Учет и хранение трудовых книжек

Содержание

Учет трудовых книжек

Трудовые книжки, вкладыши в них, а также их бланки подлежат учету в организации. Учет заполненных трудовых книжек и вкладышей в них ведется в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, а учет бланков этих документов - в приходно-расходной книге.

Книги учета трудовых книжек нумеруются, прошнуровываются, заверяются подписью руководителя организации и скрепляются печатью.

Журнал регистрации трудовых книжек

Журнал учета трудовых книжек, как правило, ведется сотрудником отдела кадров. В ней осуществляется регистрация всех трудовых книжек, оформленных впервые, а также принятых от поступающих на работу сотрудников.

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее

Хранение трудовых книжек

Трудовые книжки хранятся у работодателя, выдаются на руки сотруднику при увольнении. За их получение работник расписывается в Книге учета движения трудовых книжек и в личной карточке.

Если трудовые книжки по каким-то причинам не забираются при увольнении, они хранятся в отделе кадров в течение двух лет, отдельно от книжек работающих сотрудников, затем передаются в архив организации и хранятся там в течение 50 лет. По истечению этого срока они подлежат уничтожению.

Бланки трудовых книжек и вкладыши в нее в необходимом количестве также хранятся в организации.

Книга учета трудовых книжек

Книга учета трудовых книжек предназначена отслеживания движения трудовых книжек сотрудников. Назначение любого регистрационного журнала или книги в систематизации информации, книга учета позволяет в нужный момент найти необходимый документ в кратчайшие сроки. В данной статье предлагаем скачать образец журнала учета трудовых книжек работников по ссылке в конце статьи.

Трудовые книжки предъявляются работниками при трудоустройстве на работу. Кадровый работник делает запись в трудовой книжке о приеме на работу и регистрирует ее в книге учета.

Форма журнала учета трудовых книжек утверждена Минтрудом России и к ее заполнению предъявляются определенные требования.

Скачать другие регистрационные журналы и книги: для регистрации командировочных удостоверений – скачать. для регистрации приказов – скачать образец. для платежных ведомостей – скачать .

Образец оформления книги учета трудовых книжек

Книга представляет собой таблицу, в которую вносятся сведения обо всех трудовых книжках персонала. Первая запись в журнал делается при приеме нового сотрудника.

Бланк журнала учета включает следующие графы:

Образец журнала можно скачать по ссылке ниже.

Скачать образец книги учета трудовых книжек – ссылка .

Бухгалтеру - о трудовых книжках

Трудовая книжка - основной документ о трудовой деятельности работника. Это установлено п. 1.1 Инструкции №58. Рассмотрим порядок заполнения, внесения исправлений и изменений в трудовые книжки, оформления трудовых книжек у физических лиц - субъектов предпринимательской деятельности (далее - ФЛ СПД), учет трудовых книжек и выдачу их дубликатов.

Общие положения

Трудовые книжки ведут на предприятии, в учреждении, организации всех форм собственности или у физического лица на всех работников, работающих свыше пяти дней (в т. ч. лиц, являющихся совладельцами (владельцами) предприятий, крестьянских (фермерских) хозяйств, сезонных и временных работников, а также внештатных работников), при условии, что они подлежат государственному социальному страхованию.

При устройстве на работу работники обязаны представить трудовую книжку, оформленную в установленном порядке (п. 1.3 Инструкции №58). Лица, которые впервые ищут работу и не имеют трудовой книжки, должны предъявить паспорт, диплом или другой документ об образовании или профессиональной подготовке, военный билет (для военнослужащих) и справку об освобождении для лиц с места отбывания уголовного наказания. На лиц, работающих по совместительству, трудовые книжки ведут только по месту основной работы. При этом запись о работе по совместительству, оформленная в установленном порядке, осуществляется по желанию работника владельцем или уполномоченным им органом и в трудовой книжке указывается отдельным порядком.

Если в трудовой книжке заполнены все страницы соответствующих разделов, она дополняется вкладышем, вшиваемым в трудовую книжку, заполняется и ведется владельцем или уполномоченным им органом по месту работы работника в таком же порядке, что и трудовая книжка. Без трудовой книжки вкладыш недействителен.

О каждом выданном вкладыше на первой странице (титульный лист) трудовой книжки сверху ставится штамп размером 10 х 25 мм с надписью Виданий вкладиш, указываются его серия и номер 1. Согласно п. 3.3 Инструкции №58, вкладыш к трудовой книжке выдается нового образца, независимо от того, какую трудовую книжку имеет работник (нового или ранее установленных образцов1938 и 1974 гг. ). Напомним, что постановлением Кабинета Министров Украины от 27.04.93 г. №301 утверждена новая форма бланка трудовой книжки, действующая с 1993 г. по сегодняшний день. Трудовые книжки ранее установленного образца действительны и сегодня, но обмену не подлежат согласно п. 1.2 Инструкции №58.

1 При каждой последующей его выдаче должны ставиться второй штамп и указываться серия и номер вкладыша.

Порядок заполнения

На основании пунктов 2.1 и 4.1 Инструкции №58 трудовые книжки и вкладыши к ним заполняются в соответствующих разделах на украинском и русском языках и удостоверяются отдельно оба текста.

Заполнение трудовой книжки впервые осуществляется владельцем или уполномоченным им органом не позднее недельного срока со дня приема на работу (п. 2.2 Инструкции №58). В трудовую книжку вносятся сведения после издания приказа (распоряжения), но не позднее недельного срока:

- о работнике . фамилия, имя и отчество (полностью, без сокращения или замены имени и отчества инициалами), дата рождения - на первой странице (титульном листе) в случае заполнения трудовой книжки впервые. Эти сведения указываются на основании паспорта или свидетельства о рождении. После указания даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью заверяет правильность внесенных сведений. Затем первую страницу (титульный лист) трудовой книжки подписывает лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, и после этого ставится печать предприятия (или печать отдела кадров), где впервые заполнялась трудовая книжка (п. 2.12 Инструкции №58)

- о работе, переводе на другую постоянную работу, об увольнении - должны осуществляться в точном соответствии с формулировкой действующего законодательства и со ссылкой на соответствующую статью, пункт закона (п. 2.3 Инструкции №58). При увольнении трудовая книжка заполняется и выдается в день увольнения. Следует помнить, что при задержке выдачи трудовой книжки по вине владельца или уполномоченного им органа работнику выплачивается средний заработок за все время вынужденного прогула. Днем увольнения в таком случае считается день выдачи трудовой книжки 2

- о награждениях и поощрениях - о награждениях государственными наградами Украины и знаками отличия Украины, о поощрениях за успехи в работе и других поощрениях согласно действующему законодательству Украины

- об открытиях, на которые выданы дипломы, об использованных изобретениях и рационализаторских предложениях и о выплаченных в связи с этим вознаграждениях.

Согласно п. 2.5 Инструкции №58, с каждой записью, которая заносится в трудовую книжку на основании приказа (распоряжения) о назначении на работу, переводе и увольнении владелец или уполномоченный им орган обязан ознакомить работника под расписку в личной карточке (типовая ведомственная форма №п-2, утвержденная приказом Минстата Украины от 27.10.95 г. №277, в которой должна повторяться соответствующая запись из трудовой книжки (вкладыша) 3.

2 О новом дне увольнения издается приказ и вносится запись в трудовую книжку работника. Ранее внесенная запись о дне увольнения признается недействительной в порядке, установленном п. 2.10 Инструкции №58.

3 Министерства и ведомства по соглашению с соответствующими отраслевыми профсоюзами могут в качестве исключения разрешить предприятиям, работающим в условиях территориальной разобщенности (подчиненные структурные подразделения расположены на большом расстоянии), проводить ознакомление с записями, внесенными в трудовую книжку, в заочном порядке путем направления владельцем книжек соответствующих уведомлений с последующей отметкой об этом в личной карточке.

Сведения о взысканиях в трудовую книжку не заносятся .

Число, месяц и год записывают арабскими цифрами. Например, если работник принят на работу 11 марта 2004 года, то в графе 2 трудовой книжки следует записать 11.03.2004. Все записи выполняются аккуратно, шариковой или перьевой ручкой, чернилами черного, синего или фиолетового цветов. Заверяются печатью только записи:

- об увольнении

- о награждениях и поощрениях.

Отдельно рассмотрим внесение сведений о работе. В графе 3 раздела Відомості про роботу как заголовок пишется полное наименование предприятия. Под этим заголовком в графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи, в графе 2 указывается дата приема на работу. После этого в графе 3 записывается: Прийнятий або призначений до такого-то цеху, відділу, підрозділу, на дільницю, виробництво с указанием его конкретного наименования, а также работы, профессии или должности и присвоенного разряда (см. образец 1).

Образец 1

Образец внесения сведений о работе в трудовую книжку

Как нужно правильно заполнять книгу движения трудовых книжек

Содержание статьи

Существуют Правила по ведению и хранению трудовых книжек. изготовлению бланков для них и обеспечению ими работодателей. Они предусматривают, что все трудовые документы работников, вкладыши, находящиеся в них, а также запасные их бланки должны фиксироваться в специальном журнале, а именно в книге учета движения трудовых книжек . Чтобы документ содержал достоверную информацию, нужно знать, как правильно заполнить книгу движения трудовых книжек.

Регистрационная форма трудовой книжки

Учет документации осуществляется благодаря регистрации в определенной форме. Регистрация представляет собой занесение записи учетных данных о документе строго по установленному образцу, где должны быть указаны факты о создании трудовой книжки, ее отправлении или же получении. Регистрации подвергается вся документация, которая связана с исполнением, учетом и использованием в справочных целях. При регистрации документа происходит включение его в информационно-поисковую систему фирмы по присвоенному ему регистрационному номеру.

Понятие о регистрации документов, значение этой процедуры с юридической стороны и значимость процесса в делопроизводстве показывают, что кадровой службе любой организации приходится работать с большим числом регистрационных журналов и книг, которые в большинстве случаев не имеют строгой формы. Исключением является журнал, регистрирующий трудовые книжки. Приходно-расходная книга, предусмотренная в бухгалтерии, содержит информацию о вкладышах и бланках книжки, тогда как в книге учета движения хранятся данные о заполненных бланках книжек и их вкладышей. Вся эта работа ведется людьми из кадровой службы или теми, кто является ответственным за кадровое делопроизводство.

Форма, предусмотренная для книги учета

Ранее, до 1974 года, форма книги о движении трудовой документации имела 14 граф, но после постановления Минтруда России был введен новый образец, включающий в себя на одну графу меньше. Вследствие этого было внесено незначительное изменение: две графы, которые до этого момента отражали информацию о том, сколько в рублях и копейках было получено с претендента за бланк трудовой книжки при ее первоначальном оформлении или за бланк вкладыша, были объединены в общую графу с записью о сумме в рублях. При всем этом книга отличается от прочих учетных форм существенной особенностью.

Книга движения трудовых книжек заполняется не на протяжении всего календарного года, как многие формы по учету документации, а до того момента, как все ее страницы будут использованы по назначению, поэтому  ведется несколько лет.

Как правильно завершить книгу

Проблема решается иным способом, если в организации велся учет в книге по произвольной форме. В таком случае книгу, которая не соответствует официально установленной, нужно закрыть, при этом дается пояснение о причине прекращения ее ведения и делается пометка об общем количестве зарегистрированных в документе трудовых книжек всех работающих в организации. После проведения этой процедуры начинается учет по строго установленной форме.

Стоит принять к сведению, что та книга, которая оказалась «неправильной», ни в коем случае не должна быть уничтожена. Это связано с тем, что в ней содержится информация не только о работниках, принятых ранее, но и отметки о получении трудовых книжек увольняемых сотрудников.

Если работником были предоставлены вкладыши с предыдущего места работы, то вносятся данные только о трудовой книжке.

Как заполнять графы в книге учета движения трудовых книжек

Графы в книге по учету документации заполняются в соответствии с установленными правилами.

1. В первой графе должны находиться данные о регистрационных номерах как книжки, так и ее вкладышей. Обычно они регистрируются по очереди.
2. Во второй, а также третьей и четвертой должны быть пометки о дате приема на работу, а также дата заполнения бланков вкладыша и самой трудовой книжки. Прописываются и год, и число, и месяц.

Нужно заметить, что зачастую эти даты не совпадают по следующим причинам:

Итак, прием на работу и дата, когда была заполнена трудовая книжка. могут не совпадать. Если произошла подобная ситуация, то рекомендуется записывать в журнал учета данные о дне приема на работу. Дата вносится так же, как и в другие регистрационные формы и служебные документы: число и месяц прописываются арабскими цифрами, а год состоит из четырех.

1. Пятая графа содержит информацию о фамилии владельца трудовой книжки, его полном имени и отчестве. Не допускается запись инициалов.
2. В шестой графе делаются пометки о номере и серии трудовой книжки и, соответственно, ее вкладыша. Стоит заметить, что нужно внимательно отнестись к тому, как правильно заполнять книгу учета движения трудовых книжек в таких случаях:

Работники в возрасте могут предъявить документ старого образца, в котором отсутствуют серия и номер. Чтобы пустая графа не была воспринята как небрежность и невнимательность при заполнении журнала, в ней ставится прочерк.

Бланки и вкладыши трудовых книжек 1974 года содержали буквы АТ и римские цифры, номер же был семизначным. Современные бланки также содержат буквы, но цифр нет, они имеются в номере, который так и остался семизначным. На бланках трудовых документов колхозников также имеют место и номер, и серия.

Нужно быть внимательным при оформлении книжки впервые, так как она должна быть зарегистрирована в соответствующей книге по приходу и расходу. Использование неоприходованного бланка трудового документа недопустимо, ведь их серия и номер должны быть занесены в специальную книгу.

1. Седьмая графа несет в себе информацию о должности, на которую заступает работник. Пометка делается с учетом штатного расписания организации. Сначала указывается при заключении договора, а затем во всех документах по учету труда и его оплаты:

Также вместо профессии может быть записана конкретная рабочая функция.

1. В восьмой графе принято записывать подразделение компании, куда принят на работу сотрудник. В случае, если организация сложно структурирована, то во избежание путаницы и ошибок записывается не только подразделение, где будет выполнять свои функции работник, но и вышестоящий орган, в составе которого находится предыдущий.
2. Девятая графа содержит записи о дате и номере документа, на основании которого был принят работник. К примеру, протокол совещания участников общества с ограниченной ответственностью, распоряжение или же приказ о приеме на работу. Запись имеет место лишь при регистрации трудовых книжек (как предъявляемых сотрудником, так и при оформлении первый раз). Информация о регистрации вкладыша неприемлема в данной графе, поэтому никаких ссылок на приказ не должно быть, ставится прочерк.
3. В десятой графе должна быть поставлена подпись лица, которое приняло у работника трудовой документ или оформило его впервые. Подпись собственноручная и обычно принадлежит сотрудникам кадрового отдела организации.
4. В содержание одиннадцатой графы должны быть внесены пометки о сумме, которую отдал работник за бланк трудовой книжки или вкладыша. Правила хранения и ведения трудовых книжек не прописывают конкретную цифру, но указывают, что при осуществлении выдачи трудового документа или вкладыша работодатель берет с работника определенную плату, которая рассчитывается с учетом расходов на ее приобретение. Данный столбец заполняется тогда, когда работник устраивается впервые. В остальных вариантах принято ставить прочерк, показывая таким образом, что деньги с сотрудника не были приняты.

Также, если организация имеет возможность выдавать трудовые книжки и их вкладыши бесплатно, и это зафиксировано в правилах внутреннего распорядка, то в одиннадцатой графе ставится прочерк, который будет свидетельствовать о том, что в данной компании эта информация не вносится.

1.  Как двенадцатая, так и тринадцатая графа заполняется при увольнении работника. В двенадцатой указывается дата, когда сотруднику возвращается трудовая книжка, а в тринадцатой он оставляет свою подпись.

Если же в день увольнения работник не смог по каким-либо причинам забрать документ, то работодатель должен отправить работнику уведомление о том, что ему необходимо забрать трудовую книжку или дать разрешение на то, чтобы она была отправлена по почте. В таком случае в графах указывается:

Если за период работы сотруднику был выдан вкладыш, то он расписывается за него отдельно, ведь регистрация этого документа выделена отдельной строкой.

Исправление записей

Если учитывать тот факт, что записи в книгу учета заносятся от руки, то кадровик может допустить ошибку, которая непременно должна быть исправлена. Однако нет конкретных правил о том, как именно должны исправляться такие записи. Поэтому одним из вариантов по исправлению ошибок в рукописных документах и формах регистрации является зачеркивание одной чертой. При этом написанное закрепляется пометкой об исправлении и подписью сотрудника кадровой службы, который внес изменения в документ. Единственный минус данного метода – это отсутствие места для пояснения и подписи.

В связи с наличием такой проблемы, можно применить один из способов исправления ошибок в трудовой книжке, а именно под неверной записью делается пометка о том, что она недействительна, и ниже вносятся новые данные. Никакие зачеркивания не потребуются.

Требования для книги учета

Кроме знаний о том, как заполнить документ, в котором будет зафиксировано движение трудовых книжек, нужно следить за тем, чтобы книга соответствовала следующим требованиям:

После того, как книга была заполнена от первого до последнего листа, начинается ведение нового документа по учету движения трудовых книжек. Заполненная книга не сдается в архив, а остается на рабочем месте одного из работников кадрового состава организации, так как она понадобится при увольнении работника, которому нужно будет расписаться в журнале.

В последующем книга учета трудовых книжек и их вкладышей сдается по описи в архив организации. Хранение данного документа происходит до определенного срока, а именно 50 лет.

Вместе с этим материалом часто читают:

Учет и хранение трудовых книжек

Работодатель обязан учитывать и хранить трудовые книжки работни­ков, вкладыши в них, а также чистые бланки (п. 40 Правил № 225). С этой целью работодатель должен вести:

· приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладышей в нее

· книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Формы книг утверждены Постановлением Минтруда РФ от 10.10.03 № 69 и содержатся в Приложениях № 2 и № 3 к данному приказу соответст­венно. Обе книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печа­тью или опломбированы.

Нормативными правовыми актами не урегулирована ситуация замены старых книг (если в них закончилось место для записей) на новые. При этом, учитывая обязательность их ведения, работодатель должен вместо книги, в которой закончилось место, завести новую. Поскольку в результа­те нумерации книги определяется общее количество страниц и таким обра­зом обеспечивается сохранность книги от изъятий и вложений, нумерация страниц каждой новой книги должна начинаться заново. Таким образом, если в старой книге 50 страниц, в новой книге начинать нумерацию нужно не с 51-й, а с 1-й страницы.

Трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек, не полученные работ­никами при увольнении либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками, хранятся в течение двух лет в кадровой службе организа­ции отдельно от остальных трудовых книжек. По истечении указанного сро­ка невостребованные трудовые книжки хранятся в архиве организации в те­чение 50 лет, а затем подлежат уничтожению в установленном порядке.

Учет бланков трудовой книжки и вкладышей в них

В соответствии с п. 41 Правил № 225 в приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, которая ведется бухгал­терией организации, вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка.

Бланки как бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обес­печить их сохранность (п. 42 Правил № 225, п. 6.2 Положения о докумен­тах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденного Минфином СССР от 29.07.83 № 105). Пунктом 44 Правил № 225 установлена обязан­ность работодателя постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладыша в нее.

Работодатель приобретает бланки трудовых книжек и вкладыши в них за плату на основании договора с уполномоченным лицом (п. 46 Правил N° 225). При выдаче работнику трудовой книжки и вкладыша в нее взимается плата в размере расходов на их приобретение (п. 47 Правил № 225). Это не относится к случаям:

· неправильного первичного заполнения трудовой книжки или вкла­дыша в нее, а также их порчи не по вине работника (п. 48 Правил № 225)

· массовой утраты трудовых книжек в результате чрезвычайных си­туаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства) (п. 34 Пра­вил № 225).

В данных ситуациях стоимость испорченного бланка оплачивает рабо­тодатель.

Порядок обеспечения работодателя бланками трудовой книжки и вкладыша в нее разработан в соответствии с п. 3 Постановления Прави­тельства РФ от 16.04.03 № 225. Их изготавливает Объединение государст­венных предприятий и организаций по производству государственных зна­ков - Объединение ГОЗНАК Минфина РФ (п. 2 Порядка обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку, утвержденного Приказом Минфина РФ от 22.12.03 N° 117н).

Обеспечение работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в нее, отвечающими требованиям, установленным Госзнаком, может осуще­ствляться юридическими лицами и ИП (распространителями).

Обеспечение работодателей на платной основе бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку осуществляется на основании до­говора, заключенного с Госзнаком или распространителем.

Доставка работодателям бланков трудовой книжки и вкладышей в трудовую книжку осуществляется службами доставки защищенной поли­графической продукции, либо работодателем со склада Госзнака или рас­пространителя, либо иным способом по соглашению сторон в соответствии с законодательством РФ.

Лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, обязано сообщать в бухгалтерию работодателя по окончании каждого месяца о наличии блан­ков трудовой книжки и вкладыша в нее и о суммах, полученных за оформ­ленные трудовые книжки и вкладыши в них (п. 42 Правил № 225).

Если при заполнении бланка трудовой книжки или вкладыша в нее он был испорчен, то такой бланк подлежит уничтожению с составлением со­ответствующего акта, в который можно вклеить вырезанные серию и номер из испорченного бланка в подтверждение уничтожения.

Учет движения трудовых книжек и вкладышей в них

В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, которая ведется кадровой службой или другим подразделением организации, оформляющим прием и увольнение работников, регистрируются все тру­довые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а так­же трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, вы­данные работникам вновь.

При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник рас­писывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Данную книгу можно купить уже в готовом виде, а можно и изгото­вить самим. В этом случае необходимо соблюсти некоторые требования:

· обложка книги должна быть твердой, подойдет плотная бумага или картон формата А4, на ней необходимо наклеить этикетку с названием ор­ганизации, самого журнала или книги, а также дату начала и окончания журнала:

Источники: working-papers.ru, moiblanki.ru, dtkt.com.ua, opersonale.ru, shans-i.narod.ru