ПИСЬМО - ЗАПРОС

Письмо-запрос (Inquiry или enquiry) компания посылает, когда хочет:

· Получить подробную информацию о товарах (goods).

· Узнать, имеются товары в наличии (availability of goods).

· Уточнить время и сроки поставки (delivery dates).

· Получить информацию об условиях поставки и скидках (terms and discounts), способе транспортировки (method of transportation), страховании (insurance).

· Получить информацию о ценах на товары (prices of goods).

· Получить каталоги (catalogues) и образцы товара (samples of goods) и т.д.

При написании писем-запросов следует как можно более подробно изложить суть вопроса, что позволит Вашему деловому партнеру сократить время на составление ответа.

Если обращение с запросом в данную компанию идет первый раз, то в письмо необходимо включить следующие пункты:

1. Указание на источник информации о данной компани и ее товаре.

2. Суть вопроса.

3. Краткие сведения о Вашей фирме или организации.

4. Выражение надежды на сотрудничество.

При повторном запросе в письмо обычно включается только второй пункт. Как и большинство других деловых писем, письмо-запрос, как правило, печатается на фирменном бланке, на котором указаны название компании-отправителя запроса, ее почтовый адрес, номера телефонов и факса.

Клише и выражения писем-запросов:

К п.1:

· We read your advertisement in. - Мы прочитали Вашу рекламу в.

· With regard to your advertisment in. of. we would ask you. - В связи с публикацией Вашей рекламы в. от. мы хотели бы попросить Вас.

· We have heard of your products from. - Мы узнали о продукции Вашей компании из.

· We have seen your current catalogue showing. - Мы обратили внимание на Ваш последний каталог, в котором описаны.

К п.2:

· We are interested in buying ( importing, etc.). - Мы хотели бы купить (импортировать и т.п.).

· Please inform us (let us know) as soon as possible. - Просим сообщить нам как можно скорее.

· We would ask you to let us have a quotation for. - Сообщите нам, пожалуйста, расценки на.

· We would like to have further details about. - Мы бы хотели получить более подробную информацию о.

К п.3:

· In connection with this. - В связи с этим.

· Our company was founded in. - Наша компания была основана в. году.

· For over. years our company has imported from western countries. - Более, чем. лет наша компания импортирует из западных стран.

· If your prices are competitive we may be able to let your have regular orders. - Если Ваши цены устроят нас, мы будем регулярно заказывать Вашу продукцию.

· We look forward to your early reply. - С нетерпением ждем Вашего ответа.

Как написать запрос?

Работая журналистом, не всегда ты можешь найти информацию в открытом источнике. К ней приходится добираться. Но ведь никто ее просто так для тебя не откроет. За фактами приходится обращаться к высокопоставленным чиновникам, работникам пресс-служб различных организаций, а для того, чтобы узнать у них что-нибудь, порой одного звонка не хватает, нужно писать запрос.

Наверное, все мы писали в свои годы объяснительные или заявление. Запрос - это что-то похожее, только пишется на специальном бланке, который затем подписывается главным редактором.

Перед тем как начать писать, стоит найти того человека, который сможет ответить на ваш запрос. Для этого стоит позвонить в ту организацию, куда будет направлен вас запрос и спросить, кто будет компетентен в интересующем вас вопросе. Иначе, если вы отправите вас запрос просто в организацию, вероятность получить его обратно с ответом снижается наполовину. А получить его в срок, когда информация будет устаревшей, вам также не хочется.

В вашем запросе, обязательно стоит указать контактную информацию. Иначе вы заранее говорите, что ответ на запрос вам нужен неизвестно когда, а доставить его нужно неизвестно куда. Если раньше было достаточно указать только номер телефона, сейчас этого уже мало. Чем больше видов связи будет указано вами, тем лучше для вас, так как доставить информацию будет возможно в кратчайшие сроки.

Безусловно стоит указать, что информация вам нужна как можно скорее. Иначе ваше письмо может пролежать ровно тот срок, который прописан в законе о печати. И не факт, что вам на него дадут ответ, потому что многие запросы по истечению нескольких дней могут быть не нужны. Многие люди иногда не отвечают на первичный запрос. Вот если ему присылают вторичный, значит ответить стоит.

В теле запроса стоит указать цель получения информации. Желательно, чтобы она была как можно важнее. Можно указать, что у вас готовиться материал для следующего номера, а можно сослаться на подготовку важной программы, которая должна будет пойти в эфир через несколько дней.

Особое внимание стоит уделить моменту, когда вы будете обращаться к чиновнику или лицу, который должен предоставить вам информацию. Лучше всего назвать его по имени и отчеству. Так он на подсознательном уровне расценит ваше письмо вне конкуренции с другими. Поэтому шансы на получение ответа в таком случае возрастают в несколько раз.

В теле письма лучше всего писать, что информацию требует редакция для журналиста. Так перед высокопоставленными лицами будет висеть груз ответственности перед СМИ, а именно перед вашим редактором.

Ежели вам не предоставили информацию, не стоит обращаться сразу в суд. Это будет не правильно. Сначала нужно обжаловать организацию в вышестоящее заведение. И только после этого вы можете подавать иск в суд. Если этого не сделаете, то в суде вашу заявку даже не будут рассматривать.

Чтобы более наглядно понять как написать запрос, я сделаю пример, которым вы в дальнейшем можете руководствоваться.

Итак, в правом углу мы пишем кому и от кого. Затем по середине само заявление и в конце дата и роспись с печатью. Например:

Заместителю директора колхоза Заря Ивану Ивановичу Иванову

Редакции газеты Наши Ведомости

Заявление

Просим вам Иван Иванович предоставить информацию редакции газеты Наши Ведомости журналисту Петрову о заработной плате трактористов различных разрядов в вашем колхозе. Желательно дать информацию в ближайшие три дня, в связи с подготовкой материала, который будет темой следующего номера.

Информацию можно предоставить по телефону: номер

На электронный ящик: название

А также по факсу: номер

С уважением, главный редактор.

Дата подпись и печать

Пример, который приведен выше может служить хорошим образцом для тех, кто будет писать запрос впервые, вам остается только вставить ваш текст и отправить нужному лицу.

Казалось бы запрос - довольно пустяковая вещь, но без него читатели редко видели бы интересующую их информацию так часто как это происходит. А так статистические данные, присылают прямо в редакцию. Их остается только обработать. С помощью запроса можно узнать не только цифры, но и стараться открывать тайны, которых так много у чиновников. Ведь в соответствии с законом ответ на запрос должен быть обязательным.

Деловые письма: просьбы и запросы

Ведущее издание для профессионалов

Рубрика: Топ-секретарь

В системе документных коммуникаций деловые письма – самые массовые документы, а среди деловых писем самой распространенной разновидностью являются письма-просьбы и письма-запросы. Как их правильно составить и оформить? Это важно знать всем секретарям.

Письма-просьбы составляются в целях инициирования определенных действий адресата, необходимых автору письма. В управленческой деятельности огромное количество ситуаций дает повод для составления таких писем. Это может быть относительно простая ситуация, в которой не требуется излагать сложную в событийном отношении информацию, приводить какую-либо аргументацию, убеждать адресата. В таких случаях письмо-просьбу лучше начинать непосредственно с изложения самой просьбы, например:

Однако далеко не все ситуации в управленческой деятельности так просты. Большая часть ситуаций требует при составлении писем-просьб обоснования или, иначе говоря, объяснения, в связи с чем, почему, с какой целью составляется письмо. Как правило, обоснование необходимо для того, чтобы воздействовать на адресата, убедить его поступить вполне определенным образом, так, как этого хотелось бы или необходимо автору письма. Если письмо-просьба содержит обоснование, то чаще всего оно предшествует изложению просьбы, например (знаком // показана граница между частями текста письма):

В связи с тем что служебные обязанности работников Администрации связаны с поездками по территории района, // убедительно просим выделить средства на приобретение двух новых служебных автомобилей “Волга” для нужд Администрации. В связи с расширением ассортимента выпускаемой нами продукции // просим Вас предоставить нам информацию о новых технологических и дизайнерских разработках холодильников и морозильных камер “Стинол”.

Русский язык принадлежит к числу языков с относительно свободным порядком слов. В любом из приведенных выше текстов мы можем поменять местами части предложения без особого ущерба для смысла, например:

Убедительно просим выделить средства на приобретение двух новых служебных автомобилей “Волга” для нужд Администрации // в связи с тем, что служебные обязанности работников Администрации связаны с поездками по территории района. Просим Вас предоставить информацию о новых технологических и дизайнерских разработках холодильников и морозильных камер “Стинол” // в связи с расширением ассортимента выпускаемой нами продукции.

Фразы, в которых сначала излагается основная мысль письма, а затем приводится аргументация, имеют особую стилистическую окраску: они всегда воспринимаются как более экспрессивные, чем фразы, построенные по принципу “обоснование – заключение”. Однако деловому стилю чужда какая бы то ни было экспрессия, в нем почти всегда предпочтение отдается стилистически нейтральным языковым средствам, поэтому более правильными являются фразы, в которых сначала приводится объяснение, дается обоснование, а затем излагается существо дела. Составляя письмо-просьбу, старайтесь, чтобы обоснование и заключительная часть (просьба) грамматически являлись одним предложением. Даже в тех случаях, когда в обосновании даются ссылки на нормативные документы, излагаются факты, события, не выделяйте обоснование в отдельное предложение, иначе для изложения просьбы вам придется использовать обороты типа: “В связи с вышеизложенным просим…”, “Учитывая вышеизложенное, просим…”, “В связи с чем просим…” и т. п. Эти конструкции не несут информации и делают текст более сложным и с точки зрения структуры, и с точки зрения восприятия. Письма-просьбы могут составляться и в еще более сложных управленческих ситуациях. Схематически такую ситуацию можно представить следующим образом:

Письмо, составленное в такой ситуации, будет восприниматься легче, если содержание изложено в последовательности, отражающей логику развития самой ситуации. В структуре письма в этом случае можно выделить три части: введение (описание событий, фактов, непосредственно влияющих или могущих повлиять на управленческую ситуацию), обоснование (объяснение причин, по которым необходимо обращаться к адресату с просьбой), заключение (просьба), например (коммуникативно-смысловые части письма отделены знаком //):

По имеющимся у нас данным, на Курском и Белгородском сахароперерабатывающих заводах, являющихся основными поставщиками сахара в Москву и Московскую область, в течение марта – апреля текущего года должны проводиться плановые профилактические работы, графики проведения которых по срокам не согласованы. // В связи с тем что в период профилактических работ значительно снизится выпуск сахара и его поступление потребителям, // просим Вас провести рабочее совещание с участием представителей правительства Москвы по вопросу обеспечения поставок сахара в Московский регион на период частичной остановки указанных заводов.

Независимо от структуры текста просьба в письме формулируется с помощью глагола “просить”. В письмах, оформляемых на бланках организаций, используется форма глагола 1-го лица множественного числа:

Просим Вас сообщить информацию о…, Просим Вас предоставить данные о…, Обращаемся к Вам с просьбой о…, Просим Вас провести… и др.

В письмах, оформляемых на бланках должностных лиц, используется форма глагола 1-го лица единственного числа:

В одном письме может содержаться несколько просьб (желательно по одному вопросу). В этом случае сначала формулируется основная просьба, а затем – остальные, при этом используются следующие языковые обороты:

В коммерческой деятельности в тексте запроса, как правило, указывают: наименование товаров (услуг) условия, на которых автор письма хотел бы их получить количество и/или качество сроки поставки товара или оказания услуг цену и другие сведения. В коммерческом запросе используются следующие выражения:

Письмо-запрос

Письмо-запрос – служебное письмо, направляемое для получения каких-либо официальных сведений или документов.

В целом письма-запросы составляются так же, как письма-просьбы. Письма-запросы, как правило, подписываются руководителем организации или официально уполномоченным на это должностным лицом.

Текст письма-запроса должен содержать обоснование необходимости предоставления материалов или сведений и собственно изложение запроса. В обосновании могут заключаться ссылки на законодательные и иные нормативные акты, организационно-правовые документы, так как организация не имеет права запрашивать сведения, не обусловленные ее функциональной деятельностью.

Письмо-запрос требует письма-ответа.

Правила оформления письма-просьбы соответствуют общим правилам оформления деловых писем (см. здесь)

Пример письма-запроса Вы можете посмотреть здесь

Образец письма-просьбы делопроизводство

Направьте внимание на внешний облик подписи, так как трясущиеся полосы и рваные буковкы не внушают доверия. Я доставила девченку в ближний травмпункт, позвонила на работу её родителям, после чего отправилась на работу. Как верно и корректно написать письмо конкретно в налоговую желала. В данном примере не совершенно понятно, какая помощь требуется от адресата. В деловом письме, после маленького вступления, где уточняется по какому поводу, излагается сущность дела указываются числа и факты.

Следует осознавать, не забывать и верно использовать поля кому, копия. Письмо на имя генерального директора должен подписывать также. Не страшитесь подписывать письмо от имени замдиректора, редактора, издателя либо директора по маркетингу. Можно написать служебную записку прошу вас обеспечить службу кип и а новыми электронными схемами в связи с тем, что старенькые устарели. Шапка делового письма должна содержать наименование компании-получателя с указанием фио и должности лица-получателя (в правом верхнем углу). Помогите написать пояснительную записку на директора школы.

Как написать деловое письмо - деловой этикет

Приглашение непременно должно содержать внутри себя информацию о месте и времени проведения мероприятия, также его заглавии. Чтоб написать письмо-просьбу, нужно следовать общим правилам деловой. Помогите составить либо написать письмо в администрацию городка по поводу отведения места парковки для машин около школы. Знать, как верно написать жалобу, должен каждый человек, потому что это. Достоинства излагаются коротко и верно, а текст отодвигается в нижнюю половину странички, облегчая восприятие материала. Но сейчас нам могут высчитать пени а нашей организации ох как это не надо. Мне пришлось вмешаться в ситуацию, потому что девченка была очень испугана и рыдала, а её рана кровоточила. Всё о деловой переписке правила написания и эталоны деловых писем. К примеру, вы решили выслать письмо в другую компанию и не.

Источники: www.delovodstvo.ru, www.znaikak.ru, www.sekretariat.ru, business-letters.ru, about-avto-all.ru