке 2б сводного счета-фактуры, через знак ,

- в графе 14 - общую сумму к оплате с НДС, указанную в графе 9 сводного счета-фактуры,

- в графе 15 - общую сумму НДС, указанную в графе 8 сводного счета-фактуры.

Графы 10-12 заполнять не нужно, так как их заполняют только посредники.

Это следует из пункта 11 раздела II приложения 3 к постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137.

Заверение журнала

Заверить журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур нужно не позднее 20-го числа месяца, следующего за истекшим кварталом.

Если журнал ведется на бумаге, то его должен подписать руководитель организации или другое уполномоченное лицо. Кроме этого, журнал надо прошнуровать, а его страницы пронумеровать и скрепить печатью.

Журнал ведете в электронном виде? Тогда не забудьте заверить его электронной подписью руководителя организации (уполномоченного им лица), когда будете передавать в налоговую инспекцию.

Такой порядок предусмотрен пунктом 13 приложения 3 к постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137.

Отражение в декларации

Плательщики НДС должны отражать сведения, указанные в журнале учета, в разделах 10 и 11 налоговой декларации. Это предусмотрено пунктом 5.1 Налогового кодекса РФ.

Срок сдачи журнала в налоговую инспекцию

Посредники, которые освобождены от уплаты НДС и не являются налоговыми агентами по этому налогу . должны представлять в налоговую инспекцию журналы учета счетов-фактур в электронном виде. Это нужно сделать не позднее 20-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом. Такой порядок предусмотрен пунктом 5.2 статьи 174 Налогового кодекса РФ.

Электронный формат журнала установлен приказом ФНС России от 4 марта 2015 г. № ММВ-7-6/93.

Передавать журналы в инспекции следует по телекоммуникационным каналам связи через спецоператоров. При отправке нужно использовать унифицированный формат, утвержденный приказом ФНС России от 9 ноября 2010 г. № ММВ-7-6/535, и применять опись документов, утвержденную приказом ФНС России от 29 июня 2012 г. № ММВ-7-6/465.

Об этом сказано в письме ФНС России от 8 апреля 2015 г. № ГД-4-3/5880 (документ размещен на официальном сайте налоговой службы в разделе Разъяснения ФНС, обязательные для применения налоговыми органами).

Ситуация: какая ответственность предусмотрена за несвоевременную сдачу в налоговую инспекцию журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур ?

Штраф в размере 10 000 руб.

С 1 января 2015 года журналы учета полученных и выставленных счетов-фактур входят в состав налоговой отчетности. Обязанность ежеквартально сдавать такие журналы в налоговые инспекции прямо установлена для посредников, которые освобождены от уплаты НДС и не являются налоговыми агентами по этому налогу (п. 3.1 ст. 169, п. 5.2 ст. 174 НК РФ).

На основании полученных от посредников журналов учета налоговые инспекции контролируют, соответствуют ли суммы НДС, начисленные, например, комитентами при продаже товаров, суммам налога, которые покупатели этих товаров принимают к вычету. И наоборот, соответствуют ли суммы вычетов, заявленные комитентами по приобретенным для них товарам, суммам НДС, которые продавцы этих товаров начислили к уплате в бюджет.

Журналы учета счетов-фактур нужно сдавать не позднее 20-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом (п. 5.2 ст. 174 НК РФ). Несоблюдение этого срока проверяющие квалифицируют как непредставление налоговому органу сведений о налогоплательщиках. То есть как правонарушение, ответственность за которое предусмотрена пунктом 2 статьи 126 Налогового кодекса РФ. Для организаций и предпринимателей это значит штраф в размере 10 000 руб.

Хранение журнала и документов

Срок хранения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур - четыре полных года с момента последней записи (п. 13 приложения 3 к постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137).

Журнал учета счетов-фактур: разбираемся в тонкостях заполнения

Форма журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур была утверждена Постановлением Правительства №1137. О том, как правильно заполнить журнал, с какого момента это следовало начать делать и что грозит компании за неведение журнала, самарским бухгалтерам рассказала в ходе семинара, посвященного актуальным проблемам НДС, Марина Сергеевна Полякова. Ключевые моменты выступления лектора по этому вопросу – в нашем репортаже.

За каждый налоговый период – свой журнал учета счетов-фактур

Журнал учета счетов-фактур образца 2012 года – это принципиально новая форма. Напомню, что раньше журнал учета был прописан в тексте Постановлении № 914 . но формы журнала не было. Из текста Постановления № 914 читалось, что журнал учета – это некая подшивка счетов-фактур, и не более того. Однако в настоящее время разработана и сама форма журнала, и есть правила ведения этого журнала.

Итак, на что бухгалтерам нужно обратить внимание?

«Шапка» журнала совсем маленькая – наименование, ИНН, КПП и за какой квартал составлен журнал учета. То есть за каждый налоговый период должен быть составлен свой журнал. По окончании периода всё это брошюруется, прошивается (если журнал в бумажном варианте). Сзади наклейка с указанием количества страниц, дата, подпись руководителя и печать организации.

С какого времени должен вестись журнал учета?

Первый квартал, что называется, «завис» у всех. Объясню почему. Письмом ФНС России от 2 февраля 2012 г. № ЕД-4-3/1547 во все налоговые органы было направлено письмо Минфина РФ от 31 января 2012 г. № 03-07-15/11. В этом письме Минфин РФ указал, что Постановлением № 1137 вводится новая форма счета-фактуры и порядок ее заполнения, а также форма и порядок ведения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж. И чиновники Минфина РФ написали следующее: «Учитывая опубликование Постановления в январе 2012 года полагаем возможным применять до конца очередного налогового периода (то есть до 1 апреля) новые формы соответствующих документов наряду с формами, которые были утверждены Постановлением Правительства РФ № 914 » .

То есть практически разрешено было применять и новые, и старые формы одновременно. При этом если счета-фактуры у нас были и старые, и новые, если книги продаж у нас были и старые, и новые, то новой формы журнала учета счетов-фактур у нас на тот момент вообще не было! С другой стороны, формы-то не было, но  в Постановлении № 914 было указано, что налогоплательщик обязан подшивать счета-фактуры.

То есть, если руководствоваться старыми правилами, то нужно было просто подшивать счета-фактуры.

Правда, в устном порядке и налоговики, и Минфин РФ по первому кварталу сейчас говорят так: если налогоплательщик в первом квартале оставался на старых формах, тогда и журнал учета для него в этот период – это просто подшивка. А вот если он применял новые формы, то и журнал учета у него должен быть новый. Но это лишь слова, письменного отражения такие разъяснения не получили.

На мой взгляд, стоит всё-таки отталкиваться от формулировок, данных в письме Минфина РФ от 31 января 2012 г. № 03-07-15/11. Они не исключают того, что внутри организации могли применяться, скажем, журнал учета новый, а счета-фактуры старые.

Но и у тех, кто переходил на новый журнал, тоже возникают вопросы: переходить на него нужно было с февраля, или январь тоже следует вписывать в этот журнал? Спорная ситуация.

Мне представляется, что, учитывая все имеющиеся разночтения, налоговики должны при проверках лояльно относиться к этому вопросу. И не наказывать тех налогоплательщиков, у которых за первый квартал был не новый журнал учета счетов-фактур, а просто их подшивка.

А вот со второго квартала 2012 года все организации уже были обязаны вести новый журнал учета счетов-фактур.

Структура журнала

Журнал состоит из двух частей: часть 1 для выставленных счетов-фактур и часть 2 для полученных счетов-фактур. Здесь важно понимать, что в части выставленных счетов-фактур журнал учета не дублирует книгу продаж. А в части полученных счетов-фактур он не дублирует книгу покупок. То есть записи в них не будут совпадать, и это совершенно нормальная ситуация.

Обратите внимание: в журнале учета нет даже строк «итого» Для того чтобы подытожить суммы, есть книга покупок и книга продаж. По книге продаж – сколько начислено НДС в бюджет, а по книге покупок – сколько вычетов. И у нас декларация заполняется на основании книги покупок и книги продаж. Поэтому суммы в книгах и в декларации должны совпадать. А у журнала учета счетов-фактур цель совсем другая, а именно: зарегистрировать факт получения и выставления счета-фактуры.

Тонкости заполнения

На практике возникает много ситуаций, когда мы выставляем счет-фактуру, но это не ведет к начислению налога. И много ситуаций, когда мы получаем счет-фактуру, но это не ведет к налоговому вычету. Вот почему у нас порядковая нумерация записей идет именно по дате выставления и по дате получения счета-фактуры.

При этом в отношении части первой журнала «выставленные счета-фактуры» есть ряд исключений, когда счет-фактура регистрируется не по дате выставления, а по дате составления.

Перечни счетов-фактур, не подлежащих выставлению, но составленных, приведены в комментариях к графе первой части первой «выставленные счета-фактуры». Обратите внимание: этот перечень закрытый.

Итак, когда счет-фактура составляется, но не подлежит выставлению? Например, когда счет-фактура составлен налоговым агентом. Понятно, что мы НДС начисляем по этим счетам-фактурам, но никому их не выставляем. Такие счета-фактуры регистрируются в журнале по дате их составления.

То же касается, например, осуществления операций, указанных в подпунктах 2 и 3 пункта 1 статьи 146 Налогового кодекса РФ . Осуществляя СМР хозспособом, мы на счет 08 начисляем НДС, но счета-фактуры нам выставлять некому. Мы их только зарегистрируем.

То же касается операций по передаче товаров (работ, услуг) для собственных нужд, затраты по которым не принимаются для налога на прибыль. Счета-фактуры в данном случае регистрируются без даты выставления.

То же касается счетов-фактур, выписываемых при получении сумм, указанных в статье 162 Налогового кодекса РФ. Дополнительные суммы, связанные с оплатой товаров (работ, услуг), суммы дополнительного финансирования – это всегда «односторонние» счета-фактуры.

Здесь очень важно понимать следующее. И если ваш счет-фактура не попадает в перечень не подлежащих выставлению, и если он, согласно Налоговому кодексу РФ, подлежит выставлению, но при этом вы его по каким-то причинам не выставили, то вы его не регистрируете в журнале учета.

Например, вы выписываете авансовый счет-фактуру. Вам нужно начислить НДС. Но покупателю вы счет-фактуру не выставляете, объясняя это, например, тем, что авансовые счета-фактуры по неотгруженным товарам в компании выставляются только в конце квартала (хотя, впрочем, согласно нормам Налогового кодекса РФ, вы обязаны выставить счет-фактуру, а покупатель уже сам решает, брать ему налоговый вычет или нет). Такой счет-фактуру вы у себя регистрируете в книге продаж на начисление налога в бюджет. Но вы его не выставили, соответственно он не регистрируется в журнале выставленных счетов-фактур. Потому что этот счет-фактура, согласно правилам, регистрируется по дате выставления.

Допустим, вы будете выставлять ряд авансовых счетов-фактур в конце квартала. В этом случае вы и зарегистрируете их концом квартала, по дате выставления. К примеру, ставим дату выставления – 30 сентября, а дата составления пойдет августом. То есть в данном случае уже нарушается соответствие книги покупок и книги продаж.

Здесь налицо и нарушение установленного 5-дневного срока. Вот только наказать продавца за то, что он нарушил 5-дневный срок выставления счета-фактуры, нельзя . И покупателю снять вычет только за то, что продавец ему выставил счет-фактуру лишь в конце квартала, тоже нельзя.

В чем же смысл журнала учета счетов-фактур?

Когда вносили очередные изменения в Налоговый кодекс РФ, в статье 269 появилась следующая норма: уполномоченный орган – ФНС России – должен утвердить формы счетов-фактур, книг покупок и продаж и журнала учета. Формы, подлежащие утверждению, просто переписали из Постановления № 914, в котором этот журнал был упомянут. В результате получилось, что на налоговиков легла обязанность разработать форму такого журнала. И им пришлось реализовывать поставленную задачу.

Разумеется, встал вопрос о том, как сделать так, чтобы форма журнала не повторяла книгу покупок и продаж, а несла самостоятельную смысловую нагрузку. И поставленная цель была достигнута: журнал стал дополнительным помощником налоговиков при налоговых проверках. Вся смысловая нагрузка журнала «работает» на пользу ФНС, но никак не на пользу налогоплательщиков.

Какие позиции журнала учета будут помогать налоговикам? Прежде всего, позиции «дата получения счета-фактуры» во второй части журнала. Понятно, что налоговый вычет не может быть раньше получения счета-фактуры. Кроме того, дата получения счета-фактуры должна более-менее разумно корреспондировать с датой выставления счета-фактуры у продавца. Если между датами наблюдается большой временной разрыв, он должен быть подтвержден документально (транспортной накладной, почтовым конвертом и т.д.).

Так что, если наблюдается нестыковка у покупателя в дате получения счета-фактуры, а у продавца в дате выставления, у налоговиков обязательно возникнут вопросы. В этом смысле журнал учета – это отличный механизм, позволяющий налоговиками обнаружить такую нестыковку и выявить искусственный перенос налогоплательщиком вычета на удобный для себя период.

Кстати, норму о праве применения налогоплательщиком вычета в течение трех лет налоговики трактуют по-своему.

В Налоговом кодексе РФ сказано, что налоговый вычет применяется в том периоде, в котором возникают условия для него. И налогоплательщик имеет право применить указанный вычет в течение трех лет после того периода, в котором возникло право на вычет.

Налоговики же эту норму читают следующим образом. У налогоплательщика в течение трех лет есть право подать уточненную налоговую декларацию и применить вычет в том периоде, в котором возникло право на вычет. Иначе говоря, по мнению налоговиков, речь не идет о переносе налогового вычета на другой период.

А многие налогоплательщики считают, что у них в течение трех лет есть право применить вычет в любом периоде.

Норма очень неоднозначна и конфликта. Но на сегодняшний день могу сказать, что если налогоплательщик идет в суд, то он в подавляющем большинстве случаев выигрывает.

В настоящее время этот вопрос обсуждается в ФНС России и Минфине РФ. Думаю, что он решится позитивно для налогоплательщиков хотя бы потому, что в данном случае бюджет не только ничего не теряет, но даже выигрывает.

Кроме того, в журнал впервые внесли код вида операций. В книге покупок и книге продаж такой позиции нет. Коды видов операций утверждены приказом ФНС России от 14 февраля 2012 г. № ММВ-7-3/83. Всего их 13. Если к одной операции подходят несколько кодов, то проставлять их нужно все.

При проверке налоговики обязательно обратят внимание на состыковку вида операции и суммы по ней. Например, у налоговиков есть задача проверить все счета-фактуры, связанные со строительством. Они по коду операции смогут «вытащить» нужные счета-фактуры и сразу же посмотреть суммы по ним.

Что будет, если журнал учета счетов-фактур не вести?

Ответственность за неведение журнала учета счетов-фактур небольшая. Это же, по сути, налоговый регистр – сбор неких налоговых данных. Есть ответственность за непредставление документа на налоговую проверку (200 рублей за каждый документ). И есть ответственность по статье 120 Налогового кодекса РФ за неведение налоговых регистров. Штраф за это нарушение в общем-то не критичный.

Но в любом случае журнал учета счетов-фактур вести надо, это обязанность налогоплательщика, пренебрегать которой не стоит.

Материал подготовила Алла Стефанская,

редактор портала «Самарский бухгалтер»

Семинар состоялся в Самаре 14 декабря 2012 г. Организатор мероприятия – компания «Центр бизнес-технологий».

Журнал учета

полученных и выставленных счетов-фактур:

форма и правила заполнения части 1

"Выставленные счета-фактуры"

7. В части 1 журнала учета указываются:

а) в графе 1 - порядковый номер записи:

б) в графе 2 - дата выставления счета-фактуры (в том числе корректировочного, исправленного).

В случае выставления в электронном виде счета-фактуры (в том числе корректировочного), исправленного счета-фактуры (в том числе корректировочного), подписанного электронной цифровой подписью в установленном порядке, в графу вносится дата поступления файла счета-фактуры, корректировочного счета-фактуры, исправленного счета-фактуры, исправленного корректировочного счета-фактуры оператору электронного документооборота от продавца, указанная в подтверждении этого оператора, при наличии у продавца извещения покупателя о получении счета-фактуры (в том числе корректировочного), исправленного счета-фактуры (в том числе корректировочного), подписанного электронной цифровой подписью покупателя и полученного через оператора электронного документооборота. При повторном направлении (неоднократном направлении) в электронном виде одного и того же счета-фактуры (в том числе корректировочного), исправленного счета-фактуры (в том числе корректировочного) указывается дата того направления, по которому получено извещение покупателя о получении счета-фактуры (в том числе корректировочного), исправленного счета-фактуры (в том числе корректировочного).

Графа 2 не заполняется при регистрации не подлежащего выставлению счета-фактуры, составленного либо исправленного:

в) в графе 3 - код способа выставления счета фактуры (в том числе корректировочного):

В аналогичном порядке указывается код способа выставления при регистрации исправленного (в том числе корректировочного) счета-фактуры

г) в графе 4 - код вида операции по перечню, определенному федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным по контролю и надзору в области налогов и сборов.

В случае одновременного отражения нескольких операций в счете-фактуре (в том числе корректировочном), в исправленном счете-фактуре (в том числе корректировочном) указывается одновременно несколько кодов через разделительный знак

д) в графах 5 и 6 - номер счета-фактуры и дата составления счета-фактуры, указанные в строке 1 счета-фактуры

е) в графах 7 и 8 - номер корректировочного счета-фактуры и дата составления корректировочного счета-фактуры, указанные в строке 1 корректировочного счета-фактуры. При заполнении граф 7 и 8 в графах 5 и 6 указываются номер и дата составления счета-фактуры согласно строке 1б корректировочного счета-фактуры

ж) в графах 9 и 10 - номер и дата исправления счета-фактуры (корректировочного счета-фактуры), указанные в строке 1а счета-фактуры (в строке 1а корректировочного счета-фактуры). Эти графы не заполняются в случае отсутствия данных, отраженных в строке 1а счета-фактуры (в строке 1а корректировочного счета-фактуры)

з) в графе 11 - наименование покупателя, указанное в строке 6 счета-фактуры, исправленного счета-фактуры (в строке 3 корректировочного счета-фактуры, исправленного корректировочного счета-фактуры)

и) в графе 12 - идентификационный номер налогоплательщика-покупателя и код причины постановки на учет налогоплательщика-покупателя, указанные в строке 6б счета-фактуры, исправленного счета-фактуры (в строке 3б корректировочного счета-фактуры, исправленного корректировочного счета-фактуры)

к) в графе 13 - наименование и код валюты в соответствии с Общероссийским классификатором валют, указанные в строке 7 счета-фактуры, исправленного счета-фактуры (в строке 4 корректировочного счета-фактуры, исправленного корректировочного счета-фактуры)

л) в графе 14 - стоимость товаров (работ, услуг), имущественных прав по счету-фактуре, указанная в графе 9 счета-фактуры, исправленного счета-фактуры. При отражении в части 1 журнала учета показателей по корректировочному счету-фактуре (исправленному корректировочному счету-фактуре) графа 14 не заполняется

м) в графе 15 - сумма налога на добавленную стоимость по счету-фактуре, указанная в графе 8 счета-фактуры, исправленного счета-фактуры. При отражении в части 1 журнала учета показателей по корректировочному счету-фактуре (исправленному корректировочному счету-фактуре) графа 15 не заполняется

н) в графе 16 - разница, отражающая уменьшение стоимости товаров (работ, услуг), имущественных прав с учетом налога на добавленную стоимость, указанная в строке "Всего уменьшение (сумма строк Г)" графы 9 корректировочного счета-фактуры (исправленного корректировочного счета-фактуры)

о) в графе 17 - разница, отражающая увеличение стоимости товаров (работ, услуг), имущественных прав с учетом налога на добавленную стоимость, указанная в строке "Всего увеличение (сумма строк В)" графы 9 корректировочного счета-фактуры (исправленного корректировочного счета-фактуры)

п) в графе 18 - разница, отражающая уменьшение суммы налога на добавленную стоимость, указанная в строке "Всего уменьшение (сумма строк Г)" графы 8 корректировочного счета-фактуры (исправленного корректировочного счета-фактуры)

р) в графе 19 - разница, отражающая увеличение суммы налога на добавленную стоимость, указанная в строке "Всего увеличение (сумма строк В)" графы 8 корректировочного счета-фактуры (исправленного корректировочного счета-фактуры).

8. При отражении в части 1 журнала учета показателей по счету-фактуре (исправленному счету-фактуре) графы 16 - 19 части 1 журнала учета не заполняются.

При регистрации исправленного счета-фактуры (в том числе корректировочного) в графах 11 - 19 указываются исправленные данные. Если данные в графах 11 - 19 не исправлялись, в соответствующих графах указываются данные, отраженные в счете-фактуре (в том числе корректировочном) до внесения в него исправлений.

При выставлении счетов-фактур (в том числе корректировочных), исправленных счетов-фактур (в том числе корректировочных) на товары (работы, услуги), имущественные права, указанные в статье 149 Налогового кодекса Российской Федерации, либо при выставлении счетов-фактур (в том числе корректировочных) налогоплательщиками, указанными в статьях 145, 145.1 Налогового кодекса Российской Федерации, в которых отражены только операции, не облагаемые налогом на добавленную стоимость, в графы 15, 18 или 19 соответственно вносится запись "без НДС".

При выставлении счетов-фактур (в том числе корректировочных), исправленных счетов-фактур (в том числе корректировочных) на товары (работы, услуги), имущественные права, в которых одновременно отражены операции, облагаемые по налоговым ставкам в размерах 10 и 18 процентов, и операции, не облагаемые налогом на добавленную стоимость, в графах 15, 18 или 19 соответственно указывается общая итоговая сумма налога по таким счетам-фактурам.

В случае отсутствия в налоговом периоде выставленных счетов-фактур (в том числе корректировочных), исправленных счетов-фактур (в том числе корректировочных), счетов-фактур, составленных (в том числе исправленных) и не подлежащих выставлению, графы части 1 журнала учета не заполняются, а заполняются только строки журнала учета.

Вы можете скачать бланк документа в форматах:

Утверждены долгожданные правила заполнения счетов-фактур

Новые формы и правила заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость утверждены постановлением Правительства РФ от 26.12.11 № 1137 (далее – постановление № 1137).

Применять их налогоплательщики могут с 24 января 2012 года. Причем до 1 апреля 2012 года данные формы используются наряду с ранее действовавшими документами. (ПОСТАНОВЛЕНИЕ ПРАВИТЕЛЬСТВА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ от 26.12.11 № 1137 О ФОРМАХ И ПРАВИЛАХ ЗАПОЛНЕНИЯ (ВЕДЕНИЯ) ДОКУМЕНТОВ, ПРИМЕНЯЕМЫХ ПРИ РАСЧЕТАХ ПО НАЛОГУ НА ДОБАВЛЕННУЮ СТОИМОСТЬ)

Скачать ПОСТАНОВЛЕНИЕ ПРАВИТЕЛЬСТВА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ от 26.12.11 № 1137 О ФОРМАХ И ПРАВИЛАХ ЗАПОЛНЕНИЯ (ВЕДЕНИЯ) ДОКУМЕНТОВ, ПРИМЕНЯЕМЫХ ПРИ РАСЧЕТАХ ПО НАЛОГУ НА ДОБАВЛЕННУЮ СТОИМОСТЬ

ФОРМАЛЬНОЕ УСОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ

Комментируемым постановлением вводятся в действие новые формы счета-фактуры и порядок их заполнения, формы и порядок ведения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж. Постановление Правительства РФ от 02.12.2000 № 914, которое ранее регламентировало правила ведения документов, необходимых при расчетах по НДС, окончательно утратит силу с 1 апреля 2012 года.

В новом документе учтены все последние изменения, внесенные в порядок исчисления и уплаты НДС, в том числе введение корректировочного счета-фактуры и широкое внедрение процесса передачи документов между сторонами по телекоммуникационным каналам связи Рассмотрим изменения подробнее.

Форма счета-фактуры стала более подробной. Она дает больше информации как ее получателю, так и налоговым органам. При этом никаких принципиальных изменений в форму не внесено. Поэтому трудностей с ее заполнением у налогоплательщиков возникнуть не должно.

Введена дополнительная строка, где проставляется порядковый номер внесенного в счет-фактуру ис-правления и дата этого исправления. Особый порядок заполнения номера счета-фактуры предусмотрен в случае составления документа обособленными подразделениями. Порядковый номер счета-фактуры через разделительную черту дополняется цифровым индексом обособленного подразделения . установленным организацией в приказе об учетной политике для целей налогообложения.

Отдельная строка отведена для указания наименования валюты в которой составлен счет-фактура и ее кода. При реализации товаров (работ, услуг, имущественных прав) по договорам, обязательство об оплате которых предусмотрено в российских рублях в сумме, эквивалентной определенной сумме в иностранной валюте или в условных денежных единицах, указывается наименование и код валюты Российской Федерации.

Ряд важных дополнений внесен и в таблицу счета-фактуры . Так, графа «Единица измерения» теперь подразделяется на две части. В первой (2) ставится код из Общероссийского классификатора единиц измерения*, а во второй (2а) – условное национальное обозначение.

*Утвержден постановлением Госстандарта России от 26.12.94 № 36.

Уточнены некоторые названия граф. Например, графа «Сумма налога» получила более точную формулировку – «Сумма налога, предъявляемая покупателю».

Графа «Страна происхождения товара» также разделена на две части – «Цифровой код» (10) и «Краткое наименование» (10а). Данные части заполняются только в отношении товаров, страной происхождения которых не является Россия. При этом цифровой код берется из Общероссийского классификатора стран мира**.

** Утвержден постановлением Госстандарта России от 14.12.01 № 529-ст.

Обратите внимание: при заполнении граф, где указывается цена и стоимость товаров, а также сумма налога, данные приводятся в рублях и копейках.

Подписывать счет-фактуру должны руководитель компании и ее главный бухгалтер либо уполномоченные лица. При составлении фирмой счета-фактуры в электронном виде реквизит «Главный бухгалтер или иное уполномоченное лицо» не формируется.

КОРРЕКТИРОВОЧНЫЙ СЧЕТ-ФАКТУРА

С 1 октября 2011 года при изменении стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг) продавец выставляет покупателю корректировочный счет-фактуру. В 2011 году продавцам приходилось использовать для этих целей рекомендованную ФНС России форму (письмо от 28.09.11 № ЕД-4-3/15927). Официально утвержденная форма корректировочного счета-фактуры немного отличается от рекомендованной.

Правила выставления

Корректировочный счет-фактуру выставляют при корректировке суммы сделки в результате последующего изменения цены (иначе говоря, это скидка) или из-за изменения количества товара, например при возврате брака.

В соответствии с пунктом 10 статьи 172 НК РФ, прежде чем составлять корректировочный счет-фактуру, продавец должен уведомить об этом покупателя. Для этого заключается или договор, или соглашение. Возможен и любой другой первичный документ – главное, чтобы он подтверждал факт уведомления покупателя об изменении стоимости товаров, работ, услуг или их количества. Для получения налогового вычета налогоплательщик обязан иметь одновременно как счет-фактуру, так и один из указанных выше документов.

Стоит отметить, что счет-фактура и корректировочный счет-фактура – это самостоятельные документы (хо-тя без первого не может быть и второго). Дело в том, что корректировочный счет-фактура возникает в результате самостоятельной операции, предусмотренной договором между покупателем и продавцом об изменении цены или объема покупки задним числом. При этом наряду с возможностью выставления корректировочного счета-фактуры присутствует возможность исправления первоначального счета-фактуры.

В силу самостоятельности этих видов счетов-фактур исправлению может подвергаться как счет-фактура, так и корректировочный счет-фактура.

Соответственно для отражения в журнале учета полученных и выставленных счетов-фактур, в книге покупок и книге продаж для корректировочных счетов-фактур и обычных счетов-фактур действуют свои собственные правила.

Напомним, что в пункте 3 статьи 168 НК РФ установлено, что продавец обязан выставить корректировочный счет-фактуру не позднее пяти дней со дня составления документа, подтверждающего уведомление покупателя об изменении стоимости отгруженных товаров.

Очевидно, что если стоимость товара уменьшилась, то продавец получает право на вычет по излишне уплаченному НДС, а покупателю нужно восстановить излишне возмещенный НДС.

Если же стоимость товара увеличилась, то продавцу необходимо доплатить НДС в бюджет, а покупатель при этом получает право на дополнительное возмещение «входного» налога.

Как указано в подпункте 4 пункта 3 статьи 170 НК РФ, восстановление налога должно производиться в том налоговом периоде, на который приходится наиболее ранняя из следующих дат:

Новая форма корректировочного счета-фактуры содержится в приложении 2 к постановлению № 1137.

В заголовке корректировочного счета-фактуры указывается его номер и дата, а также номер и дата счета-фактуры, в отношении которого производится корректировка. Также здесь выделено место для указания номера и даты исправления уже самого корректировочного счета-фактуры, а также для номера и даты исправленного счета-фактуры, если корректировочный счет-фактура составлялся в отношении исправленного счета-фактуры.

Как видим, с учетом того что можно исправить и счет-фактуру, и корректировочный счет-фактуру, вариантов довольно много. Главное, в них не запутаться.

В таблице корректировочного счета-фактуры отражаются данные первоначального счета-фактуры (строка А) и данные корректировки (строки Б). Для стоимости товаров (работ, услуг или имущественных прав) без налога, по сумме акциза, по сумме налога, по стоимости товаров (работ, услуг и имущественных прав) с учетом налога выделены строки, показывающие увеличение (строка В) или уменьшение (строка Г) показателя.

Корректировочный счет-фактура с внесенными в него исправлениями подписывается руководителем и главным бухгалтером организации или уполномоченными на это лицами. При составлении организацией корректировочного счета-фактуры в электронном виде реквизит «Главный бухгалтер или иное уполномоченное лицо» не формируется.

В целом количество данных, которые приводятся в корректировочном счете-фактуре, меньше, чем в первоначальном счете-фактуре. И это вполне логично. Ведь основное предназначение данного документа — показать сумму НДС, которую или следует доплатить в бюджет, или, наоборот, можно предъявить к возмещению из бюджета.

ООО «Аргентум» выставило ООО «Аурум» счет-фактуру на продажу пиломатериалов от 30 марта 2012 года № 337. Было реализовано 28 куб. м бруса по цене 8600 руб. за 1 куб. м, в том числе НДС – 1311 руб.

Однако позже выяснилось, что в соответствии с ранее заключенным договором совершив эту покупку, покупатель превысил уровень закупок пиломатериалов, который позволяет ему получить право на скидку в виде уменьшения цены товара.

Таким образом, для данной закупки цена бруса составляет 6880 руб. за 1 куб. м, в том числе НДС – 1049 руб.

Было заключено соглашение, и продавец выставил корректировочный счет-фактуру от 5 апреля 2012 года № 364.

Счет-фактура оформлен на бумаге (пример заполнения см. ЗДЕСЬ ).

КНИГА ПОКУПОК И КНИГА ПРОДАЖ

Формы книги продаж и книги покупок изменились незначительно. В частности, они дополнены тремя новыми графами: «Номер и дата исправления счета-фактуры продавца», «Номер и дата корректировочного счета-фактуры продавца» и «Номер и дата исправления корректировочного счета-фактуры продавца». Эти графы заполняются только в случае внесения изменений в счет-фактуру или выставления корректировочного счета-фактуры.

Подписывать книги должен руководитель или уполномоченное лицо. Отдельной строки для проставления подписи главного бухгалтера в документах больше нет.

Источники: nalogobzor.info, sambukh.ru, sprbuh.systecs.ru