Главная » Статьи » Письменные информационные сообщения

Как написать информационное письмо образец

Как написать информационное письмо?

Информационное письмо – официальный документ, который пишется с целью информирования о предстоящем событии, предложения сотрудничества, рекламирования продукции и пр. Также подобное письмо может содержать информацию о смене реквизитов, снижении или увеличении цен и т.д. Таким образом, разновидностей информационных писем много.

Разновидности информационных писем

К наиболее распространенным информационным письмам относят:

  • заявление
  • напоминание о выполнении определенных обязательств
  • подтверждение (о получении документации, продукции, о переводе денег)
  • сообщение (уведомление), к примеру, о смене руководства, проведении переговоров, отгрузке товара и пр.
  • рекламно-информа ционное письмо, письмо о компании.
  • Нередко к информационному письму прилагается еще один документ – сопроводительное письмо, в котором содержится более подробная информация по теме сообщения, включая положения законодательных документов и нормативных актов.

    Правила написания  информационных писем

    Информационное письмо, как любой другой официальный документ, составляется по определенным правилам. Объем может варьироваться от абзаца до 2-3-х листов. Стиль написания – деловой. Информационное письмо чаще всего подписывается руководителем компании или же его заместителем, реже секретарем либо не подписывается вовсе, если речь идет о массовой рассылке. Допустимо использование факсимиле. Что касается структуры, она соответствует правилам и нормам оформления деловой переписки:

  • в левом верхнем углу обычно указывается наименование организации, которая направляет письмо, с контактной информацией. Может быть поставлен штамп с реквизитами. Также должны быть указаны исходящий номер документа, дата его составления
  • в правом углу сверху чаще всего располагают сведения об адресате. Если информационное письмо адресуется определенному лицу, то указываются его персональные данные (ФИО, должность, название компании и пр.)
  • в обязательном порядке обозначается тема письма
  • основной текст может начинаться такими стандартными фразами, как «Извещаем вас …», «Доводим до сведения …», «Заранее информируем …» и пр.
  • к информационному письму могут быть приложены какие-либо дополнительные материалы – листовки, прайс-листы, договоры и т.п.
  • закончить информационное письмо можно фразами, соответствующими деловому этикету – «С уважением …» и пр.
  • Если у вас остались вопросы по данной теме, вы можете задать их в комментариях.

    Образец информирующего письма

    Дополнительная

    1.Ахундов М.Д. Концепции пространства и времени. М. 1982.

    2.Доброхотов А.Л. Категория бытия в классической западноевропейской философии. М. 1989.

    3.Кучевский В.Б. Философское учение о бытии и субстанции. М. 1994.

    4.Ленин В.И. Материализм и эмпириокритицизм. Полн. собр. соч. - Т.18. - С.131.

    5.Любинская Л.Н. Лепилин С.В. Философские проблемы времени. М. 2002.

    6.Марков М.А. О природе материи. М. 1976.

    7.Селиванов А.И. К вопросу о понятии «ничто»// Вопросы философии. - 2002.- №12.

    8.Солодухо Н.М. Философия небытия. Казань, 2002.

    9.Хайдеггер М. Время и бытие. М.,1993.

    Деловая переписка . К наиболее важным видам деловых писем, составляемым специалистами по связям с обще­ственностью относятся:

    - Информирующее письмо.

    - Информационное (новостное) письмо

    - Информационный релиз.

    - Рекомендательное письмо.

    - Сопроводительное письмо.

    - Письмо-заявление.

    - Письмо-просьба.

    -Письмо-приглашение.

    В специальной литературе деловые письма обычно классифицируют на основе их содержания, так как именно содержание письма и цель его написания определяют целевую аудиторию вообще и конкретных адресатов в частности. Наиболее важныхми видами деловых писем, составляемых специалистами по связям с обще­ственностью, являются: информирующее письмо, информационное (новостное) письмо, информационный релиз, рекомендательное письмо, сопроводительное письмо, письмо-заявление, письмо-просьба.

    Информирующее письмо. Цель написания такого письма — сообщить, оповестить о каком-либо планируемом мероприятии, или о вновь принятых решениях, важных для адресата, или о предполагаемых действиях. Эти письма прямолинейны и прозрачны они односторонни и поэтому не всегда требуют обязательного ответа. Однако если в таком письме помимо информирующей части содержится и при­глашение принять участие в каком-либо мероприятии, то предвари­тельная регистрация адресата на участие в этом мероприятии обыч­но желательна.

    СТОКГОЛЬМСКАЯ ШКОЛА ЭКОНОМИКИ

    В САНКТ-ПЕТЕРБУРГЕ

    Stockholm School of Economics in Saint-Petersburg Научно-исследовательский семинар в Санкт-Петербурге

    Шведский пер. 2, 3-й этаж Среда, 22 октября 2003, 15:00-18:00

    Стокгольмская Школа Экономики в Санкт-Петербурге приглашает всех активных исследователей в области менеджмента и бизнеса на 11-й науч­но-исследовательский семинар, который состоится 22 октября 2003 г. в по­мещении Школы. Наши семинары проводятся два раза в год с целью раз­вития сообщества исследователей бизнеса в Санкт-Петербурге. На этом семинаре будут представлены две актуальные новые работы, посвященные изучению факторов успешного ведения бизнеса в России.

    Это наш 11-й семинар подобного рода. В предыдущих семинарах при­нимали участие более 100 представителей из 12 различных университетов и бизнес-школ Северо-Запада России.

    Приветственное слово: (фамилия)

    Выступление 1: (фамилия)

    Оппонент 1: (фамилия)

    Общее обсуждение работы.

    Кофе-брейк: напитки и бутерброды.

    Выступление 2: (фамилия)

    Оппонент 2: (фамилия)

    Общее обсуждение работы.

    Презентация исследовательских интересов присутствующих на семина­ре (30 сек).

    Приветствуются информационные материалы для раздачи участникам.

    Участие в семинаре свободное.

    Зарегистрируйте, пожалуйста, свое участие у (фамилия, должность) по адресу (адрес) или тел. (номер телефона) до 20 октября 2003 г.

    Информационное / новостное письмо. Этот вид послания не следует смешивать с информирующим, опове­щающим письмом, посколь­ку цели их создания различны. Если информирующее письмо предназначено для сообщения адресату о каком-либо событии или факте, то роль новостного письма заключается в регу­лярном информировании целевых аудиторий (держателей акций, кли­ентов, потребителей, партнеров) об изменениях, нововведениях, по­исках и результатах повседневной деятельности организации.

    В этом случае спектр адресатов очень широк. Зачем пишутся по­добные послания? Главным образом, либо для того, чтобы поддержи­вать интерес к своей организации со стороны своих реальных партне­ров или клиентов, либо для того, чтобы расширять круг своих целевых аудиторий, иногда и для того и для другого.

    В качестве способов передачи информации в формате информаци­онных писем используются как традиционные каналы, такие как по­чтовая рассылка и курьерская доставка, так и электронные средства связи, занимающие в настоящее время все большее место в коммуни­кации между организациями: факс, e-mail, Интернет. Для того чтобы целевые аудитории регулярно получали новую информацию, организация должна иметь базу данных с адресами всех своих целе­вых аудиторий, всех адресатов, в информировании которых заинтере­сована, прежде всего, сама организация.

    Информационное письмо не следует посвящать описанию несколь­ких событий или фактов - его цель помимо сообщения о какой-либо новости, также и возможность лишний раз напомнить о себе. А это означает, что чем больше новостных писем будет рассылать организация и чем чаще они будут доходить до целевой аудитории, тем более устойчивым будет положительный имидж этой организации.

    Важно помнить, что в корреспонденции любого вида всегда важно на­чало. Следовательно, в первом абзаце должна быть изложена в сжатой форме та информация, ради которой пишется данное письмо. Центральные абзацы (два-три коротких абзаца, не больше) должны дать дополни­тельные детали, так как именно они призваны раскрыть суть новизны вашей информации в заключительном абзаце выражается готов­ность, в случае необходимости, ответить на вопросы и привести аргумен­ты, подтверждающие и доказывающие истинность вашей информации.

    В последнее время в специальной литературе по паблик рилейшнз все чаще повторяются призывы к специалистам писать не вообще о новости, но о новости в том ее ракурсе, который интересен конкретной целевой аудитории. А так как у организации может быть несколько це­левых аудиторий, с которыми она работает по одному проекту, то это означает, что информационные письма, подготовленные, например, для партнеров организации и государственных учреждений, должны быть разными как по лексике, так и по стилю. Партнеры и отраслевые, про­фессиональные издания хотят фактов, подтвержденных цифрами, ста­тистикой, экспериментами, а властным структурам, например, требует­ся доказательство соблюдения организацией правовых норм и законов для одобрении какого-либо проекта данной организации, а может быть, и выдачи государственного заказа на его реализацию.

    Как написать информационное письмо

    Информационным письмом называется документ, предназначение которого - служебное использование, поскольку в нем содержатся сведения официального свойства. Количество абзацев в тексте письма может быть разным, от нескольких строк до нескольких разделов, либо его суть может излагаться более, чем на одной странице.

    Согласно правилам делопроизводства, подпись на документе ставит руководитель организации или учреждения. В некоторых случаях массовой рассылки информационного письма (определенному количеству деловых партнеров или клиентов), в тексте может отсутствовать собственноручная подпись главы предприятия.

    Существуют типовые формы данного документа, которые могут носить рекомендательный характер, или отражать разного рода предложения. Служебное письмо с важной информацией может быть направлено с целью ознакомления адресата с изменениями и нововведениями, произошедшими в рамках законодательной базы и нормативных актов разного назначения.

    Если к письму прилагаются дополнительные документы (справки, инструкции, нормативные акты и пр.), то в примечании следует упомянуть название каждого из приложений и количество присутствующих в нем страниц.

    Правила оформления информационного письма идентичны правилам, касающихся принципов оформления любой деловой переписки.

    Информационное письмо о смене директора скачать (Размер: 27,0 KiB | Скачиваний: 3 823)

    Скачать образец информационного письма (Размер: 32,5 KiB | Скачиваний: 8 537)

    Скачать информационное письмо о смене реквизитов (Размер: 27,0 KiB | Скачиваний: 6 011)

    Скачать информационное письмо о повышении цен (Размер: 88,4 KiB | Скачиваний: 7 180)

    Устарел бланк или статья? Пожалуйста нажми!

    Как написать информационное письмо?

    Общение между организациями может осуществляться не только при личном контакте и по телефону, но и в письменной переписке посредством информационных писем. Написание информационных писем должно подчиняться элементарным правилам деловой переписке.

    Информационное письмо представляет собой деловое письмо, содержащее информацию некоммерческого характера. Эта может быть любая информация: запрос. просьба. уведомление, поздравление. напоминание. подтверждение. оферта. приглашение. рекламная и т.д. Любое информационное письмо должно быть оформлено по определенной структуре. Примеры информационных писем предлагаем скачать внизу статьи, предлагаем скачать образец информационного письма о снижении цен и о смене руководства компании.

    Как написать информационное письмо?

    Как правило, данный документ оформляют на фирменном бланке организации, который содержит реквизиты компании, ее логотип.

    Если используется для написания обычный чистый лист, то следует указать название организации, ее основные реквизиты, контактные данные.

    Информационные письма подлежат регистрации в регистрационных журналах, где им присваивается исходящий номер, обычно этот номер указывают на бланке.

    Также обязательной является дата оформления, она может быть указана вверху или внизу письма.

    Как правило, при написании информационного письма заранее известно, кому оно предназначается, реквизиты адресата следует указать в правом верхнем углу – обычно пишут название организации, ФИО и должность руководителя.

    Если известно точное имя, отчество лица, которое получит данное информационное письмо, то необходимо их указать в вежливом обращении: «Уважаемый Иван Иванович!».

    Далее следует написание заголовок документа, который зависит от содержимого информационного письма, например, «о снижении цен на продукции», «о проведении дегустации», «о смене директора» и т.д.

    В тексте излагается причина написания (кратко, четко, лаконично), просьба, предложение или иная информация. Текст письма не должен быть слишком большим, если же необходимо изложить достаточно обширную информацию, то лучше ее оформить на отдельном листе в качестве приложения.

    Информационное письмо подписывается руководителем организации или ее непосредственным автором, при необходимости ставится печать организации.

    Направить письмо адресату можно по почте, через Интернет или передать лично в руки.

    В качестве примера оформления информационных писем предлагаем скачать два образца: о снижении цен на продукцию и о смене директора.

    Информационное письмо о снижении цен на продукцию образец – скачать .

    Как написать информационное письмо?

    Информационное письмо относится к деловым письмам некоммерческого характера. Данный документ может содержать любую информацию, которую его автор хочет донести до адресата.

    Например, информационное письмо может содержать сведения рекламного характера, о проведении какой-нибудь выставки или другого мероприятия. С помощью такого документа организация может известить своих покупателей об изменении цен на продукцию, о порядке работы компании в праздничные дни, о появлении новой продукции в прайсе. С помощью информационного письма одна организация может напомнить своему партнеру об окончании действия договора между ними и т.д.

    Случаев написания подобного документа очень много. Информационное письмо – это официальный документ, который поможет в красивом и письменном виде уведомить необходимых лиц о каком-либо событии. Ниже предлагаем скачать несколько образцов написания таких документов

    Как написать информационное письмо?

    Документ пишется в произвольном виде, но нужно придерживаться существующих правил деловой переписки.

    Среди информационных писем можно выделить несколько разновидностей:

  • Письмо-уведомление (или извещение) – с помощью которого можно донести информацию о каких-либо изменениях или событиях: о смене реквизитов, о дате отгрузки продукции.
  • Письмо-подтверждение – с помощью данного документа, организация может подтвердить факт получения, например, оплаты или товаров.
  • Письмо-напоминание – которое поможет напомнить адресату о каких-либо событиях или о взятых им на себя обязательствах.
  • Письмо-заявление – позволяет высказать в тексте намерения автора.
  • Информационное письмо рекламного характера – может содержать рекламу услуг, товаров, продукции, проведении мероприятий рекламного характера, выставок, дегустаций и т.д.
  • Если сведения, которые адресант хочет передать адресату с помощью информационного письма, достаточно обширны, то можно оформить дополнительно сопроводительное письмо, в котором будет приведена более подробная информация.

    Подпись для данного документа не обязательна, если доставка информации до адресанта происходит с помощью электронной рассылки, то можно не подписывать. Если же письмо содержит важную информацию, то подписать его может руководитель организации или  его заместитель.

    Ниже предлагаем скачать образец информационного письма о смене директора и повышении цен на продукцию.

    Скачать образец информационного письма о повышении цен – скачать .

    Скачать образец информационного письмо о смене директора – скачать .

    Источники: pro-document.ru, studopedia.net, mirblankov.ru, infoblan.ru, obrazec-blanka.ru

    Категория: Письменные информационные сообщения | Добавил: Vladrom (22.12.2015)
    Просмотров: 763 | Рейтинг: 0.0/0
    Всего комментариев: 0
    avatar