Введение

Информация, содержащаяся в документах, необходима для стабильной деятельности любой организации. На основе ее принимаются соответствующие управленческие решения. Документы во многих случаях являются главным аргументом в спорных ситуациях, подтверждая тем самым первичное определение термина «документ» как «способ доказательства».

Вот как выглядит одна из современных рекомендаций российскому предпринимателю: «В деловой жизни бизнес часто соседствует с обманом. Не верьте обещаниям. Только грамотно составленный, имеющий юридическую силу документ является гарантом успешной сделки!».

Сколько происходит заседаний арбитражного суда, сколько убытков несут предприятия из-за случайно или умышленно неправильно составленных документов!

Беспорядок в хранении документов может обернуться риском потери ценной информации, что может негативно отразиться на деятельности предприятия.

Руководители предприятий несут персональную ответственность за состав, сохранность и правильное оформление документов.

При работе с документами необходимо руководствоваться нормативными актами Российской Федерации, которые предусматривают составление документов по определенным правилам, ведение номенклатуры (списка) дел, создание архива организации для обеспечения сохранности наиболее ценных документов.

Требования к бланкам документов предприятия

Следует учитывать, что документы являются составной частью имиджа предприятия, его своеобразной визитной карточкой. Документ на неприглядном, «бедно» сделанном бланке, напечатанный нераз­борчивым шрифтом, производит нежелательное впечатление о пред­приятии. По этой же причине резиновый штемпель с наименованием предприятия, оттиск которого проставляется на листе бумаги, вышел из деловой практики Запада и все меньше применяется в России.

Бланк, в котором много места отводится под эмблему и наименова­ние предприятия и мало для текста, неудобен в работе. Поэтому реко­мендуется отводить под эмблему 1,5-2 см от границы верхнего поля.

Современный дизайн оформления бланка, «свой» фирменный стиль качественная бумага, полный набор сведений о предприятии. Правильное их расположение на листе особенно важны для благоприятного воздействия на делового партнера.

Бланки предприятия изготавливаются типографским способом или с помощью персонального компьютера и имеют установленный ком­плекс реквизитов и определенный порядок их расположения.

Для изготовления бланков в основном используются два формата листов бумаги А4 (210х297 мм) и А5 (148х210 мм). Большая часть доку­ментов предприятия составляется на бланках А4. Для небольших писем, справок используются бланки формата А5. Гораздо реже используются бланки формата A3 (297х420 мм), предназначенные для бизнес-планов, бухгалтерских отчетов, графиков и т.п.

Рекомендуется использовать два вида бланков предприятия:

· бланк для внутренних документов (приказов, протоколов, решений)

· бланк для внешних документов (писем, факсов).

Бланк для внутренних документов содержит эмблему предприятия и наименование предприятия.

На бланке для внешних документов указываются: эмблема пред­приятия наименование предприятия почтовый адрес предприятия банковские реквизиты номер контактного телефона номер телефакса дата и номер письма реквизит «На №___от____», в котором ука­зывается дата и номер того письма, на который предприятие дает от­вет.

Бланки каждого вида могут изготавливаться с угловым и продоль­ным расположением реквизитов.

Продольное расположение заголовочной части документа предпола­гает расположение реквизитов документа вдоль верхней части листа с их центровкой, т.е. равным удалением каждой строки от левого и правого поля.

Наиболее используемое в настоящее время угловое расположение реквизитов предполагает их размещение в верхней левой части листа. Особенно удобен угловой бланк для писем, факсов, т. к. пра­вый верхний угол используется для указания адреса получателя. Правая верхняя часть листа может использоваться также для других реквизитов: грифа утверждения (в актах, инструкциях) и резолюции руководителя (на поступивших документах). По подсчетам специалистов угловое располо­жение экономит до 20% площади листа документа.

Угловое расположение реквизитов имеет два вида: фланговое и центрированное. При фланговом расположении строки бланка начинаются от границы левого поля, правый край не выравнивается. При угловом центрованном расположении все реквизиты, расположенные в углу листа, выравниваются (центруются) относительно половины листа документа, т. е. находятся на равном удалении от границы левого поля и середины листа.

Предприятиям, работающим с зарубежными партнерами, необходи­мы специальные бланки с дублированием реквизитов на языке партнера или английском языке. При угловом расположении реквизитов в левой верхней части печатаются реквизиты на русском языке, справа - на иностранном. При продольном расположении реквизитов бланка сначала печатаются реквизиты на русском языке, а ниже - на ино­странном.

Все бланки, как и документы, должны иметь поля.

· левое — 20 мм (8 машинописных знаков или ударов),

· верхнее — не менее 10 мм,

· правое и нижнее — не менее 8 мм.

В целях экономии площади листа ряд фирм в верхней части бланка указывают только эмблему и наименование предприятия, а адрес, номе­ра телефонов, факсов и банковские реквизиты располагают прямо на нижнем поле листа.

Границы отдельных реквизитов (например, «заголовок к тексту», «адресат») удобно обозначать уголками, чтобы избежать ошибок в их расположении при печатании

Бланки часто используемых документов такие, как справки, акты приема работ по контракту и другие, могут содержать также части по­стоянного текста, которые при составлении документов дополняются переменной информацией.

Общие правила оформления управленческих документов.

В делопроизводстве существуют единые требования и правила оформления документов управления, которые установлены государственными нормативными актами.

Выполнение единых правил оформления документов обеспечивает:

· юридическую силу документов

· оперативное и качественное составление и исполнение документов

· организацию быстрого поиска документов

· более активное использование компьютера при составлении документов

Любой документ состоит из ряда составляющих его документов (даты, текста, подписи и т.д.), которые называются реквизитами. Каждый вид документа (акт, приказ, письмо) имеет определенный набор реквизитов.

В практике работы коммерческих предприятий не используется реквизит «1 - государственный герб». Он ставится только на документах государственных учреждений и предприятий, которым предоставляется такое право. Реквизит «3 - изображение наград» также не используется при разработке бланка фирмы.

К наиболее важным реквизитам документов, используемым в современной практике, относятся:

2 - эмблема организации

7 - наименование организации

9 - индекс предприятия связи, почтовый индекс, телефон, факс, номер расчетного счета в банке

10 - название вида документа

11 - дата

12 - индекс (№) документа

13 - ссылка на индекс и дату входящего документа

Кадровое делопроизводство

НОРМАТИВНЫЕ ДОКУМЕНТЫ

Наказ Державного комітету статистики України, Міністерства оборони України "Про затвердження типової форми первинного обліку № П-2 "Особова картка працівника"" від 25.12.2009 р. № 495/656

   - Типова форма № П-1 "Наказ (розпорядження) про прийняття на роботу"

   - Типова форма № П-3 "Наказ (розпорядження) про надання відпустки"

   - Типова форма № П-4 "Наказ (розпорядження) про припинення трудового договору (контракту)"

   - Типова форма № П-5 "Табель обліку використання робочого часу"

   - Типова форма № П-7 "Розрахунково-платіжна відомість працівника (зведена)"

Постанова Кабінету Міністрів України "Про трудові книжки працівників" від 27.04.93 р. № 301

Наказ Міністерства праці України, Міністерства юстиції України, Міністерства соціального захисту населення України "Про затвердження Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників" від 29.07.93 р. № 58 

Наказ Міністерства статистики України "Про затвердження типових форм первинного обліку особового складу" від 27.10.95 р. № 277

   - Типова форма № П-9 "Книга обліку бланків трудових книжок і вкладишів до них"

   - Типова форма № П-10 "Книга обліку руху трудових книжок і вкладишів до них"

   - Типова форма № П-11 "Акт на списання бланків трудових книжок або вкладишів до них"

Акт приймання-передавання трудових книжок і вкладишів до них

Наказ Державного комітету статистики України "Про затвердження Інструкції зі статистики кількості працівників" від 28.09.2005 р. № 286

Наказ Міністерства праці та соціальної політики України "Міжгалузеві нормативи чисельності працівників бухгалтерського обліку" від 26.09.2003 р. № 269

Наказ Міністерства юстиції України «Про затвердження форм заяв про реєстрацію бази персональних даних та про внесення змін до відомостей Державного реєстру баз персональних даних і порядку їх подання» від 08.07.2011 р. № 1824/5

   - Заява про реєстрацію бази персональних даних

   - Заява про внесення змін до відомостей Державного реєстру баз персональних даних

ФОРМЫ И ОБРАЗЦЫ ДОКУМЕНТОВ

Зразок наказу про прийняття на роботу за строковим трудовим договором

Зразок наказу про припинення строкового трудового договору

Форма наказу (розпорядження) про переведення працівника на іншу роботу

ПИСЬМА И РАЗЪЯСНЕНИЯ

Лист Міністерства соціальної політики України від 05.06.2013 р. № 6058/0/14-13/026 "Щодо внесення записів в трудові книжки особам, які беруть участь у роботах тимчасового характеру "

Лист Міністерства соціальної політики України від 16.04.2013 р. № 54/06/186-13 "Щодо внесення виправлень до трудової книжки "

Лист Міністерства соціальної політики України від 09.04.2013 р. № 23/06/187-13 "Щодо трудов ої книжк и померлого працівника"

Письмо Министерства социальной политики Украины от 21.11.2012 г. № 183/06/186-12 "Относительно языка, на котором заполняется трудовая книжка "

Лист Державного комітету статистики України від 12.01.2012 № 9/4-10/9 "Щодо заповнення табеля обліку використання робочого часу "

Лист Інспекції по контролю за додержанням законодавства про зайнятість населення Державного центру зайнятості Міністерства праці та соціальної політики України від 28.03.2011 № ДЦ-09-2914/0/6-11 « Щодо відповідальності за неподання або порушення строків подання роботодавцем звітності до державн ої служб и зайнятості »

Лист Міністерства праці та соціальної політики України від 22.11.2010 № 235/06/186-10 "Щодо оформлення наказу про надання відпустки для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку"

Лист Міністерства праці та соціальної політики України від 15.10.2010 № 320/13/116-10 "Щодо обліку робочого часу на підставі довідки-виклику до суду"

Лист Міністерства праці та соціальної політики України від 23.04.2010 № 115/13/133-10 "Щодо ведення табеля на осіб, які виконують роботи на підставі трудових угод"

Лист Міністерства праці та соціальної політики України від 22.06.2010 № 6551/0/14-10/13 "Щодо відображення часу підвищення кваліфікації держслужбовцем у табелі обліку робочого часу"

Лист Міністерства праці та соціальної політики України від 13.05.2010 № 140/13/116-10 "Щодо графіка відпусток, ведення табеля обліку робочого часу та відповідальності за порушення законодавства про працю"

Лист Державного комітету статистики України від 19.03.2010 № 17/1-25/ж-61/10/59 "Щодо ведення первинної облікової документації зі статистики праці"

Лист Міністерства праці та соціальної політики України від 05.12.2005 р. № 06-4/165 "Щодо порядку тимчасової видачі трудової книжки працівнику "

Делопроизводство

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже.

Подобные документы

Документ, как носитель информации. Составление и оформление документации. Объяснительная записка, гарантийное письмо, протокол производственного совещания, заявление на отпуск, предоставление отпуска. Реквизиты, придающие документу юридическую силу.

контрольная работа [318,7 K], добавлен 10.11.2008

Оформление реквизитов документов, заполняемые реквизиты бланка, согласование служебных документов. Виды бланков документов и оформление отдельных видов документов образцы документов: приказ, указание, протокол, акт, докладная записка, служебная записка.

контрольная работа [23,8 K], добавлен 17.12.2009

Фиксация событий, действий или решений, данных в форме документа. Унифицированная система документации. Этапы составления приказа. Деление текста приказа на пункты. Письмо о приезде представителя для участия в переговорах. Письмо-запрос, автобиография.

контрольная работа [63,1 K], добавлен 25.07.2010

Определение понятия "документ". Приведение документов к оптимальному единообразию по составу и формам. Этапы составления приказа. Правила составления писем. Составление и оформление автобиографии. Унифицированная система документации предприятия.

контрольная работа [108,7 K], добавлен 11.07.2011

Особенности оформления деловой корреспонденции. Особенности оформления организационно-распорядительных документов финансового характера. Оформление заявления о приеме на работу, приказа по личному составу и журнала регистрации внутренней документации.

контрольная работа [62,1 K], добавлен 07.02.2009

Порядок оформления документов при приеме на работу. Виды и порядок учета кадров. Образцы оформления документов: резюме, приказ о приеме на работу, автобиография, служебное письмо, докладная записка, акт о проверке сохранности документов в комитете.

контрольная работа [27,5 K], добавлен 20.07.2011

Оформление выписки из приказа по основной деятельности. Проверка физического состояния документов для выяснения состояния фондов архива. Заявление о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы (за свой счет). Справки при увольнении работника.

контрольная работа [45,1 K], добавлен 22.03.2014

Порядок набора письма, акта и справки на листе формата А4 с угловым расположением реквизитов штампа, правила оформления данных документов и их юридическая сила. Порядок составления докладной записки, приказа по личному составу, протокола, телефонограммы.

контрольная работа [18,3 K], добавлен 18.02.2011

Оформление бланка предприятия угловым и продольным способом согласно ГОСТ Р6.30-2003. Особенности написания делового письма и ответа на него, докладной и служебной записок. Пример оформления справок, акта, протокола, резюме и объяснительной записки.

контрольная работа [23,6 K], добавлен 09.05.2013

Акт как справочно-информационный документ. Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений. Письмо – обобщенное название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте. Справка как документ, подтверждающий факты.

реферат [23,5 K], добавлен 26.02.2009

Протокол - документ, содержащий последовательную запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

Обязательному протоколированию подлежат заседания постоянно действующих и временных коллегиальных органов (коллегии федеральных органов исполнительной власти, собрания трудовых коллективов, собрания акционеров, заседания советов директоров и др.).

Протоколы оформляются на основании записи хода заседаний, стенограмм, звуковых записей и материалов, подготовленных к заседанию (текстов докладов, выступлений, справок, проектов решений, повестки дня, списков приглашенных и др.).

В протоколе отражаются все мнения по рассматриваемым вопросам и все принятые решения. Протокол ведет секретарь или другое назначенное лицо. За правильность записей в протоколе отвечают председатель и секретарь, ведущие заседания.

Существует два вида протоколов: полный и краткий. Полный протокол содержит запись всех выступлений на заседании, краткий - только фамилии выступивших и краткую запись о теме выступления. Решение о том, какую форму протокола вести на заседании, принимают руководитель коллегиального органа или руководитель организации.

Заголовком протокола служит название коллегиального органа или заседания (Протокол заседания аттестационной комиссии. протокол совещания. ).

Текст полного протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Вводная часть оформляется единообразно в полной и краткой формах протокола. В ней указываются фамилии председателя и секретаря, фамилии или общее количество участников заседания и приглашенных лиц (если участников много, рядом с указанием их количества делается отметка - "Список участников прилагается"), повестка дня. Фамилии присутствующих записываются в протокол, если их не более 15, - в алфавитном порядке, с указанием места работы и должности если же присутствующих больше, составляется отдельный список. В протоколах постоянно действующих совещаний и комиссий должности присутствующих не указываются.

Перечисление присутствующих оформляют во всю ширину строки через один межстрочный интервал.

При этом слова "Председатель", "Секретарь", "Присутствовали" печатают слева от нулевого положения табулятора (от поля), отделяя двумя интервалами от заголовка и друг от друга.

Вводная часть заканчивается повесткой дня. Вопросы в повестке дня располагают по степени их сложности, важности и предполагаемого времени обсуждения. Вопросы формулируются в именительном падеже, нумеруются арабскими цифрами и начинаются с предлогов "О", "Об". Не рекомендуется вопрос или группу вопросов формулировать словом "Разное". Наряду с вопросом указывается фамилия докладчика с указанием его должности.

Слова "Повестка дня" располагаются центрировано через два-три интервала от списка участников.

Основная часть текста протокола по каждому вопросу повестки дня строится по схеме: СЛУШАЛИ. ВЫСТУПИЛИ. ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).

В разделе "СЛУШАЛИ" в кратких протоколах указываются фамилия выступавшего (докладчика) и тема его выступления. В полной форме протокола приводятся фамилия и инициалы докладчика, содержание его доклада (сообщения, информации, отчета). Если текст доклада представлен докладчиком в письменном виде, допускается после указания темы выступления делать отметку: "текст доклада прилагается".

В разделе "ВЫСТУПИЛИ" в кратких протоколах указываются только фамилии лиц, выступивших в обсуждении, в полных протоколах фиксируются также их выступления, включая вопросы к докладчику. При необходимости после фамилии выступившего указывается его должность.

В разделе "ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)" записывается принятое решение, которое формулируется кратко, точно, лаконично во избежание двоякого толкования. Наряду с решением указываются количество голосов, поданных "за", "против", "воздержавшихся", а также список лиц, не участвовавших в голосовании. Решение может содержать один или несколько пунктов, они располагаются по значимости, каждый из них нумеруется.

Перед словом "СЛУШАЛИ" проставляется номер в соответствии с повесткой дня. Слова "СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)" печатают от левого поля прописными буквами и заканчивают двоеточием. Текст разделов "СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)" печатается через 1,5 межстрочный интервал с красной строки. Каждую фамилию и инициалы выступающих печатают с новой строки в именительном падеже, запись выступления отделяют от фамилии дефисом.

Участник совещания или заседания может представить особое мнение по принятому решению, которое излагается на отдельном листе и присоединяется к протоколу. О наличии особого мнения делается запись в протоколе после записи решения.

Протокол заседания подписывают председатель и секретарь. В особо важных случаях протокол должны визировать выступавшие, визы проставляются на левом поле документа на уровне записи выступления.

Датой протокола является дата события (заседания, совещания и т.д.). Если оно продолжалось несколько дней, то через тире указывают даты начала и окончания заседания.

Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы технических, научных и экспертных советов и др. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.

Протокол оформляется на общем бланке организации с указанием наименования вида документа - "ПРОТОКОЛ" - или на специальном бланке протокола (бланк конкретного вида документа).

Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовившего рассмотрение вопроса. Копии протоколов заверяются печатью службы документационного обеспечения управления (ДОУ).

Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов, которые оформляются на соответствующем бланке и заверяются печатью службы ДОУ.

Обязательными реквизитами протокола являются: наименование организации, наименование вида документа, дата и регистрационный номер, место составления или издания, заголовок к тексту, подписи.

ЭМБЛЕМА организации

ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО

Присутствовали: Абрамов Р.М. Белов М.Л. Захаров Е.В. Иванова О.Б. Полякова М.Н.

Повестка дня:

1. О созыве годового общего собрания акционеров.

Доклад генерального директора Белова М.Л.

2. О голосовании по поводу избрании в члены совета директоров.

Доклад исполнительного директора Захарова Е.В.

1. СЛУШАЛИ:

Белова М.Л. - предложил место, время и форму проведения годового общего собрания акционеров.

ВЫСТУПИЛИ:

Иванова О.Б. - поддержала предложение о месте, времени и форме проведения годового общего собрания акционеров.

РЕШИЛИ:

1.1 Провести годовое общее собрание акционеров в г. Тюмени, в конференц-зале отеля «Кволити».

1.2 Время проведения собрания - 14.06.2008, начало в 10.00.

1.3 Выбрать очную форму проведения собрания.

2. СЛУШАЛИ:

Захарова Е.В. - предоставил список кандидатов для голосования по поводу избрания в члены директоров.

Полякова М.Н. - предложила свой список кандидатов, включаемых в бюллетени для голосования по поводу избрания в члены директоров (прилагается).

РЕШИЛИ:

Выбрать список кандидатов, включаемых в бюллетени для голосования по поводу избрания в члены директоров, предложенный Поляковой М.Н.

Образцы документов

admin говорит:

Здравствуйте, Наталья.

Федеральный Закон от 27.07.2010 N 240-ФЗ устанавливает, что все юридические лица и индивидуальные предприниматели для вступления в саморегулируемую организацию (СРО) и получения допуска на определенные виды работ, должны соответствовать определенным требованиям по квалификации своих специалистов - наличии у них специального профильного образования, профессиональной переподготовке и повышения квалификации, наличии определенного стажа работы в своей области.

В соответствии с Федеральным законом 240-ФЗ установлено предоставление в СРО на специалистов вместе с удостоверением повышения квалификации еще и квалификационных аттестатов.

Профессиональная аттестация представляет собой оценку профессиональных знаний и умений работников, необходимых для квалифицированного и качественного выполнения ими своих должностных обязанностей.

Основной задачей аттестации инженеров проектировщиков является подтверждение соответствия профессионального уровня специалистов проектировщиков всем квалификационным требованиям, необходимым для выполнения ими определенных видов проектных работ.

Аттестации, которая должна обязательно подтверждаться каждые три года, подлежат руководители проектных организаций и их заместители, связанные с проектированием, главные архитекторы, главные инженеры, главные конструкторы, главные технологи и другие специалисты, отвечающие за работы, влияющие на безопасность объектов капитального строительства.

Аттестацию инженеров проектировщиков проводят учебные центры, имеющие государственную аккредитацию, лицензию на образовательную деятельность и опыт работы по проведению аттестации проектировщиков.

При успешно пройденной аттестации инженеру устанавливается уровень профессиональной квалификации - Аттестованный специалист.

Аттестованные специалисты допускаются к выполнению тех видов работ, которые указаны в их квалификационных аттестатах.

Квалификационный аттестат действителен при переходе работника на работу в другую организацию с тем же видом деятельности и на ту же должность в течение всего срока действия квалификационного аттестата, т.е. в течение трех лет.

Требования к квалификации.

Инженер-проектировщик I категории: высшее профессиональное образование и стаж работы в должности инженера-проектировщика II категории не менее 2 лет.

Инженер-проектировщик II категории: высшее профессиональное образование и стаж работы на инженерно-технических должностях, замещаемых специалистами с высшим профессиональным образованием, не менее 2 лет.

Инженер-проектировщик III категории: высшее профессиональное образование и опыт работы в проектных организациях.

Инженер-проектировщик: высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее профессиональное образование и опыт работы в проектных организациях не менее 5 лет.

Источники: www.e-ng.ru, planeta-inform.com.ua, knowledge.allbest.ru, alianskadrovic.ru