Как составить протокол заседания?

Протокол заседания – это официальный документ, фиксирующий основные рассматриваемые вопросы и принятые решения. Документ может быть подготовлен в ходе встреч директоров, руководителей муниципальных органов, методических советов, коллегиальных заседаний, комиссий.

Протокол составляется секретарем заседания на основании тех записей, которые были им сделаны в ходе заседания, строго соблюдая хронологическую последовательность.

Основные положения правильного составления протокола

Корректное написание протокола, как и любого другого документа, требует соблюдения ряда правил:

Структура протокола заседания

Протокол характеризуется четкой структурой, которую необходимо соблюдать:

1. Наименование организации.

Полное наименование коллегиального органа должно быть расположено в начале страницы и выровнено по центру.

1. Наименование документа.

Наименованием документа является слово «ПРОТОКОЛ», напечатанное прописными буквами по центру строки.

1. Номер документа.

Нумерация протоколов ведется в течение одного года или на протяжении деятельности временного коллегиального органа.

1. Дата заседания.

Дата указывается на следующей после наименования строке. Если заседание продолжалось в течение нескольких дней, то в документе отмечается начало и конец заседания. Допускается как цифровой, так и словесно-цифровой способ записи (например: 25 мая 2014г. или 25.05.2014).

1. Место проведения.

В центре нижеследующей строки указывается город, в котором состоялось заседание.

1. Вводная часть.

Вводная часть протокола носит ознакомительный характер и знакомит с председателем заседания, секретарем, присутствующими и приглашенными лицами, а так же с повесткой дня.

1. Основная часть.

Основная часть протокола ведется на основании записей, сделанных секретарем в ходе заседания и отражает последовательность затронутых вопросов. Она включает в себя столько же пунктов, сколько указано в повестке дня.

Документальную силу протокол приобретает с подписями секретаря и председателя заседания, которые располагаются под текстом документа. Протокол сначала подписывает председатель, а потом секретарь. Если встреча проходила в кругу лиц одной организации, то протокол составляется в одном экземпляре. Если заседание было организовано между представителями разных предприятий, то протокол оформляется для каждой из сторон.

Образец документа: Протокол заседания

Если у вас остались вопросы по данной теме, вы можете задать их в комментариях.

Подготовка к совещанию и оформление протокола

8 октября 2012, просмотров: 9469, Раздел: Бизнес-статьи

После проведения заседания необходимо составить протокол. Он считается основным документом, потому что он фиксирует сам факт заседания, какое на нем было принято решение и срок его выполнения. Данный документ в дальнейшем служит основанием для издания постановления или решения.

Подготовка собрания.

Собрание, как правило, проводиться в любом составе. В него могут входить не только члены коллегиального органа, но и руководители департамента или специалисты определенных структур подразделения. Чем тщательнее пройдет подготовка собрания, тем меньше времени уйдет на подготовку к совещанию и тем больше эффективных решений будет принято.

В ходе заседания составляются некоторые документы, которые впоследствии служат приложением к протоколу.

Первым из этого ряда документов считается повестка дня. Она, как правило, составляется секретарем. Затем она рассылается всем участникам процесса заседания и приглашенным на него лицам. В ней необходимо указать число и последовательность вопросов, которые подлежат обсуждению, дату и время заседания, фамилию докладчика или если их много, то нужно перечислить каждого из них и место проведения заседания. Форма данной повестки может быть разной. На первом примере показан образец более официальной повестки, а на второй подходит для оперативных заседаний.

Пример первый оформления протокола, касательно повестки дня.

Пример второй.

Так же в состав документов входит и проект по решению каждого из вопросов, которые были включены в данную повестку. Готовят эти проекты сами докладчики.

В ходе подготовки к собранию также готовиться явочный лист или лист регистрации участников, его пример показан в примере под номером тринадцать. Его необходимо составляет, когда участников собрания больше пятнадцати.

Типовые правила оформления протокола.

Порядок оформления протокола определен ГОСТом. В данном ГОСТе указаны правила оформления протокола, а именно его заголовок и заключительная часть, а также требования, предъявленные к тексту этого документа.

В нем указывается полное название предприятия, протокол, ставится его номер и дата, а так де место, где он был составлен и заголовок текста.

Если предприятие имеет официальное сокращенное наименование, то его можно указать строкой ниже в скобках. Это показано на примере три.

Если предприятие имеет вышестоящую организацию, то ее название должно быть указано выше названия организации. Это показано на примере пять.

Пример 3

Пример 4

Пример 5

Датой протокола считается день проведения самого заседания. Если заседание длилось не один день, то в протоколе следует указать дату его начала и конца. Это показано на примере шесть.

Пример 6

Заседание совета директоров акционерного общества длилось 2 дня: 13 и 14 января 2009 года. Протокол был составлен на следующий день и подписан через день после окончания заседания – 16 января.

В этой ситуации датой протокола будет «13 – 14.01.2009» либо этот же период, но в более полном написании «13.01.2009 – 14.01.2009». Возможен и словесно-цифровой способ указания даты «13-14 января 2009 г.».

Номером протокола считается порядковый номер самого заседания.

Заголовок к тексту указывает вид коллегиальной деятельности. Это показано на примере семь.

Пример 7

Реквизиты заголовка можно расположить продольно. Это показано на примере восемь. Или угловым способом. Это показано на примере девять.

Пример 8

Пример 13

В примере двадцать один показано правильное оформление протокола при полном варианте его оформлении.

Выписка из протокола-точная копия части текста самого протокола. Она подписывается секретарем. Ее пример заполнения указан в примере двадцать четыре.

Протокол заседания или собрания его содержание и образец

В количестве ключевых документов совместного собрания акционеров закон именует протокол собрания и протоколы счетной комиссии. Подписи отделяют от слова 2 или же 3 межстрочными промежутками. Согласно с последовательностью вопросцев в повестке дня оформляется текст главной доли протокола он обязан содержать столько разделов, какое количество пт включено в повестку дня как оформить протокол совещания образец . Индивидуальные подписи председателя и секретаря оформляются на оригинале протокола. В процессе подготовки заседания поочередно появляются документы, которые далее стают прибавлениями к протоколу, либо в него перетекает информация из их.

Изложение обыкновенно проводится от третьего личика единственного количества в прошедшем времени: Краснова А.

Пункт, устанавливающий правовую норму (нормативный), формулируется по обычной речевой модели: собственно устроить в которой (с какого или же на какой) срок? См. Ну а в коротком лишь 2: СЛУШАЛИ и ПОСТАНОВИЛИ (Приняли решение).

В дела протоколы формируются согласно с номенклатурой дел, хотя так или иначе они обязаны формироваться в отдельные дела исходя из вида совещания либо наименования коллегиального органа. Разрешается заместо записи концерты в последствии имени показать (Запись концерты прилагается, Текст доклада прилагается). Порядковые номера присваиваются раздельно по любой группе протоколов, которые возводятся в организации: раздельно нумеруются протоколы совместных собраний акционеров, протоколы заседаний дирекции, протоколы заседаний тех. совета, протоколы собраний трудового коллектива и т. По короткому протоколу невыполнимо предположить ход дискуссии, высказанные воззрения, замечания, процесс выработки распорядительной доли, т.

Аналогичные протоколы относятся к системам научно-исследовательской или же учебно-методической документации (к особым их подсистемам исходя из цели существа протокола и его содержания): договор аренды с физ лицом образец. Номером (индексом) протокола считается порядковый номер заседания около календарного года либо срока возможностей коллегиального органа. Они содержат запись всего заседания, включая высказывания, вопросцы, замечания, концерта и справки по ходу заседания, гул, аплодисменты и т. Каждый день действующие коллегиальные органы обыкновенно имеют, который гарантирует работу данного органа. Ее содержание ориентируется тем управляющим, который назначает совещание и станет его вести. Во вводной доли протокола в последствии заголовка приводятся инициалы и имени. При всем этом организационно-правовая форма обязана быть прописана не повторяющий вид аббревиатуры, а вполне. Тогда можнож обеспечить и четкость, и ясность дизайна, а основное юридическую мощь документа. Хотя текст протокола быть может рассказан в различных формах: короткой или же абсолютной. Ягодкина Как можнож еще составить протокол поглядите на точном образце И уже немного объяснений.

О кумулятивном голосовании читайте в заметке Сергея Россола " Протокол совокупного собрания акционеров и соучастников " в журнальчике Делопроизводство и документооборот на предприятии 4' 2011 на стр. Сначала слова с новейшей строчки в именительном падеже предписывают фамилию выступающего. Чуть-чуть реконструирую и смогу принимать на вооружение его как протокол собрания открытия социального соединения. Протокол оформляется секретарем на базе записей, которые он вел на заседании. Функции председателя заседания управляющих подразделений имеет возможность исполнять заместитель гендиректора Панков, а функции секретаря заседания его собственный ассистент Егорова. В случае если текст главного доклада приготовлялся заблаговременно и в последствии рассмотрения вопросца был передан в секретариат/секретарю заседания, то при изложении слова комфортно принимать на вооружение и иной прием: коротко сконструировать тему доклада согласно с повесткой дня и опосля точки устроить отметку: Текст доклада прилагается"

Образец протокола заседания комиссии делопроизводство

Как оформить протокол совещания образец. Оценка: 84 / 100 Всего: 10 оценок.

Другие новости по теме:

- Методическая разработка воспитательного мероприятия и её анализ. Кроме того, можно поместить образцы эмблем схем, рисунков некоторые .

- Внеклассное мероприятие по теме «Наркотики: мифы и реальность» было. Прослеживается актуальность темы, соответствие воспитательных .

- Суще6ствует стандартный типовой образец, по которому чаще всего заключается Договор безвозмездного пользования жилым помещением, скачать .

- Анализ воспитательного мероприятий Примерная программа изучения ученического коллектива. Аналіз выхаваўчай работы за навучальны год.

1. Что такое идеальное протоколирование?

В этой статье мы продолжим популярную тему результативного проведения совещаний, описанную  в предыдущей статье .

Разберем подробно, что такое протокол совещания, зачем он нужен и как уйти от бюрократии к энергичному получению результата.

На контроль принятых решений уходит минимум времени, ведь они отслеживаются в корпоративной системе контроля задач

Идеальное протоколирование можно организовать с помощью обычных листов флипчарта и маркеров, а можно с помощью  более сложных и современных инструментов. Главное – следовать правильной методологии и соблюдать правила игры.

В этой статье мы с Вами разберем семь составляющих идеального протоколирования совещания с помощью нашего специального, разработанного по итогам более ста реализованных проектов шаблона протоколирования совещаний с помощью MindJet Mind Manager.

2. Семь составляющих идеального протокола совещания  

Идеальное протоколирование совещания выглядит так: протокол совещания согласуется, распечатывается и подписывается сразу же на самом совещании. Пока участники идут из переговорной комнаты на свои рабочие места, им назначаются задачи, и, придя на рабочее место, они должны получить на электронную почту финальную версию протокола, а так же назначенные им к исполнению задачи в корпоративной системе управления задачами. И это возможно! Давайте узнаем, как.

Для того, чтобы получить согласованный протокол и назначенные решения, мы будем использовать специальный шаблон MindJet Mind Manager. Вот так он выглядит целиком.

Рис.1. Общий вид шаблона MindJet

для осуществления онлайн-протоколирования

Мы рекомендуем его заполнять постепенно в ходе совещания. Этот шаблон мы создавали много лет по итогам наших проектов внедрения сильной культуры проведения совещаний в самых разных компаниях. Познакомим Вас с этим шаблоном подробнее.

2.1. Отслеживайте время начала и окончания совещания

Многие совещания начинаются и заканчиваются не вовремя. Одним из способов борьбы с этим является отслеживание и фиксирование времени начала и окончания совещания. Следование простому принципу «Если измеряешь – значит управляешь»:

Рис.2. Внесите организационные детали

Так же мы рекомендуем в отдельной ветке обязательно фиксировать тех, кто опоздал на совещание, чтобы все это видели. Эффект производит просто волшебный: никто не хочет, чтобы его указали как опоздавшего. А еще можно потом подвести статистику и вывести рейтинг самых часто опаздывающих.

2.2. Укажите и распределите роли участников совещании

Самые работающие и эффективные инструменты часто являются и самыми простыми. Удивительно, но факт: участники большинства совещаний не до конца понимают роли участников, кто и что из них должен делать для эффективного проведения совещания и достижения результата.

Рис.3. Распределите роли участников

Мы рекомендуем обязательно указать ответственных за выполнение следующих ролей:

Председатель совещания – отвечает за выполнение установленных правил подготовки и проведения совещаний. Именно от него зависит, будет ли совещание эффективным и энергичным

Докладчик совещания – отвечает за качественную и заблаговременную подготовку и донесение информации, актуальной для участников совещания.

Участник совещания – отвечает за самостоятельную подготовку и активное участие в совещании

Секретарь совещания – отвечает за протоколирование совещание.

Хранитель энергии – отвечает за энергию совещания. Если в кабинете душно, давно не было перерыва, общая динамика низкая, то хранитель энергии должен остановить совещание и провести повышающую энергию мероприятие.

Хранитель знаний – отвечает за фиксирование информации, чтобы не было потеряно ни одной ценной мысли. Как правило, именно этот человек указывает секретарю, что ту или иную мысль надо зафиксировать

Хранитель контекста – отвечает за соблюдение повестки совещания. Сигналит всем в случае нарушения повестки совещания.

Хранитель времени – отвечает за соблюдение временных границ совещания. За 2 минуты до окончания обсуждения вопроса сигналит о том, что пора принимать решение и фиксировать итог.

2.3. Укажите цели, сформируйте повестку совещания

У большинства совещаний обычно нет письменной повестки. Это означает, что большинство участников не очень точно понимают, а зачем вообще они пришли на совещание. Это приводит к большим потерям времени в начале совещания, на включение всех участников

Рис.4. Зачем мы собираемся?

Поэтому укажите повестку, заполнив специально подготовленное для этого поле протокола MindJet Mind Manager. Так же мы рекомендуем в соответствии с принципом, указанным в п.2.1. вести хронометраж времени, сколько времени планировалось на вопрос повестки и сколько времени реально на это потратилось. Вот увидите, что уже через 3-4 недели целенаправленного измерения процент законченных вовремя совещаний существенно улучшится.

2.4. Зафиксируйте решения

Следующие три пункта тесно связаны друг с другом. Речь идет о результате совещания. Вообще, зачем люди собираются вместе? Для того, чтобы договориться о том, что делать дальше. Эти договоренности могут быть трех видов:

Задачи, которые назначены конкретным исполнителям

Вопросы, которые поднялись на совещании, по которым не удалось на совещании прийти к точному решению или конкретной задаче. Обычно это случается, когда поднимается вопрос вне повести совещания, или когда вопрос недостаточно подготовлен, что бы по нему можно было принимать решения.

Итак, решения.

Рис.5. Введите текст решений.

Новые регламенты, бизнес-процессы, поощрения, наказания, информация и многое другое обсуждается на совещании и должно быть зафиксировано в виде решение, которые относятся ко всем присутствующим на совещании. Все это мы рекомендуем записывать в блок «Принятые решения» .

2.5. Назначьте задачи

Как говорил еще мудрый Бисмарк, если Вы хотите, чтобы задача была сделана, за ее исполнение должен отвечать один и только один человек.

Для этого используйте раздел для фиксирования задач, а так же закладку Task Info справа в MindJet Mind Manager

Рис.6. Введите задачи.

Важно, чтобы у задачи обязательно был текст, срок и ответственный исполнитель. Во время заполнения этих полей данные отражаются на экране, и все участники совещания видят, кто, за что и какую ответственность на себя берет.

2.6. Зафиксируйте вопросы для обсуждения позже

Так как мы ассоциативно мыслим, то на любом совещании обязательно возникнут вопросы, которые были не запланированы в повестке совещания. Если эти вопросы не удается быстро решить (например, с помощью правила «трех реплик»), то мы рекомендуем их обязательно зафиксировать в раздел «Вопросы для обсуждения позже».

Рис.7. Запишите вопросы для обсуждения позже.

Очень важно эти вопросы зафиксировать. Во-первых, участники увидят, что вопрос не потерян и он обязательно будет поднят позже. Во-вторых, это позволит переключиться на вопрос из повестки. В-третьих, сам ритуал фиксирования вопроса позволяет переключиться с обсуждаемой темы на другую. Если не фиксировать, то все будут мысленно обдумывать нерешенный вопрос.

2.7. Согласуйте решения совещания, распечатайте и подпишите протокол! Назначьте задачи в системе контроля задач ( Microsoft Outlook )  

И самое главное. В конце совещания, когда повестка обсуждена, решения приняты, задачи назначены, а вопросы для обсуждения позже зафиксированы, нужно обязательно подвести итоги. То есть еще раз проговорить принятые решения из протокола. После этого с помощью нашей специальной надстройки Rules play для программы MindJet Mind Manager нажмите на кнопку «Сформировать протокол»

Рис. 8. Экспортируйте решения в протокол Microsoft Word и назначайте задачи в Microsoft Outlook

И Вы получите протокол совещания, который можно сразу же на совещании отправить на печать и подписать у участников!

Рис. 9. Пример протокола Microsoft Word , полученного автоматически.

А после того, как протокол подписан, совещание завершено и все участники направились на свои рабочие места, воспользуйтесь еще одной возможностью нашей программы – за 5 секунд назначьте все задачи с помощью корпоративной системы контроля задач Outlook. Для этого нажмите на кнопку нашей программы «Назначить поручения».

Рис.10. Задачи Outlook , автоматически полученные из программы онлайн-протоколирования.

Все, что Вам нужно – это еще раз проверить правильность формулировок и нажать на кнопку «Отправить» в каждой из задач! И теперь каждый участник совещания, придя на сове рабочее место, получит в Microsoft Outlook согласованный протокол и назначенные задачи!

3. Вы можете проводить идеальные совещания сами с помощью нашего шаблона для MindJet Mind Manager!

Мы предлагаем Вам скачать совершенно бесплатно описанный выше шаблон, а так же методику его настройки и использования! Для этого просто заполните форму ниже, и мы все пришлем Вам!

Этот шаблон настроен таким образом, что Вы можете убирать из него ненужные блоки (например, если в совещании не было вопросов из категории «Вопросы для обсуждения позже») – все что Вам нужно, просто удалить этот блок, и в финальной версии протокола этого блока просто не будет.

С помощью Mind Manager наши заседания стали эффективнее в качественных параметрах и в затратах времени на проведение. Четкая структура, обеспеченная правилами Стандарта и техническая реализация в виде шаблона Mind Manager перевели наши заседания на другой уровень. Согласованный протокол теперь появляется сразу же в завершении совещания. По нашей оценке, на момент окончания проекта выигрыш во времени за счет внедрения майнд-менеджмента в проведении заседаний коллегиальных органов составил около 2 часов в неделю.

Максим Владимирович Бароменский, Заместитель председателя правления,

Московский Банк Сбербанка России

Теперь на совещаниях принимаются конкретные решения с измеримым результатом и сроком исполнения, а задачи назначаются исполнителям в Outlook сразу по завершении совещания. Протоколы совещаний автоматически согласовываются в конце собрания. Обзорная карта обсуждаемых вопросов в Mind Manаger позволяет не отклоняться от повестки и двигаться к принятию конкретного решения по тому или иному вопросу. Благодаря правилам заблаговременного планирования в Календаре и подготовки мы начинаем совещания всегда точно вовремя, а заканчиваем даже раньше намеченного времени!

В.В.САЛМИН

ПРЕДСЕДАТЕЛЬ БАЙКАЛЬСКОГО БАНКА

Оформление протокола заседания

Ответьте, пожалуйста, на два вопроса относительно оформления протокола заседания / собрания:

Получается, что по итогам доклада о ходе строительства коллегиальное решение все-таки принимается. Тогда его формулировку и нужно зафиксировать в протоколе в части ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).

Ответить на второй вопрос читателя нам помогут правила оформления протокола, которые содержатся в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждена приказом Минкультуры России от 08.11.2005 г. № 536).

Текст протокола состоит из двух частей:

Образец полного протоколам. в Примере 1.

Во вводной части указываются председатель, секретарь и присутствующие (приглашенные). Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня - перечнем рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой, и его наименование начинается с предлога О (Об), которое печатается от границы левого поля.

Основная часть протокола состоит из разделов в соответствии с пунктами повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).

В части ВЫСТУПИЛИ указываются фамилии и инициалы всех выступивших по данному вопросу и краткое содержание их выступлений. Содержание выступления может быть оформлено отдельно, тогда в протоколе делается сноска текст выступления прилагается (см. раздел 2 протокола из Примера 1).

Если выступлений и обсуждений не было, то часть ВЫСТУПИЛИ просто не включается тогда этот раздел протокола будет состоять только из двух частей: СЛУШАЛИ и ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ) (см. раздел 1 протокола из Примера 1).

Пример 1

В практике делопроизводства применяется также краткий протокол, когда не требуется подробная запись хода обсуждения вопросов. Его форму мы привели в Примере 2.

В таком протоколе указывают только:

Для начала посмотрим, как Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти предписывает оформлять краткую форму протокола. При этом напомним, что положения данного документа являются обязательными лишь для федеральных органов исполнительной власти. Остальные организации могут по собственному желанию заимствовать для себя формы документов и технологии работы, описанные в Типовой инструкции.

Фрагмент документа

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная приказом Минкультуры России от 08.11.2005 г. № 536

2.7.3.4. Текст краткого протокола также состоит из двух частей. Во вводной части указываются инициалы и фамилии председательствующего (председателя), а также должности, инициалы, фамилии лиц, присутствовавших на заседании.

Слово Присутствовали печатается от границы левого поля, подчеркивается, в конце слова ставится двоеточие. Ниже указываются наименования должностей, инициалы и фамилии присутствующих. Наименования должностей могут указываться обобщенно, например:

Многострочные наименования должностей присутствующих указываются через 1 межстрочный интервал.

Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой.

Основная часть протокола включает рассматриваемые вопросы и принятые по ним решения. Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога О (Об), печатается центрованно размером шрифта № 15 и подчеркивается одной чертой ниже последней строки. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал.

Затем указывается принятое по вопросу решение.

Отметим, что в предыдущей Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Росархива от 27.11.2000 г. № 68 и в настоящее время утратившей силу, не было положений, посвященных краткому протоколу. Т.е. раньше оформление кратких протоколов не регламентировалось на федеральном уровне, поэтому они оформлялись в соответствии с инструкцией по делопроизводству конкретной организации. А инструкции по делопроизводству организаций в свою очередь составлялись на основе практического опыта, который был изложен в любом учебнике по делопроизводству.

В Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, действующей сейчас (утв. приказом Минкультуры России от 08.11.2005 г. № 536), появился пункт 2.7.3.4, посвященный краткому протоколу. Поэтому инструкции по делопроизводству, разрабатываемые федеральными органами исполнительной власти, должны содержать такие же требования к оформлению краткого протокола. При этом отметим, что в требованиях, изложенных в пункте 2.7.3.4 Типовой инструкции, существуют инновации в оформлении, которые не характерны для общепринятой практики оформления кратких протоколов. К ним в первую очередь можно отнести:

Для наглядности покажем приложение № 10 к действующей Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, которое содержит образец оформления краткого протокола:

Пример 2

Мнение авторов материалов может не совпадать с мнением редакции.

Источники: pro-document.ru, bbcont.ru, gammaplussb.ru, rulesplay.ru, www.klerk.ru