Должностная инструкция помощника директора

Должностная инструкция помощника директора

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность помощника директора по общим вопросам.

1.2. Помощник директора по общим вопросам назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом директора предприятия.

1.3. Помощник директора по общим вопросам подчиняется непосредственно генеральному директору общества.

1.4. Помощник директора по общим вопросам должен знать:

- постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся административно-хозяйственного обслуживания структуру предприятия, учреждения, организации и перспективы ее развития средства связи, вычислительной и организационной техники порядок и сроки составления отчетности средства механизации ручного труда порядок приобретения оборудования, мебели, инвентаря, канцелярских принадлежностей и оформления расчетов за услуги основы экономики, организации труда, производства и управления законодательство о труде Правила внутреннего трудового распорядка правила и нормы охраны труда.

1.6. В период временного отсутствия помощника директора по общим вопросам его обязанности возлагаются на офис-менеджера.

2. ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

Помощник директора по общим вопросам:

2.1. Осуществляет и контролирует выполнение мероприятий, обеспечивающих рациональное использование автомобильного транспорта организации, а также:

· Организует работу по приему, обработке, отправлению по назначению поступающих грузов, документов и корреспонденции, обеспечению их сохранности и своевременной доставки адресатам.

· Осуществляет контроль за наличием необходимых видов транспорта, организацией правильной транспортировки.

· Принимает меры по выполнению плана перевозок, сменного задания водителями автомобилей

· Заполняет, выдает и принимает путевые листы и товарно-транспортные накладные.

· Осуществляет регистрацию путевой документации и учет работы транспортных средств.

· Контролирует правильность записей показаний спидометра и получения горюче-смазочных материалов (ГСМ).

· Выявляет в путевых листах записи о допущенных водителями нарушениях правил дорожного движения и докладывает о них руководству.

· Сопоставляет полученные данные о работе транспортных средств со сменно-суточными заданиями, выявляет отклонения и причины их возникновения.

· Контролирует соблюдение водителями транспортных средств дорожно-транспортной дисциплины, ведет учет работы транспортных средств.

· Извещает грузополучателей о времени прибытия грузов в их адрес.

2.2. Обеспечивает хозяйственное обслуживание и надлежащее состояние в соответствии с правилами и нормами производственной санитарии и противопожарной защиты здания в котором расположены офисные помещения общества, а также контроль за исправностью оборудования (освещения, систем отопления, вентиляции и др.).

2.2. Принимает участие в разработке планов текущих и капитальных ремонтов и составлении смет хозяйственных расходов.

2.3. Организует проведение ремонта помещений, осуществляет контроль за качеством выполнения ремонтных работ.

2.5. Решает вопросы по приобретению и хранению канцелярских принадлежностей, необходимых хозяйственных товаров, оборудования и инвентаря, обеспечивает ими структурные подразделения, а также ведет учет их расходования и составление установленной отчетности.

2.6. Контролирует рациональное расходование материалов и средств, выделяемых для хозяйственных целей.

2.7. Руководит работами по благоустройству территории офиса, а так же следит за состоянием и своевременным ремонтом мебели.

2.8. Обеспечивает выполнение противопожарных мероприятий и содержание в исправном состоянии пожарного инвентаря.

3. ПРАВА

Помощник директора по общим вопросам имеет право:

3.1. Давать подчиненным ему сотрудникам и службам поручения, задания по кругу вопросов, входящих в его функциональные обязанности.

3.2. Контролировать выполнение заданий и работу, своевременное выполнение отдельных поручений и заданий подчиненной ему службы и работников.

3.3. Запрашивать и получать необходимые материалы и документы, относящиеся к деятельности помощника директора по общим вопросам.

3.4. Вступать во взаимоотношения с подразделениями сторонних организаций для решения оперативных вопросов производственной деятельности, входящей в компетенцию помощника директора по общим вопросам.

4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

Помощник директора по общим вопросам несет ответственность за:

4.1. Результаты и эффективность производственной деятельности.

4.2. Необеспечение выполнения своих функциональных обязанностей, а также за результаты работы.

4.3. Недостоверную информацию о состоянии выполняемой работы.

4.4. Невыполнение приказов, распоряжений и поручений директора общества.

4.5. Непринятие мер по пресечению выявленных нарушений правил техники безопасности, противопожарным и другим правилам, создающим угрозу деятельности общества, его работникам.

4.6. Необеспечение соблюдения трудовой и исполнительской дисциплины работниками отдела.

5. УСЛОВИЯ РАБОТЫ

5.1. Режим работы помощника директора по общим вопросам определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в обществе.

5.2. Для решения оперативных вопросов по обеспечению производственной деятельности отдела помощник директора по общим вопросам распоряжается транспортом в общем порядке.

Должностная инструкция ассистента (помощника) генерального директора

Чем полезна профессия ассистента (помощника) генерального директора? Прежде всего тем, что развивает в человеке следующие личностные качества, интересы, склонности:

Образец должностной инструкции (обязанностей) ассистента генерального директора

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

Фамилия И.О. ________________

«________»_____________ ____ г.

1. Общие положения

1.1. Ассистента (помощника) генерального директора относят к категории специалистов.

1.2. Ассистента (помощника) генерального директора назначают на должность и освобождают от нее по приказу генерального директора компании.

1.3. Ассистент (помощник) генерального директора непосредственно подчиняется генеральному директору компании.

1.4. Во время отсутствия ассистента (помощника) генерального директора его обязанности и права переходят к другому должностному лицу, о чем объявляют в приказе организации.

1.5. Назначается на должность ассистента (помощника) генерального директора лицо, которое отвечает следующим требованиям: неполное высшее образование или полное высшее образование, нание офисной техники (копир, факс, принтер, сканер), программ Microsoft Office (Excel, Word) или аналогичных, делопроизводства, стаж аналогичной работы от года, з.

1.6. Ассистент (помощник) генерального директора руководствуется в собственной деятельности:

- данной должностной инструкцией

- законодательными актами Российской Федерации

- Правилами внутреннего трудового распорядка, Уставом компании, прочими нормативными актами компании

- распоряжениями и приказами начальства.

2. Должностные обязанности ассистента (помощника) генерального директора

Ассистент (помощник) генерального директора выполняет такие должностные обязанности:

2.1. Составляет план рабочего дня генерального директора (звонки, встречи, прием и так далее).

2.2. Производит техническое обеспечение работы генерального директора (заказ билетов, транспорта организацию переговоров, встреч др.)

2.3. Сопровождает в поездках, на встречах генерального директора и так далее

2.4. Принимает участие в деловых встречах, переговорах, специальных приемах составляет протоколы и другие документы, которые оформляют результат и ход переговоров, встреч.

2.5. Согласовывает по поручению генерального директора отдельные вопросы с работниками структурных подразделений, доводит до них распоряжения и указания начальника регулирует исполнение распоряжений и указаний.

2.6. Проводит сбор информации и материалов, которые необходимы генеральному директору, подготавливает справочные, аналитические, информационные и другие материалы и предоставляет их начальнику.

2.7. Получает корреспонденцию, поступающую на рассмотрение генерального директора, ведет делопроизводство, принимает личные заявления и документы на подпись генерального директора, ведет их регистрацию и учет, передает начальнику.

2.8. Организует прием посетителей, ведет запись на прием к начальнику.

2.9. Составляет по поручению генерального директора запросы, письма, прочие документы.

2.10. Исполняет работу по подготовке совещаний и заседаний, которые проводятся генеральным директором ( регистрация и сбор материалов, которые необходимы, оповещение участников о месте и времени проведения, повестке дня), оформляет и составляет протоколы совещаний и заседаний.

2.11. Исполняет особые служебные поручения генерального директора.

3. Права ассистента (помощника) генерального директора

Ассистент (помощник) генерального директора имеет право:

3.1. Получать информацию, включая конфиденциальную, в объеме, который необходим для решения конкретных задач.

3.2. Представлять начальству предложения по улучшению работы компании.

3.3. Запрашивать по поручению специалистов или начальника от подразделений предприятия или лично документы и информацию, которые необходимы для исполнения его должностных обязанностей.

3.4. Требовать от начальства создать нормальные условия для сохранности всех документов, которые образуются в результате деятельности компании и исполнения служебных обязанностей.

3.5. Принимать решения в границах компетенции.

4. Ответственность ассистента (помощника) генерального директора

Ассистент (помощник) генерального директора ответственен:

4.1. За неисполнение или некачественное исполнение должностных обязанностей, которые предусмотрены этой должностной инструкцией, — в границах, которые установлены трудовым ныне действующим законодательством РФ.

4.2. За несоблюдение действующих приказов, инструкций и распоряжений по сохранению конфиденциальной информации и коммерческой тайны.

4.3. За нарушение внутренних правил трудовой дисциплины, трудового распорядка, правил противопожарной безопасности и техники безопасности.

Ассистент - помощник высококлассного специалиста. Должностные обязанности ассистента генерального директора, прежде всего, включают в себя помощь первому лицу компании. Образец должностной инструкции (обязанностей) ассистента генерального директора может включать и довольно специфические требования и обязанности (к примеру, знание двух иностранных языков). Как бы там ни было, образец должностной инструкции ассистента (помощника) генерального директора поможет в составлении кадрового документа.

Типовой образец

Утверждаю

___________________________________ (Фамилия, инициалы)

(наименование организации, пред- ________________________

приятия и т.п. его организационно- (директор или иное долж-

правовая форма) ностное лицо, уполномо-

ченное утверждать долж-

по основным вопросам деятельности

______________________________________________

(наименование организации, предприятия и т.п.)

Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена на

основании трудового договора с __________________________________________

(наименование должности лица, на которого

______________________________________________________ и в соответствии с

составлена настоящая должностная инструкция)

положениями Трудового кодекса Российской Федерации и иных нормативных

актов, регулирующих трудовые правоотношения в Российской Федерации.

I. Общие положения

1.1. Помощник директора относится к категории технических

исполнителей, принимается на работу и увольняется с нее приказом

директора предприятия.

1.2. На должность помощника директора назначается лицо, имеющее

высшее профессиональное образование, без предъявления требований к стажу

работы, или среднее профессиональное образование и стаж работы по

специальности не менее _________ лет.

1.3. Помощник директора непосредственно подчиняется руководителю

________________________________________________________________________.

(предприятия, организации, структурного подразделения)

1.4. Во время отсутствия помощника директора (отпуск, болезнь и пр.)

его обязанности выполняет заместитель, назначаемый в установленном

порядке и несущий полную ответственность за надлежащее исполнение

возложенных на него обязанностей.

1.5. В своей деятельности помощник директора руководствуется:

- нормативными документами по вопросам выполняемой работы

- методическими материалами, касающимися соответствующих вопросов

- уставом предприятия

- правилами трудового распорядка

- приказами и распоряжениями директора предприятия

(непосредственного руководителя)

2.4. Организация приема посетителей.

III. Должностные обязанности

Для выполнения возложенных на него функций помощник директора

предприятия обязан:

3.1. Осуществлять работу по организационно-техническому обеспечению

административно-распорядительной деятельности руководителя предприятия.

3.2. Принимать поступающую на рассмотрение руководителя

3.5. Готовить документы и материалы, необходимые для работы

руководителя.

3.6. Следить за своевременным рассмотрением и представлением

структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов,

поступивших на исполнение, проверять правильность оформления

подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись,

обеспечивать качественное их редактирование.

3.7. Организовывать проведение телефонных переговоров руководителя,

записывать в его отсутствие полученную информацию и доводить до его

сведения ее содержание, передавать и принимать информацию по

приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу и т.п.), а также

телефонограммы, своевременно доводить до его сведения информацию,

полученную по каналам связи.

3.8. По поручению руководителя составлять письма, запросы, другие

документы, готовить ответы авторам писем.

3.9. Выполнять работу по подготовке заседаний и совещаний,

проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение

участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация),

вести и оформлять протоколы заседаний и совещаний.

3.10. Осуществлять контроль за исполнением работниками предприятия

изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков

выполнения указаний и поручений руководителя предприятия, взятых на

контроль.

3.11. Вести контрольно-регистрационную картотеку.

3.12. Обеспечивать рабочее место руководителя необходимыми

средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями,

создавать условия, способствующие его эффективной работе.

3.13. Печатать по указанию руководителя служебные материалы,

необходимые для его работы, или вводить текущую информацию в банк данных.

3.14. Организовывать прием посетителей, содействовать оперативности

рассмотрения просьб и предложений работников.

3.15. Формировать дела в соответствии с утвержденной номенклатурой,

обеспечивать их сохранность и в установленные сроки сдавать в архив.

3.16. Копировать документы на персональном ксероксе.

3.17. _____________________________________________________________.

IV. Права

Помощник директора имеет право:

4.1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия,

касающимися его деятельности.

4.2. Вносить на рассмотрение руководства предложения по

совершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренными

настоящей инструкцией.

4.3. Получать от руководителей структурных подразделений,

специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения своих

должностных обязанностей.

4.4. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в

исполнении своих должностных обязанностей и прав.

V. Ответственность

Помощник директора несет ответственность:

5.1. За неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих должностных

Должностная инструкция помощника руководителя

Должностная инструкция помощника руководителя

I. Общие положения

1. Помощник относится к категории специалистов.

2. На должность помощника назначается лицо, имеющее профессиональное (техническое, экономическое, (высшее среднее) юридическое, пр.) образование, стаж административной работы не менее лет в (2 лет 3 лет др.) (указать направление) сфере бизнеса.

3. Помощник должен знать:

3.1. Структуру управления предприятием.

3.2. Внутреннюю и внешнюю политику предприятия.

3.3. Структуру и оборудование современного офиса.

3.4. Принципы представительства в государственных органах, органах местного самоуправления, сторонних организациях.

3.5. Принципы и методы администрирования.

3.6. Стандарты делопроизводства.

3.7. Основы этики и эстетики.

3.8. Правила делового общения.

3.9. Порядок систематизации, учета и ведения документации с использованием современных информационных технологий.

3.10. Правила внутреннего трудового распорядка.

4. Назначение на должность помощника и освобождение от должности производится приказом руководителя предприятия.

5. Помощник подчиняется непосредственно руководителю предприятия.

II. Должностные обязанности помощника

Помощник:

1. Планирует рабочий день руководителя (встречи, звонки, прием, пр.).

2. Осуществляет техническое обеспечение деятельности руководителя (заказ транспорта, билетов организацию встреч, переговоров др.)

3. Выезжает по заданию руководителя в краткосрочные командировки для решения вопросов, обозначенных руководителем.

4. Сопровождает руководителя на встречах, в поездках, пр.

5. Принимает участие в переговорах, деловых встречах, специальных приемах ведет протоколы и иные документы, оформляющие ход и результат встреч, переговоров.

6. Осуществляет связь с предприятиями, государственными органами и органами местного самоуправления для решения вопросов, обозначенных руководителем и не требующим непосредственного участия руководителя.

7. По поручению руководителя согласовывает отдельные вопросы с работниками структурных подразделений, доводит до них указания и распоряжения руководителя контролирует исполнение указаний и распоряжений.

8. Осуществляет сбор материалов и информации, необходимых руководителю, подготавливает аналитические, информационные, справочные и иные материалы и представляет их руководителю.

9. Ведет делопроизводство, получает адресованные руководителю почтовые и телеграфные отправления, ведет их учет и регистрацию, передает руководителю.

10. Ведет запись на прием к руководителю, организует прием посетителей.

11. Получает по поручению руководителя в государственных органах, органах местного самоуправления документы и информацию, необходимые руководителю.

12. Выполняет разовые поручения руководителя по организации работы персонала по определенному руководителем направлению.

13. Выполняет иные поручения руководителя в рамках служебных отношений.

III. Права помощника

Помощник имеет право:

1. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.

2. Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.

3. Запрашивать от руководства и специалистов подразделений предприятия информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.

4. Требовать от руководителя обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.

IV. Ответственность помощника

Помощник несет ответственность:

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, установленных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

2. За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, — в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

3. За причинение материального ущерба предприятию — в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

Новости от партнеров

Примерная должностная инструкция помощнику руководителя организации

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1. Помощник руководителя организации относится к категории специалистов.

2. На должность помощника руководителя организации назначается лицо, имеющее высшее образование, без предъявления требований к стажу работы.

3. В своей деятельности помощник руководителя организации руководствуется:

3.1. Нормативными правовыми актами, регламентирующими приоритетные направления развития соответствующей отрасли экономики.

3.2. Приказами и распоряжениями руководителя организации.

3.3. Уставом организации.

3.4. Настоящей должностной инструкцией.

4. Помощник руководителя организации должен знать:

4.1. Нормативные правовые акты, регламентирующие приоритетные направления развития соответствующей отрасли экономики.

4.2. Внутреннюю и внешнюю политику организации.

4.3. Профиль, специализацию и особенности организационно-управленческой структуры организации.

4.4. Структуру и оборудование современного офиса.

4.5. Принципы представительства в государственных органах, органах местного самоуправления, сторонних организациях.

4.6. Принципы и методы управления.

4.7. Организацию делопроизводства, связей с общественностью, средствами массовой информации.

4.8. Основы этики и эстетики.

4.9. Порядок делового общения.

4.10. Порядок систематизации учета и ведения документации с использованием современных информационных технологий.

4.11. Основы экономики, организации труда и управления.

4.12. Основы трудового законодательства.

4.13. Правила и нормы охраны труда и пожарной безопасности.

5. В случае временного отсутствия помощника руководителя организации (болезнь, отпуск, командировка и др.) его обязанности исполняет назначенный в установленном порядке заместитель, который приобретает соответствующие права и несет полную ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

2. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

6. Для выполнения возложенных на него функций помощник руководителя организации осуществляет следующие обязанности:

6.1. Выполняет работы, носящие аналитико-конструктивный и информационно-технический характер, а также работы общего характера по поручению и под непосредственным контролем руководителя.

6.2. Осуществляет информационно-техническую работу с документами, поступающими на имя руководителя и подписанными руководителем.

6.3. Подготавливает руководителю предложения по назначению лиц, ответственных за исполнение документов, поступающих на имя руководителя, осуществляет координацию их выполнения.

6.4. Участвует вместе с руководителем в составлении графика (планировании) его работы, деловых поездок, встреч и др. принимает меры по его соблюдению.

6.5. Осуществляет техническое обеспечение деятельности руководителя (заказ билетов, транспорта, организацию встреч, совещаний, переговоров и др.).

6.6. Сопровождает руководителя в деловых поездках, на встречах, специальных приемах и других мероприятиях, принимает в них непосредственное участие по вопросам, обозначенным руководителем, докладывает руководителю об итогах этих мероприятий.

6.7. Ведет протоколы и иные документы, оформляющие ход и результат встреч, переговоров, совещаний и др.

6.8. Осуществляет связь с организациями, государственными органами и органами местного самоуправления, общественностью, средствами массовой информации для решения вопросов, обозначенных руководителем и не требующих непосредственного участия руководителя.

6.9. По поручению руководителя согласовывает отдельные вопросы с работниками структурных подразделений, доводит до них указания и распоряжения руководителя, контролирует их выполнение.

6.10. Осуществляет сбор материалов и информации, подготавливает аналитические, информационные, справочные и иные материалы и представляет их руководителю.

6.11. Получает по поручению руководителя в государственных органах, органах местного самоуправления документы и информацию, необходимые руководителю.

6.12. Контролирует своевременное рассмотрение предложений, заявлений, жалоб, пришедших на имя руководителя.

6.13. Выполняет разовые поручения руководителя по организации работы персонала по определенному руководителем направлению.

6.14. Выполняет иные поручения руководителя в рамках служебных отношений.

7. Помощник руководителя организации имеет право:

7.1. Знакомиться с проектами решений руководства организации, касающихся его деятельности.

7.2. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.

7.3. Сообщать своему непосредственному руководителю о всех выявленных в процессе работы недостатках и вносить предложения по их устранению в пределах своей компетенции.

7.4. Запрашивать и получать от руководителей и специалистов подразделений организации и иных специалистов информацию и документы, необходимые для осуществления своих должностных обязанностей и прав.

7.5. Привлекать специалистов соответствующих структурных подразделений к выполнению возложенных на него функций в случаях, предусмотренных положениями о структурных подразделениях, в других случаях - с разрешения руководителя организации.

7.6. Требовать от руководства организации оказания содействия в осуществлении своих должностных обязанностей и прав.

4. ВЗАИМООТНОШЕНИЯ (СВЯЗИ ПО ДОЛЖНОСТИ)

5. ОЦЕНКА РАБОТЫ И ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

10. Работу помощника руководителя организации оценивает непосредственный руководитель (иное должностное лицо).

11. Помощник руководителя организации несет ответственность:

11.1. За неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией,- в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Республики Беларусь.

11.2. За совершенные в процессе осуществления своей деятельности правонарушения - в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Республики Беларусь.

11.3. За причинение материального ущерба - в пределах, определенных действующим трудовым, уголовным и гражданским законодательством Республики Беларусь.

КОММЕНТАРИИ:

Данная инструкция является примерной. Она может применяться как основа при разработке соответствующей инструкции работника с учетом специфики деятельности организации.

Источники: alti.ru, biznes-prost.ru, www.aup.ru, www.jobgroup.ru, forma4.info