Форма: сопроводительное письмо (образец)

Сопроводительное письмо применяется при отправке документации, в том числе и при подаче предложений на   тендер (конкурс, запрос предложений).

— по исходящему номеру в сопроводительном письме вы сможете в дальнейшем узнать судьбу вашего предложения

— сопроводительное письмо может использоваться, как документ подтверждающий получение документов. При передаче пакета документов рекомендуется попросить получателя поставить отметку о получении с подписью, датой и временем.

Особенности оформления (см. образец):

— укажите исходящий номер и дату в сопроводительном письме

— название тендера

— если документы отправляются без описи, то в сопроводительном желательно перечислить документы, которые направляются получателю

— укажите контактные данные отправителя

Нажмите на ссылку, чтобы скачать образец сопроводительное письмо

soprovodilovka.doc | 59.5 Кб | Скачан: 7690 раз

Рекомендуемый к использованию образец тендерного договора

г. Город

___ _____ 20__ г.

_____, именуемое в дальнейшем Агентство, в лице ___, действующего на основании __, с одной стороны, и _____, именуемое в дальнейшем Заказчик, в лице ___, действующего на основании ___, с другой стороны, подписали настоящий Договор о нижеследующем:

1. Предмет Договора и обязательства Сторон

1.1. Заказчик выступает организатором тендера на заключение контракта, указанного в п. 1.2. настоящего Договора, а Агентство, принимающее участие в указанном тендере, обязуется выполнить работы, указанные в п.1.3. настоящего договора.

1.2. Предмет тендера, объявленного Заказчиком - заключение с победителем тендера Контракта на оказание услуг/выполнение работ (далее именуемого Контракт на оказание услуг), предметом которого, в свою очередь, будет являться:

1.2.1. Выполнение работ/оказание услуг по разработке ________ в соответствии с предоставленной Исполнителем сметой работ/оказания услуг (Приложение №1 к настоящему договору), а именно:

----

1.3. Обязанности сторон:

1.3.1. В рамках тендера Агентство обязуется выполнить на основании задания (брифа) Заказчика следующие работы:

Агентство обязуется предоставить Заказчику:

----

Далее - конкурсный проект.

1.3.2. В рамках проведения тендера Заказчик обязуется:

- предоставить Агентству задание (бриф), в соответствии с которым Агентство выполняет работу по настоящему Договору

- принять результат работы Агентства, выполненной в рамках тендера, в срок, указанный в п.1.4 настоящего Договора.

- выплатить Агентству вознаграждение, указанное в п. 2.1. настоящего Договора.

1.4. Сроки проведения тендера:

Объявление тендера: ______

Подача с презентацией конкурсного проекта: _____.

Подведение результатов тендера, определение победителя, заключение договора с Агентством-победителем: ____________.

1.5. Форма передачи результата выполненых работ - ___________, по Акту приема-передачи работ по выполнению конкурсного проекта. Акт приема - передачи работ по выполнению конкурсного проекта подписывается Сторонами в день проведения презентации конкурсного проекта. К указанному Акту приема-передачи работ по выполнению конкурсного проекта будут приложены все документы, разработанные Агентством в рамках тендера. Указанные документы изготавливаются Заказчиком в двух экземплярах, один - передается Заказчику, второй - заверяется Заказчиком (проставляется подпись уполномоченного лица и печать) и остается у Агентства.

1.6. Приемка и оценка продукции осуществляется конкурсной комиссией, утвержденной Заказчиком.

1.7. Конкурсанта письменно информируют о результатах конкурса после принятия окончательного решения конкурсной комиссией не позднее________.

1.8. Организатор не имеет права использовать или передавать третьим лицам представленный Агентством на тендер конкурсный проект как полностью, так и частично, а равно и информацию о такой продукции кроме непосредственного размещения на конкурсе.

2.1. Вознаграждение Агентства за разработку конкурсного проекта для тендера составляет сумму ------. Оплата осуществляется Заказчиком путем перечисления денежных средств на расчетный счет Агентства в следующем порядке:

2.1.1. Этап 1: не позднее --- ------ года (или в течение ---дней с момента----) в сумме ------.

2.1.2. Этап 2: не позднее --- ------ года (или в течение ---дней с момента----) в сумме ------.

2.2. В случае, если в рамках конкурса Заказчиком выбран в качестве победителя тендера конкурсный проект, представленный Агентством, то Заказчик заключает с Агентством Контракт на оказание услуг перечисленных в п. 1.2. настоящего Договора. Вознаграждение Агентству за выполнение работ (услуг) по разработке конкурсного проекта в случае выигрыша считается предоплатой по Контракту на оказание услуг.

3. Конфиденциальность

3.1. Любая информация, относящаяся к финансовым, коммерческим, корпоративным и иным отношениям, возникающим между Сторонами настоящего Договора, передаваемая при исполнении настоящего Договора, не может быть раскрыта третьим лицам иначе, как в целях выполнения обязательств по настоящему Договору, за исключением случаев предусмотренных действующим законодательством.

3.2. Заказчик вправе использовать конфиденциальную информацию только в рамках тендера исключительно для целей анализа и сравнения с предоставленной информацией другими претендентами. Агентство вправе использовать конфиденциальную информацию только для подготовки конкурсного проекта.

4. Авторское право

4.1. Агентство обладает исключительным правом в отношении всех и любых материалов, разработок и других объектов, подготовленных Агентством в период исполнения настоящего Договора и/или в связи с ним и переданных Заказчику в любой форме (в том числе и в электронной форме).

4.2. Агентству принадлежит исключительное право на секрет создания результатов работ, в том числе на концепции, идеи и методы (далее - Ноу-хау) используемые для создания конкурсного проекта по техническому заданию Заказчика. В отношении Ноу-хау Агентством установлен режим коммерческой тайны.

4.3. Заказчик не приобретает права использования на материалы, разработки и другие объекты, подготовленные Агентством во исполнение настоящего Договора и/или в связи с ним и переданные Организатором в любой форме. Ничто в настоящем Договоре не должно рассматриваться как намерение Агентства передать Заказчику права использования на материалы, разработки и другие объекты, за исключением случая заключения Основного договора (Контракта на оказание услуг/выполнение работ, указанного в п.1.2 настоящего Договора). В случае нарушения Заказчиком этого условия, Агентство вправе потребовать от Заказчика выплаты компенсации за несанкционированное использование своих разработок в размере полной стоимости этих работ, определенной Приложением №1 к настоящему Договору. Выплата компенсации Заказчиком Агентству не влечет за собой передачу прав на незаконно использованные разработки Агентства.

4.4. Авторские права, включая исключительные имущественные права на использование, как они понимаются в соответствии с четвертой частью Гражданского кодекса, на разработки, материалы, концепции и другие объекты, подготовленные Агентством в период исполнения настоящего Договора и/или в связи с ним, и переданные Заказчику в любой форме (в том числе и в электронной форме), к которым применяются или могут быть применены положения гражданского законодательства, полностью и исключительно принадлежат Агентству в период действия настоящего Договора и по его окончании.

4.5. Все вопросы, касающиеся интеллектуальных прав на созданные Исполнителем в ходе выполнения настоящего Договора разработки, которые не предусмотрены Сторонами в настоящем Договоре, подлежат регулированию частью 4 Гражданского кодекса Российской Федерации, а также иными нормативно-правовыми актами Российской Федерации.

5. Прочие условия

5.1. Все дополнения и изменения к Договору вступают в силу, если они совершены в письменной форме, что подразумевает составление документа, подписанного обеими Сторонами.

5.2. Настоящий Договор действует с момента его подписания до полного исполнения Сторонами своих обязательств.

5.3. Сторона, допустившая просрочку в исполнении обязательств из настоящего Договора, обязуется по письменному требованию другой Стороны уплатить штрафную неустойку в размере 0,1% цены обязательства за каждый день просрочки.

5.4. Во всем, что не предусмотрено настоящим Договором, Стороны руководствуются действующим законодательством РФ. Споры и разногласия, возникающие в связи с настоящим Договором, разрешаются Сторонами путем переговоров. В случае невозможности урегулирования спора путем переговоров, он передается на разрешение в Арбитражный суд г. Москва.

5.5. Стороны освобождаются от материальной ответственности за частичное или полное неисполнение своих обязательств по данному Договору если это неисполнение явилось следствием форс-мажорных обстоятельств (пожар, стихийные бедствия, военные действия), а также правительственных и ведомственных решений и других независящих от сторон обстоятельств, препятствующих выполнению сторонами своих обязательств по настоящему Договору. При прекращении действия форс-мажорных обстоятельств все обязательства по настоящему Договору должны быть выполнены. Срок действия Договора продлевается на период, равный периоду действия форс-мажорных обстоятельств.

5.6. Все приложения, дополнения и изменения к настоящему Договору вступают в силу, если они совершены в письменной форме, что подразумевает составление документа, подписанного Сторонами, или обмена документами посредством факсимильной (телеграфной, почтовой) связи, позволяющей достоверно установить, что документ исходит и принят Стороной по Договору. Уведомления и извещения, переданные по факсу, считаются отправленными надлежащим образом, если дата, время и номер принимающего факса зафиксированы в протоколе передающего аппарата.

5.7. После подписания настоящего Договора все предыдущие письменные и устные соглашения, переписка, переговоры между Сторонами, относящиеся к данному Договору, теряют силу, если они противоречат настоящему Договору в целом или отдельным его положениям.

Подготовка заявки на участие в тендере

Подготовка заявки на участие в тендере - не только первый шаг к выигранному тендеру, но и очень важный этап на пути к победе. Это тот документ, на основании которого заказчик делает выбор в пользу той или иной компании-участника. Заявка отражает предложение потенциальных исполнителей, качественные и количественные характеристики поставляемого товара, выполняемых работ или услуг.

Какой должна быть заявка на участие в тендере?

Заявка состоит из двух частей. Первая содержит согласие на условия тендера и информацию о товаре, то есть подробное описание его качественных характеристик.

Вторая часть заявки - информация об участнике конкурса: реквизиты, лицензии, сертификаты и т.д. Эти документы необходимы для аккредитации компании на электронной площадке и хранятся в личном кабинете пользователя. Они показывают, что компания соответствует требованиям заказчика, и, как правило, автоматически прикрепляются к заявке на участие в тендере.

Заявка может быть оформлена как в электронной форме, так и в письменной. Главное, чтобы тендерная документация была заполнена правильно, соответствовала законодательству и требованиям заказчика. В противном случае заявка не будет принята к рассмотрению тендерной комиссией.

Выполнить все требования и не упустить ни одной мелочи непросто, особенно если Вы подаете заявку в первый раз. Чтобы быть уверенным в правильности заполнения бумаг, стоит обратиться к специалистам, которые проведут анализ тендерной документации, составят заявку, позаботятся о ее финансовом обеспечении и будут представлять Ваши интересы перед тендерной комиссией.

Подача заявки в письменном виде

Печатная форма подачи заявки подойдет для тендера в виде запроса котировок или аукциона не в электронной форме. Все необходимые документы помещаются в конверт, на котором нужно указать наименование и номер лота, данные о физическом лице, которое подает заявку, название и адрес компании.

Чтобы быть уверенным в сохранности документов, лучше самостоятельно отвезти их по адресу, указанному в извещении об условиях тендера. Сотрудник компании-заказчика зафиксирует дату и время подачи заявки в журнале и, при необходимости, выдаст расписку о ее получении. Отозвать заявку можно до того, как конверты с пакетами документов будут вскрыты комиссией.

Подача заявки в электронном виде

Эта форма используется и для тендера в виде запроса котировок или открытого конкурса, но в первую очередь - для электронных аукционов. У такой формы подачи заявки есть свои особенности:

документы принимаются только в электронном виде

сроки зависят от цены тендера: если она ниже 3 млн рублей - не менее 7 дней с момента опубликования условий конкурса, если выше указанной суммы - не менее 20 дней

заявка должна состоять из двух частей, которые подаются одновременно

вместе с заявкой исполнитель должен предоставить ее финансовое обеспечение: для электронных аукционов - залог в виде денежных средств, для конкурсов и аукционов не в электронной форме - залог или банковскую гарантию

заявка не принимается, если на счету участника отсутствует сумма, необходимая для ее обеспечения или подходит к концу аккредитация на электронной площадке (менее трёх месяцев).

Отсканированные документы необходимо загрузить в специальные формы на электронной торговой площадке. Как правило, другие необходимые документы автоматически присоединяются из Вашего личного кабинета. После того, как Вы проверите весь пакет документов на правильность и актуальность, и заверите электронной цифровой подписью, их можно отправлять на рассмотрение.

Тендерная документация.

Перечень тендерной документации.

Тендерная документация включает следующие разделы:

- условия заключения договора подряда (контракта) с приложением проекта соответствующего договора (контракта).

- перечень документов для Претендента с составом и порядком представления тендерного предложения

Перечень документов для Претендента с составом и порядком представления тендерного предложения Заказчик передает Претендентам в электронном виде.

В сопроводительном письме Заказчик указывает Ф.И.О. и должности лиц, к которым Претендент может обратиться за разъяснениями, номера их телефонов, факсов, адреса электронной почты.

Тендерное предложение составляется и оформляется согласно требованиям Тендерной документации и в полном соответствии с перечнем и установленными образцами форм документов, предоставляемых участником тендера для участия в открытых (закрытых) тендерах и предварительном отборе .

Все документы тендерного предложения должны быть оформлены на фирменных бланках организации, подписаны первым руководителем организации или другим руководителем, имеющим доверенность на подписание документов тендерного предложения, и заверены печатью данной организации.

В Перечне документов тендерного предложения определены документы, которые предоставляются в виде копий, заверенных нотариусом, или подписью руководителя и печатью организации.

Все документы тендерного предложения должны быть оформлены аккуратно, не должны содержать никаких вставок между строчками, подтирок или приписок, за исключением тех случаев, когда Претенденту необходимо исправить ошибки, и они письменно согласованы лицом (лицами), подписывающим (и) тендерное предложение.

Тендерное предложение должно быть доставлено Заказчику в опечатанном конверте, на котором указываются:

- наименование и адрес Претендента конкурса

- наименование тендера, согласно предмету тендера, указанному в Извещении или письме - приглашении на тендер

- Ф.И.О. контактного лица Претендента и телефон, в целях возврата тендерного предложения не вскрытым, если он будет объявлен опоздавшим или отменен тендер

- специальные надписи - На тендер&hellip, Организатору тендера&hellip, Не вскрывать до &hellip (время, дата проведения тендера).

Заказчик не несет ответственности за утрату каких-либо документов тендерного предложения или вскрытие конверта раньше срока проведения тендера, в случае если конверт с тендерным предложением не был опечатан или не помечен в соответствии с вышеуказанными требованиями.

Претендент должен передать тендерное предложение Заказчику по указанному адресу и не позднее времени и даты указанной в официальном Извещении об открытом тендере (предварительном отборе Претендентов) или письме - приглашении к участию в закрытом тендере.

Тендерная комиссия обязана принять и зарегистрировать тендерное предложение после ее представления. Регистрационный номер, дата и время приемки тендерного предложения проставляются в специальном журнале и на запечатанном конверте.

Претенденту выдается на руки или направляется по почте (электронной почте) расписка, подтверждающая приемку и регистрацию тендерного предложения с указанием даты и времени его получения.

Об отзыве тендерного предложения Претендент обязан уведомить Заказчика по факсу или электронной почте с последующим письменным подтверждением своего решения (заявление об отзыве тендерного предложения).

Тендерные предложения, полученные Заказчиком после истечения установленного им срока подачи (приемки), отклоняются.

До истечения установленного срока подачи тендерных предложений Претендент имеет право изменить или отозвать свое тендерное предложение.

Правила оформления и представления изменений к тендерному предложению аналогичны правилам оформления и представления тендерного предложения.

Об отзыве заявки Претендент обязан уведомить Заказчика по факсу или электронной почте (e-mail) с последующим письменным подтверждением.

Заказчик имеет право перенести окончательную дату подачи тендерных предложений на более поздний срок. В этом случае срок действия всех прав и обязанностей Заказчика и Претендентов продлевается с учетом измененной окончательной даты.

О внесенных изменениях должны быть немедленно уведомлены все Претенденты, получившие тендерную документацию.

Тендерные предложения действительны в течение периода, определяемого Претендентом.

Отказ Претенденту в допуске к тендеру возможен в следующих случаях:

- если Претендент не прошёл предварительный отбор

- установления недобросовестных действий Претендента

- принятия решения Заказчиком отклонить все заявки на участие в тендере.

Пример коммерческого предложения

Многие владельцы малого бизнеса считают, что составить коммерческое предложение, это трудная задача. Я понимаю, почему они так думают. Наша система образования не учит написанию деловых писем и считает это скучной, формальной процедурой.

Я не согласен. Я думаю, что хорошее коммерческое предложение, должно быть написано на простом русском языке ( ну или английском, смотря кому вы там собираетесь писать :-)).

Как написать просто, но эффективно

Когда дело доходит до написания предложения, я стараюсь его сделать коротким и простым. Ваше предложение должно ответить на следующие четыре вопроса:

Формат написания будет зависеть от того, как вы собираетесь доставлять ваше предложение. Если это будет по электронной почте, придерживайтесь формата электронной почты. Если вы отправляете своё предложение письмом, придерживайтесь обычной формы делового письма.

Если вы доставляете письмо лично, распечатайте его на бланке с соответствующем заголовком. Возможно, что это будет презентация в виде слайдов. Только помните, что содержание имеет значение, а не упаковка.

Но для понимания темы лучше посмотреть на примеры коммерческих предложений. Давайте рассмотрим несколько примеров таких предложений.

Образец коммерческого предложения

Представим, что ваш бизнес представляет SEO консультации, направленные на небольшие местные предприятия. Вы хотите создать стратегическое партнёрство с местной веб-дизайнерской компанией, которая в настоящее время не предлагает SEO услуги для своих клиентов. Вот как может выглядеть коммерческое предложение:

Предлагаем дополнительный доход компании АВС Веб-дизайн

Благодаря партнёрству с XYZ SEO Консалтинг, компания АВС Веб-дизайн может получить дополнительный доход от существующей клиентской базы.

XYZ SEO Консалтинг работает с местными компаниями, помогая продвигать им сайты в поисковых системах. Наша услуга может дополнить услуги компании АВС Веб-дизайн и может быть представлена под вашим брендом. Это позволит предложить вашим клиентам, полный спектр услуг, веб-дизайн и SEO продвижение.

Мы успешно используем эту модель с рядом других фирм занимающихся веб-дизайном. По их отзывам, они дополнительно заработали 8000 рублей на одного клиента в год, без каких либо дополнительных инвестиций с их стороны.

Я свяжусь с Вами в пятницу в 9:30 утра, чтобы обсудить наше возможное сотрудничество.

Следующая ситуация. Вы хотите продать энергетический напиток в тренажёрный зал:

Как GYM BOB может заработать больше денег продавая энергетический напиток ABC

Тренажёрный зал  GYM BOB может получать до $ 400 дополнительного дохода в неделю за счет продажи энергетических напитков АВС.

ABC энергетические напитки, направленные на обеспечение правильного обмена веществ спортсменов, что позволяет им тренироваться дольше и выдерживать большие нагрузки. Он поставляется с четырьмя фантастическими ароматами и продается за $ 1,99.

Недавно мы предоставили образцы АВС энергетических напитков в тренажёрный зал GYM BOB для 300 его членов, из них 200 членов заявили, что будут покупать напитки АВС  один или несколько раз в неделю, если GYM BOB начнёт их продажи.

Принимая во внимание тот факт, что только 50% из тех людей, кто выразил намерение покупать продукт, на самом деле сделают покупку и что общее число членов составляет чуть более 600 членов, мы считаем, что зал GYM BOB  мог бы продать, как минимум 200 бутылок ABC энергетических напитков в неделю, получая дополнительные $ 398. Если эти члены будут приобретать, в среднем 1,5 бутылок в неделю, GYM BOB мог бы продать в общей сложности 300 бутылок и получить дополнительный доход в размере $ 597.

Мы можем продавать вам напитки ABC  за $ 1,10 за бутылку давая Вам возможность получить дополнительную прибыль в размере от $ 180 до $ 270 в неделю.

Я свяжусь с Вами в среду в 10:30, чтобы обсудить, как мы можем начать сотрудничество.

Простой шаблон коммерческого предложения

Надеюсь, что приведённых выше примеров достаточно, что бы понять, как составить коммерческое предложение для вашего бизнеса. И что бы вам совсем упростить задачу, вот ещё шаблон для коммерческих предложений, который будут вам полезен. Просто скопируйте его в текстовый редактор и замените текст в [квадратных скобках].

[ заголовок - ключевое преимущество ]

[ Введение - раскрыть заголовок, чтобы читателю интересно было читать остальные предложения ]

[ Поясните пользу продукта или услуги для читателя ]

[ Поддержите заявленную выгоду доказательствами ]

[ Поясните, следующий шаг, призыв к действию ]

И ещё по теме видео, о том, как нужно писать коммерческие предложения:

Источники: tenderoviki.ru, www.russianbranding.ru, tender-rus.ru, energ2010.ru, laudator.ru