Как правильно писать письма?

В наше время каждый должен уметь писать письма. Ведь это является неизбежным для любого человека, имеющего образование. Не все обладают талантом написания письма. Но, зная основные правила, можно развить в себе способности для сочинения хороших и интересных писем. Особенно, если эти правила достаточно просты. В данной статье вы узнаете, как правильно писать деловые письма и личные. Разберем различные варианты писем и важные моменты в их оформлении.

Как правильно писать письма деловые

Официальное или деловое письмо обычно предназначено для поддержания деловых отношений между фирмами и их сотрудниками или клиентами. Деловое письмо имеет массу разновидностей. Например:

То или иное деловое письмо мы в основном отправляем выше поставленным лицам или с просьбой, т.е. это четко направленные письма, отправляемые с определенной целью. Цель состоит в том, чтобы письмо было понято соответствующим образом. Например, мы решаем, как правильно писать благодарственное письмо, чтобы поняли, что мы благодарим мы думаем о том, как правильно писать официальное письмо, чтобы они были полезны, чтобы они были правильно поняты адресатом. Потому очень важно знать, как правильно писать письмо. Образец для написания деловых писем вы можете найти по ссылке Профессиональные шаблоны деловых писем .

Ниже мы рассмотрим основные правила для написания деловых писем.

Письмо не должно быть безликим

Задумывались ли Вы, как правильно писать электронные письма? Электронный ящик делового человека очень часто переполнен различным спамом. В первую очередь ваша задача, при написании официального письма будет состоять в том, чтобы его заметили и не отправили в папку «Спам».

Для начала стоит навести справки о компании, куда вы хотите отправить свое письмо. Вы должны обладать максимальной информацией о партнере. После того, как подробности о компании будут известны, можно начинать составление письма. Любому деловому человеку будет приятно, если в письме к нему обратятся лично, а не к коммерческому отделу фирмы, в которой он работает, к примеру. Обращение к адресату по имени продемонстрирует, прежде всего, ваше уважение к человеку и, конечно же, вызовет у него положительные эмоции, что просто не сможет не расположить его к вашей персоне. Ведь как можно начать разговор с потенциальным партнером о деловых предложениях, если вы не нашли времени для того, чтобы узнать о его фамилии, имени и отчестве.

Если вам не удалось разузнать имя адресата, ни в коем случае не пишите: «Ув. ген. директор!», «Ув. коммерч. дир. фирмы!». В деловом письме подобным сокращениям места нет. Такие слова, как «уважаемый», «господин», «начальник отдела» и т.д. нужно писать полностью. Иначе об уважении никакой речи быть не может.

Письмо должно иметь заголовок

Заголовок нужен для того, что бы кратко раскрыть содержание письма. Так получатель сможет без проблем обработать и отсортировать письмо. В любую официальную организацию каждый день приходят десятки писем по совершенно разным вопросам. Поэтому нет вероятности, что на ваше письмо обратят внимание. Поэтому, если ваш заголовок будет содержать полезную информацию, то это может заинтересовать потенциального партнера. Теперь понимаете, почему важно правильно писать служебные письма?

Как произвести хорошее впечатление

Попробуйте добавить в письмо вступление, которое будет выражать комплимент к адресату. Например, то, как вы были бы рады иметь честь сотрудничать с такой хорошей фирмой.

Чего стоит избегать

Постарайтесь обойтись в тексте без словесного мусора, лишней вежливости, вопросов, местоимений и т.д. Письмо, переполненное неконкретными вещами, будет выглядеть неубедительным и не заслуживающим доверия. Пишите текст тверже. Слова-паразиты, размытые фразы и неуместные прилагательные могут спровоцировать мнение о вас, как о человеке с низким социальным статусом. Например, вы пишите письмо президенту. Правильность оформления чуть ли не определяющий фактор в том, будет ли достигнута цель, вложенная в это письмо.

Откажитесь от директивных фраз

Вместо фразы «Если вы заинтересованы в нашем предложении, то вам следует связаться со мной по телефону…» лучше напишите «Для обсуждения предложения у вас есть возможность связаться с нами по телефону…». Директивная фраза может психологически настроить человека против вас. Такая фраза может показать адресату вашу неуверенность в себе и высокомерие. А если Вы пишите рекомендательное письмо, правильно будет именно "предлагать", а не навязывать, чтобы не создалось впечатление, что Вы давите, это никому не понравится.

Выбирайте правильные глаголы

Используйте глаголы совершенного вида. Например, создали, выполнили, сделали, разработали, увеличили и т.д. Но такие глаголы, как выполняем, участвуем, работаем, производим, не говорят о достижении результатов. Это сложно учесть в написании иноязычных писем, поэтому поинтересуйтесь заранее правилами того или иного языка, чтобы знать, например, как правильно написать английское письмо.

Используйте фирменный бланк

Использование фирменного бланка необходимо даже если вы отправляете письмо по электронной почте. Что такое фирменный бланк? На фирменном бланке должно быть указано название вашей фирмы, адрес, телефон, факс, эмблема фирмы и подпись руководителя. Этот момент важен в правильном написании гарантийного письма, ведь Вы таким образом показываете, что открыты и отвечаете за свою фирму.

Отправьте письмо по почте

При отправке делового письма лучше отказаться от факса и e-mail. Идеальным вариантом будет отправить курьера с письмом, чтобы тот вручил его лично руководителю в руки. Поэтому обязательно позаботьтесь о фирменном конверте. Кстати, если Вы отправляете документы для получения какой-либо должности, не поленитесь узнать, как правильно писать сопроводительное письмо, работодатель это оценит.

Как правильно писать письма личные

Личным письмом может стать письмо другу или близкому человеку, письмо на английском языке товарищу по переписке за рубежом, любовное письмо или электронное письмо в социальной сети. Адресат всегда обрадуется вашему письму, если оно будет написано правильно и интересно. Общаясь по переписке можно употребить теплые слова, которые часто стеснялись сказать своим близким при разговоре. Личные письма писать намного легче, чем официальные, но это не значит, что не надо знать, как правильно писать письмо другу или любимому человеку.

Уважайте адресата

Если вы отправляете письмо почтой, то не используйте для текста клочок бумаги, вырванный из тетради. Отдайте предпочтение бумаге хорошего качества. И не забудьте правильно написать адрес !

Основные правила

Письмо должно начинаться с обращения. Обращение разместите на середине строки. Главный текст пишется ниже обращения на 2 см с отступом на такое же расстояние от левого края листа. Постарайтесь выдержать это расстояние во всем письме. Если лист закончился, то возьмите второй чистый лист бумаги. Не исписывайте обе стороны листа!

Избегайте исправлений

Помните, что зачеркнутые строки или исправления могут придать вашему письму крайне неряшливый вид. Поэтому для начала стоит не полениться и написать черновик.

Оформление

Текст письма должен быть разборчивым и не очень мелким. На протяжении всего письма используйте одну и ту же пасту или чернила. В конце обязательно оставьте свою подпись. После подписи, если есть в этом необходимость, поместите постскриптум (P.S.). Письма складывают текстом внутрь!

После написания письма

Не стоит писать письмо в плохом настроении. Если же негативные эмоции уже оказались на бумаге, не отправляйте это письмо. Лучше перепишите его на следующий день. Ведь правильно написать любовное письмо, значит доставить адресату приятные положительные эмоции, а не испортить его настроение негативными высказываниями.

Этика написания письма

Основные правила написания современного письма

Этикет написания письма в современном бизнесе

Примеры написания письма в прошлом веке и современном мире

Разновидности писем по их характеру

Заключение

Список используемой литературы

Введение

Цели и задачи: углубить и расширить знания, полученные за курс основной школы. Я читала много материала по этикету написания письма, культуре речи, и хотела бы поделиться этими знаниями. Я считаю, что правила хорошего тона – это актуальные проблемы нашего времени.

Слово «этикет» - французское, толкуется оно как «установленный порядок поведения где-либо». Но не случайно оно стоит рядом со словами: «этика» и «этикетка». Этика занимается нормами поведения, а этикетками изначально называли специальные карточки, на которых фиксировались основные правила. Такие этикетки раздавались во Франции при королевском дворе Людовика XIV, чтобы каждый мог свериться – правильно ли он поступает в той или иной ситуации. Но, конечно же, общие правила этикета – те, которые мы применяем сейчас – появились задолго до «этикеток». Вопросы воспитанности, поведения, манер волновали людей давно. Первая книга об этом так и называется – «О правилах поведения» и была издана еще в 1204 году. Сейчас нам покажутся смешными и нелепыми рекомендации, которые содержались в самом первом российском своде хороших манер, изданном в 1772 году. Называлась эта удивительная книга «Юности честное зерцало, или Показания к житейскому обсуждению».

Да, этикет, прежде чем стать таким, как сегодня, претерпел немалые изменения. Но основные правила остались теми же, что и в книгах Платона, Аристотеля, Декарта…. Ибо фундамент этикета – воспитанность, вежливость, уважительное отношение к себе и окружающим.

Но правила хорошего тона заключаются не только в умении расположить к себе собеседника, сервировать стол, встречать и провожать гостей, красиво выглядеть, избежать конфликтных ситуаций. Наша культура поведения особенно ярко проявляется и в умении написать письмо. Нередко, взявшись за ручку, мы чувствуем растерянность, не умея найти нужных слов для рекомендации или для выражения соболезнования. Мы так любим получать письма, но не любим их писать. А может быть, просто не умеем? Не хватает этикета написания письма?

1. Основные правила написания современного письма

К сожалению, эпистолярный жанр сейчас отмирает, вытесненный современными ритмами, темпами, телефонной связью. Мы удивляемся и восхищаемся, перечитывая изданные тома писем Пушкина, Толстого, Чехова. И более ранние – времен Древнего Рима. Привлекает и их форма, и содержание, и само по себе оформление – четкое, выверенное, аккуратное, в котором чувствуется уважение к адресату.

Письма бывают личные, официальные и деловые. Соответственно и требования к их содержанию и оформлению различны. Конечно, каждый пишет письма по – своему, исходя из отношений с адресатом, информации и состояния. Один считает, что достаточно сообщить о своем здоровье, другой же, наоборот, на нескольких страницах описывает прогулку по осеннему лесу или посещение консерватории. Содержание письма – это дело воспитанности и необходимости, хотя и здесь следует помнить, что тон должен быть выдержанным, мысли хорошо продуманы и логически выстроены. Не обижайте других отписками – лучше сообщите, что сейчас вы заняты или не в том настроении. И поэтому подробное письмо напишите на следующей неделе. Помните, что поспешно написанное послание может сослужить плохую службу – ведь что написано пером, то не вырубишь топором. Наша неряшливость или обидная для другого мысль будет постоянно попадаться человеку на глаза, если он хранит письма.

Если вы пишете от руки, то почерк должен быть разборчивым, аккуратным, исключающим неправильное прочтение слова. Если же текст отпечатан на машинке, то подписать его надо от руки. Для написания писем не следует использовать карандаш, так как это затрудняет чтение.

Особое внимание надо обращать на бумагу и конверт. Желательно, чтобы бумага была белой и плотной, ровной, а конверт – не просвечивающимся.

Если вы решили кого–либо пригласить на торжество, или пишете благодарственное письмо, или поздравляете со знаменательной датой – пишите только от руки, это придает посланию особую теплоту, доверительность. Любое письмо – как личное, так и деловое – должно начинаться с даты. Ее место – правый верхний угол первой страницы. Ставя ее, помните, что правила хорошего тона требуют, чтобы на полученное письмо отвечали в среднем через пять дней после его получения. Письмо начинается с обращения, расположенного посередине листа. В личных письмах обращение диктуется этическими нормами и, конечно, тем, как вы привыкли называть ваших друзей или близких, или членов семьи: «Дорогая мамочка», «Милая сестренка», «Здравствуй, Николай». Каковы ваши отношения с адресатом, таковы и обращения. Но в любом случае нельзя оставлять письмо безымянным. Если в письме несколько страниц, проследите за тем, чтобы конверт был достаточно велик и чтобы все страницы были пронумерованы. Завершается письмо добрыми пожеланиями и выражением своего отношения к адресату: за этим следует подпись. Например: «Желаю Вам всего самого доброго», «С уважением…». Итак, культурно оформленное письмо состоит из:

даты

обращения

основного текста

заключительной формулы вежливости и подписи, если письмо адресовано близкому человеку. Например: «Твоя Наташа» или «Целую, ваша Люба».

Лист складывается так, чтобы текст был внутри. Следовательно, писать письма надо на одной стороне листа. Даже если оно короткое, состоит из нескольких предложений, все равно используйте целый лист, а не часть его. За неимением белой нелинованной бумаги часто пользуются обыкновенными ученическими тетрадями. В этом случае края желательно подровнять ножницами, чтобы лист не был неряшливым.

Что касается художественных открыток, то они предназначены для поздравления или краткого сообщения. По возможности открытки тоже запечатываются в конверт, тем более, если текст содержит информацию личного, интимного характера. Адрес должен быть точным и написан четким почерком. Указывается почтовый индекс, город, улица, номер дома и квартиры и фамилия с инициалами.

Письма, адресованные не вам и попавшие к вам по ошибке, читать нельзя так же, как нельзя без разрешения писавшего давать полученное вами письмо другим людям. Родители, перехватывающие и читающие письма своих детей, рискуют испортить свои с ними отношения. Переписка – личное дело тех, кто ее ведет.

Слог письма должен воспроизводить в точности правильный ход разговора он должен быть ясен, прост и сжат. В искусстве составлять письма играет весьма важную роль умение отличить того, к кому мы пишем, дать верный тон своему письму, который согласовался бы с теми чувствами и отношениями, в которых мы действительно находимся с лицом, к которому пишем. Нужно сообразоваться, во – первых, с возрастом, во – вторых, с уважением к женщинам, старикам, в – третьих, с душевным состоянием лиц, к которым мы пишем. Не тактично писать об удовольствиях человеку, который удручен в это время каким – либо горем. Не следует похваляться роскошью перед теми, кому судьба предоставила лишения и горькие испытания.

Мужчина должен писать к женщине в самой почтительной форме правило это должно быть соблюдаемо даже и в том случае, если он по своему положению стоит гораздо выше ее. Кто бы он ни был, к кому мы пишем, никогда не надо выражать чувств, которых мы к нему не питаем. Следует быть осторожным и никогда ни о ком не писать ничего дурного. Отосланного письма не вернуть, и мы уже не в состоянии исправить необдуманного. Если случится писать под влиянием чувств гнева, то лучше отправку письма отложить до следующего дня: иногда минутная несправедливая вспышка может уничтожить самые добрые отношения даже между самыми близкими людьми.

В переписке нужно избегать двусмысленностей. Письменная передача мыслей имеет большой недостаток. Она не обладает свойством передачи тона голоса и выражения лица пишущего. А всякий из нас знает, какое огромное значение имеют в разговоре тон и взгляд. Можно прочитать одну и ту же фразу десятью разными тонами, и каждый раз она будет иметь новый смысл. Поэтому нужно писать с величайшей осмотрительностью. И весьма снисходительно относиться к получаемым нами письмам.

Письма к отцу и матери должны носить характер почтительной привязанности.

Этикетом в письмах следует назвать известные формальности, установленные обычаем.

Письма, поздравляющие с Новым годом, посылаются обыкновенно заранее это делается для того, чтобы они были получены накануне праздника, или же в самый день Нового года.

Срок этот соблюдается в отношении родных. Относительно же друзей и знакомых срок поздравлений продолжается всю первую неделю Нового года, а остальных можно поздравлять в продолжение всего января. Красоты почерка не требуется, но писать неразборчиво так же неприлично, как говорить невнятно. Крайне досадно получать письмо, смысл которого нужно угадывать. Очень невежливо вместо подписи ставить одну лишь букву. Высокопарность в письме также нелепа и смешна, как и в разговоре. Если вы употребляете в письме второе лицо, то всегда пишите большое «В».

Подписываться в письмах «Ваш покорный слуга» теперь уже не принято. Вместо этого пишут: «Готовый к услугам» или «Преданный вам».

Служебные письма печатаются только на машинке и оформляются более строго. Для написания используют лишь одну сторону листа, на котором располагают заголовок, дату, адрес и фамилию получателя (или названия учреждения), сам текст и указания на приложения. И непременно: «Искренне Ваш», «С уважением».

Подпись ставится на правой стороне листа, под заключительной формулой вежливости. Фамилия подписывающегося печатается на машинке под его рукописной подписью. Можно обойтись стандартным конвертом для международной почты, но следует иметь в виду, что за рубежом все достаточно крупные фирмы имеют свои конверты, на которых в несколько усеченном виде повторяют те же сведения, что и на бланке. Фирменный конверт не только поднимает престиж вашей организации в глазах зарубежного партнера, но и избавит вас от необходимости сообщать обратный адрес. Написание письма – это своего рода искусство. Деловое письмо должно быть безукоризненным во всех отношениях. Даже мелкое несоблюдение правил может сделать его неправомочным с юридической точки зрения.

2. Этикет написания письма в современном бизнесе

Особо хотелось остановиться на этикете письма в современном бизнесе. Здесь существуют определенные каноны написания письма, несоблюдение которых может не только отразиться на престиже фирмы, но и помешать заключению выгодных контрактов.

Бумага для письма должна быть абсолютно чистой, аккуратно обрезанной. Желательно иметь фирменный знак письма с эмблемой фирмы, ее полным названием, почтовым и телеграфным адресом, телефоном, телефаксом и банковскими реквизитами.

Служебное письмо печатается на машинке на лицевой стороне без помарок. Страницы нумеруются, кроме первой, арабскими цифрами. Ширина поля с левой стороны листа должна быть не менее 2 см. Печатается текст через полтора – два интервала. Абзац начинается с красной строки, с отступлением пяти интервалов от поля. Рекомендуется избегать переноса слов. В правом верхнем углу под адресом организации, отправляющей письмо, ставится дата отправления письма. Сокращения дат типа 16.10.2004г. в международной переписке не употребляется. Необходимо писать полностью число, месяц и год. Наименование фирмы или фамилия и адрес лица, куда направляется письмо, проставляется на левой стороне, чуть ниже строки с датой. Еще ниже, на левой стороне листа с отдельной строки пишут вежливое обращение. Оно традиционно состоит из слов по-русски «Уважаемый господин (мистер)» и фамилия адресата.

Если вы пишете своему партнеру впервые, необходимо начать с представления фирмы, ее целей и задач. Еще лучше послать партнеру буклет с подробной информацией о фирме. Однако рекламный материал не должен быть объемным. Текст должен быть на языке вашего партнера. Заканчивается письмо словами благодарности за сотрудничество и выражением надежд на его продолжение.

15.05.2007

Уважаемый господин Смит!

Мы узнали Ваше имя во время пребывания представителя нашей фирмы в Германии. Наш агент посетил туристическую контору города Дюссельдорфа в связи с организацией экскурсий в Германию российских школьников на период летних и зимних каникул, и сотрудники конторы любезно предоставили ему всю необходимую информацию, касающуюся Вас и Вашей фирмы. Нам стало известно, что Вы уже несколько лет успешно занимаетесь организацией экскурсий для учащихся немецких учебных заведений по странам Европы и Латинской Америки, и мы уверены, что Вас заинтересует наше предложение – организовать путешествия ваших школьников по нашей стране.

Наша фирма, которая в этом году отмечает свой юбилей – 10 лет успешной деятельности, - является крупнейшим туристическим агентством в Москве и у нас есть конторы и представительства во всех крупных городах России. Мы уже организовали путешествия французских и итальянских учителей и школьников по России и полагаем, что имеет смысл обменяться нашим опытом в этой сфере деятельности и заключить договор о сотрудничестве на взаимовыгодных условиях.

Представитель нашего экскурсионного бюро будет находиться в Германии с 1 по 10 июня и будет рад встретиться с Вами для обсуждения вопросов, связанных с заключением предполагаемого договора о сотрудничестве. Мы будем весьма признательны Вам, если Вы заблаговременно сообщите нам по факсу, какая дата и время наиболее подходит для Вас. Очень надеемся на общее сотрудничество.

С уважением, директор фирмы А.А. Иванов

3. Отношение к переписке в прошлом веке

В своем реферате мне хотелось бы написать о том, как относились к переписке в прошлом веке. Уверена, что основные ее положения приемлемы и сейчас, в 21 веке. Есть смысл перенять и некоторые правила, бытовавшие тогда. Потому что значительная часть хороших манер – это не дань моде, не сиюминутные веяния, а отшлифованные временем правила, следование которым избавляет нас от неудобств, принося радость от общения. В книге «Жизнь в свете, дома и при дворе» сказано:

Молодая девушка никогда не пишет мужчине, даже от имени своих родителей, который не приходится ей сродни

Женщина не должна переписываться с мужчиной, который ей не муж

Дети, в каком бы возрасте они ни были, находясь в разлуке с родными, должны писать родителям в Новый год, в именины и в дни рождения их. Письмо служит для детей отрадным утешением в разлуке с родителями, так как дает им возможность хотя и заочно, но все–таки лично выразить те чувства, которыми исполнено их сердце.

Письма к отцу и матери должны быть полны привязанности и покорного доверия

Когда молодая особа пишет к своим подругам, она может принять шутливый тон и предаться излияниям дружбы но в письме ее не должно быть того смирения, которым отличается письмо к старшим

Когда кто-нибудь берет на себя обязательство передать кому-либо письмо, он обязан передать его нераспечатанным

Вежливость предписывает не задерживать ответного письма, чего всеми силами надо избегать

Обращение начинается титулом, когда обращаемся к лицу титулованному или просто именем, отчеством и фамилией.

Выступление начинается с какой-нибудь любезности, пожелания.

Изложение о предметах, интересующих адресата.

Заключение состоит в заявлении чувств преданности и почтения.

Постскриптум: при законченном уже письме иногда вспомнится то, что в него не вошло, а упомянуть непременно следует. Тогда в конце письма, обыкновенно под подписью, ставится знак «PS» и за ним приписывается забытое. Это добавление употребляется с короткими знакомыми, но избегается с высшими особами. Переписка ведется на почтовой бумаге белого цвета. Приличие требует, чтобы письмо было написано четко, во избежание затруднения читать его. Особенно внятно, без ненужных росчерков, должно писать свою фамилию. Часто случается – получивший письмо не может догадаться, от кого оно, и поэтому оставляет его без ответа. Конверты употребляются соответственно формату бумаги. В каждом письме ставится дата, т.е. значение месяца, числа, а иногда и года.

В моем реферате много рассуждений об этикете русского письма. Но очень бы хотелось привести конкретные примеры эпистолярного жанра прошлого века. Личные письма, благодарности, поздравления, приглашения… В них столько такта и благородства, достоинства и души!

4. Примеры написания письма в прошлом веке и современном мире

С Новым Годом.

Милостивый Государь Алексей Игнатьевич!

Все семейство наше, поздравляя Вас с Новым годом, желает Вам всякого благополучия и долгоденствия, и чтобы наступивший год для Вас был счастливее минувшего. Примите уверение в глубочайшем к Вам почтении.

П. С. …

С законным браком.

Милостивый Государь Алексей Игнатьевич!

Радуюсь Вашему благополучию, долгом считаю поздравить Вас с законным браком и засвидетельствовать Вам свое искреннее желание, чтобы Всевышний благословил Вас всеми возможными благами, даровал Вам безмятежное спокойствие и ничем не нарушаемое согласие. Прошу Вас не лишать меня прежней дружбы, ценимой мною очень высоко.

Глубоко уважающий Вас и неизменно преданный Вам П. Л.

Приведенные выше образцы послужили мне хорошим примером при написании писем моему лучшему другу. Одно из них мне хочется прочитать в своем реферате.

Любовное письмо девушки к юноше.

15.05.2007

Мой дорогой и любимый!

Я пишу тебе письмо – первое письмо в моей жизни, в котором я говорю о своей любви тебе! Чувства так переполняют меня, что я нуждаюсь высказаться. Сердце мое сильно бьется. Сегодня утром я включила свое любимое радио «Орфей», которое целый день передает классическую музыку, и получила неожиданный подарок: звучит концерт Брамса для скрипки с оркестром! Я много раз слышала его в разных исполнениях, но каждый раз мне хочется погрузиться в эту музыку, словно в кристально-прозрачную воду, и уплыть – далеко-далеко. Туда, где нет пространства и времени, а есть только музыка, и все живое живет ее звуками, и в ней все люди существуют не отдельно друг от друга, а вместе со всеми, ощущая такую близость и любовь, что слова им не нужны – они говорят и отвечают музыкой! Мне ничуть не стыдно своего восторженного состояния, я знаю, ты поймешь меня! Ведь ты сам тоже любишь и понимаешь музыку. И это она познакомила нас с тобой. Я помню, как мы с тобой в большой компании нашего класса проходили мимо какого-то дома и из открытого окна доносились волшебные звуки Моцарта, а ты остановился и стал слушать. Мы позвали тебя, а ты даже не услышал нас. Тогда я подошла к тебе и сказала: «Я тоже очень люблю этот концерт!» Прежде я никогда не обращалась к тебе, и мы ни о чем не разговаривали. А потом мы отстали от всех и долго гуляли и говорили о музыке, и стали вместе ходить на концерты. И я не знаю, как это произошло, и когда – мы полюбили друг друга. Сейчас мне кажется, что это было всегда! Растаяли в воздухе заключительные аккорды, но музыка не кончилась – она во мне. Моя душа спокойна, как зеркальная поверхность моря, когда ветер не волнует его. Я допишу свое письмо, встану из-за стола и пойду к тебе. Мы вместе будем слушать музыку наших чувств, мыслей, надежд – пусть это будет ВСЕГДА!

5. Разновидности писем по их характеру

Как известно, письма можно разделить по их характеру на деловые, дружеские, церемонные. Естественно, каждое из них имеет свои особенности, которым мы должны следовать в переписке.

Просьбы и прошения.

Писем, содержащих в себе просьбу, такое множество, предметы и причины их так разнообразны, что перечислить их невозможно.

Мы просим и о совете, и об услуге, и о месте. Мы просим у знакомых, у друзей, у чужих, у ниже и выше нас поставленных. Поэтому каждый раз, смотря по предмету и личности, просьба должна быть выражена в другой форме. И чем яснее и толковее изложена просьба, тем больше шансов на успех. В каждом прошении, вслед за разъяснением повода к просьбе, следует изложить причины, которые вынуждают нас обратиться с нею. Затем, коснувшись наших, зависящих от успеха, выгод, упомянуть об обязательствах, которые мы принимаем на себя относительно других лиц. В особенности внимательно надо обсудить все то, что мы хотим сказать в нашу пользу, чтобы оно не имело вида хвастовства или излишней уверенности в наших преимуществах. Мы должны выразить свою просьбу просто и скромно, но не униженно или высокомерно. Составляя прошение, необходимо помнить: то, что мы пишем, отражает наши мысли и наши чувства. Поэтому важно, чтобы читающего нашу просьбу расположили в нашу пользу не только слова, наши выражения, доводы, но и искренность и уверенность в его помощи и содействии.

Каждая благовоспитанная личность должна дать ответ в возможно короткие сроки. Каков бы он ни был, утвердительный или отрицательный, должен быть дан в крайне вежливой форме.

Благодарственные письма.

Личность, которой оказали услугу или приняли участие в ее судьбе, обязана выразить свою благодарность, хотя бы ее и не ожидали. Содержание подобного письма составляет выражение сердечной, искренней благодарности. Много уверять в готовности услужить не следует: может создаться впечатление, что мы не имеем доверия к бескорыстию других. Но если узнаем о возможности отплатить за услугу услугой, то следует воспользоваться этим случаем.

Извинения.

Они посылаются в том случае, если обители или оскорбили чем-нибудь. Извиняясь, надо быть откровенным и придерживаться истины. Искреннее признание вернее всего располагает к прощению. Если делаете извиниться за необдуманно сказанное слово или за оскорбительного содержания письмо, то следует сначала совершенно успокоиться, дать пройти минутной вспышке, - кто действует под влиянием гнева, тот никогда не поступает правильно. Только тогда ваше письмо с извинениями может достигнуть желаемой цели, если оно написано совершенно спокойно и предварительно серьезно обдумано.

Поздравления.

Поздравления пишутся только в случае радостного события. Следует стараться, чтобы они были по возможности кратки. Между родственниками или близкими друзьями можно еще позволить себе упомянуть в них о постороннем предмете, но относительно мало знакомой личности упоминание всего не относящегося к делу, неуместно.

Бумага с хорошенькой виньеткой совершенно подходит для поздравления себе равных. На Новый год многие пользуются первым или последним в году письмом, чтобы выразить свои поздравления и пожелания к Новому году. В его содержание должны входить воспоминания о прошедшем годе, о здоровье и о случившихся приятных получателю событиях. Следует пожелать в новом году здоровья, радости, благополучия и хорошо провести наступающий год.

Поздравления по случаю свадьбы всегда посылаются в форме письма. В них следует высказать участие в семейной радости по случаю счастливого события. Необходимо упомянуть (если знаем жениха и невесту), что их хорошие качества составят залог их будущего счастья, и окончить письмо пожеланиями счастливого будущего и всегда безоблачного неба в брачной жизни молодых.

Рождение ребенка – событие, тоже требующее письменного поздравления. Содержание его состоит в выражении нашей радости по поводу счастливого события, несколько слов о маленьком, и, наконец, пожелания счастья как ребенку, так и его матери. Высказать свое участие к последней необходимо.

Соболезнование.

Письма, выражающие соболезнование, самые трудные, так как вообще помочь горю словами почти невозможно. Поэтому цель этих писем – не желание утешить, а только выразить свое участие или соболезнование. Помогают перенести утрату добрые, хорошие воспоминания, которые дорогое нам лицо оставило по себе в памяти всех, его знавших.

Размолвка или окончательный развод двух до сих пор любивших друг друга людей тоже заслуживает соболезнования. В какой форме выражено будет участие – зависит от обстоятельств но деликатность, такт всегда благотворно влияющие на больное сердце, должны быть и в этом случае главными руководителями при составлении письма.

Заключение

Исследуя материал по этикету эпистолярного жанра, я пришла к выводу, что современное письмо претерпело немало изменений и, к сожалению, не в лучшую сторону. Не хватает чувства уважения к адресату, такта, благородства, души. Поэтому нужно уважительнее относиться к переписке.

Перечитывая образцы этих писем, ловлю себя на мысли, что некоторые и сегодня, в 2007 году, можно копировать почти в точности. Не сомневаюсь, приведенные примеры не будут лишним для нас, людей электронного века, которым хорошим пример тоже не помешает.

Вы любите получать письма? Тогда научитесь их писать. Хороших манер не бывает много, зато их отсутствие заметно всегда.

Список используемой литературы

Культура устной и письменной речи делового человека. Справочник. Москва, 1997г.

Л.А. Глинкина. Речевой этикет в частных письмах 19 века.

В.Е. Гольдин. Этикет и речь. Саратов, 1978г.

Правила написания делового письма

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже.

Подобные работы

Основные правила написания современного письма. Этикет написания письма в современном бизнесе. Отношение к переписке в прошлом, примеры написания письма в прошлом веке и современном мире. Разновидности писем по характеру: деловые, дружеские, церемонные.

реферат [30,3 K], добавлена 24.04.2010

Оформление стандартного письма. Адрес, дата, обращение, окончание, подпись, приложение. Специальные почтовые отправления. Цель письма. Текст письма. Общие правила. Некоторые примеры деловой переписки. Сопроводительное письмо к контракту.

реферат [30,4 K], добавлена 05.04.2003

Специфические особенности российского предпринимательства. Точки зрения российских и американских специалистов в сфере бизнеса на мотивы и набор профессиональных качеств и умений предпринимателя. Требования к составлению и оформлению делового письма.

контрольная работа [125,3 K], добавлена 05.04.2013

История возникновения делового стиля. Основные элементы мужского и женского делового имиджа, внешнего вида. Правила ношения делового костюма: платье, перчатки, галстук, обувь. Деловые аксессуары: ручки, портфель, очки. Требования к прическе и макияжу.

презентация [2,0 M], добавлена 06.05.2011

Понятие и формы делового этикета. Специфические особенности делового общения. Принципы использования этикетных средств. Формы обращений в деловой переписке. Речевая ситуация и стандартные средства языка. Композиция и языковой стандарт деловых писем.

реферат [55,1 K], добавлена 18.11.2010

Служебная переписка как важная часть делового этикета. Общие требования к деловому письму. Правила международной переписки. Обязательные атрибуты делового письма. Характерные типы деловых писем. Внутриорганизационная переписка, письма-поздравления.

реферат [855,8 K], добавлена 19.06.2010

Основные особенности и черты официально-делового стиля. Структура и пример делового письма и приказа. Соотношение устной и письменной форм. Деловая беседа по телефону. Манипуляции сознанием и язык рекламы. Виды слушания: рефлексивное и нерефлексивное.

презентация [19,9 K], добавлена 05.04.2013

Понятие делового этикета. Рекомендации молодым людям правилам приличия и образцового поведения в обществе. Стиль и имидж делового человека. Правила ношения костюма. Жесты и движения. Правила пользования визитными карточками. Деловые телефонные разговоры.

реферат [25,7 K], добавлена 11.01.2014

Особенности и правила составления плана письма с плохими новостями. Стратегия написания письма: анализ целевой аудитории выбор соответствующего канала и средства распространения информации. Разновидности писем с отказом. Составление письменных жалоб.

контрольная работа [46,7 K], добавлена 14.11.2010

Понятие и виды делового этикета. Этика и психология бесед и переговоров. Деловой завтрак, обед и ужин. Особенности общения через переводчика. Место служебной переписки в делопроизводстве. Структура служебного письма-запроса. Виды деловой переписки.

контрольная работа [25,6 K], добавлена 07.10.2013

Содержание

Введение…………………………………………………………………………. 3

1 Правила и стиль написания делового письма………………………………. 4

2 Перечислить и охарактеризовать виды деловых писем……. ……………..12

3 Особенности переписки с иностранными партнерами……………………. 15

4 Деловые контакты при помощи иных средств связи………………………..16

Заключение…………………………………………………………………….…18

Список использованной литературы……………………………………….…..19

Введение

Актуальность темы обусловлена наличием большого количества проблем встречающихся на практике по вопросам деловой корреспонденции.

В обществе постоянно создается и функционирует огромное количество разнообразных документов. От правильной организации работы с документами зависит эффективность работы учреждений, предприятий, фирм. С помощью управленческой документации осуществляется планирование, финансирование, распорядительную деятельность аппарата управления, ведется бухгалтерский учет и отчетность и т.п. Во время проведения ревизий проверяют именно документы, поскольку они служат основным доказательством фактов. Роль документов в различных областях деятельности человека трудно переоценить.

Законодательную базу работы составили: Федеральный закон от 20.02.95 № 24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации», основы законодательства РФ об Архивном фонде РФ и архивах от 07.07.1993 №5341 1, ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», Изменение №1 к ГОСТ Р 6.30-97 а также «Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения».

Цель исследования - деловая корреспонденция.

Цель исследования предопределила постановку следующих задач:

- исследовать правила и стиль написания делового письма

- перечислить и охарактеризовать виды деловых писем

- изучить особенности переписки с иностранными партнерами

- отобразить деловые контакты при помощи иных средств связи.

1 Правила и стиль написания делового письма

Рассматривая данный параграф целесообразно будет обратиться к вопросу об унификации документов. Как мы знаем, унификация документов это установление единого комплекса видов и разновидностей документов для аналогичных управленческих ситуаций, разработка единых форм и правил их составления, оформление и создание трафаретных текстов. Все выше обозначенные меры проводятся в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования оргтехники Федеральный закон от 20.02.95 № 24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации» // «Российская газета», № 39, 22 февраля 1995 г.

ГОСТ Р 6.30-97 "Унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (дата введения 1 января 1999 г.) является основой для оформления организационно-распорядительной документации. Данный стандарт устанавливает: состав реквизитов документов требования к оформлению реквизитов документов требования к бланкам и оформлению документов требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации.

Как известно, каждый документ состоит из элементов, называемых реквизитами. Причем различные документы имеют их разный набор, а совокупность реквизитов, определенным образом расположенных в документе, составляет формуляр данного документа.

ГОСТ Р 6.30-97 определяет 29 реквизитов для организационно-распорядительных документов, входящих в Унифицированную систему организационно-распорядительной документации (УСОРД):

01 - Государственный герб Российской Федерации. Его изображение помещается на бланке в соответствии с Положением о Государственном Гербе.

02 «Герб субъекта Российской Федерации» и 03 «Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)» отменены постановлением Госстандарта РФ от 21.01.2000 г. №9СТ.

04 - код организации по ОКПО проставляется в верхней части документа.

05 - код формы документа по ОКУД, состоящий из семи цифровых десятичных знаков и контрольного числа (КЧ), проставляют также в верхней части.

06 - наименование организации указывается в полном соответствии с наименованием, закрепленном в учредительных документах, включая сокращенное наименование и наименование на иностранном языке.

07 - справочные данные об организации включают почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации.

08 - наименование вида документа указывается на всех служебных документах, кроме писем. Оно пишется после наименования организации прописными буквами в соответствии с наименованиями видов документов, предусмотренными УСОРД и ОКУД.

09 - дата документа, которой считается дата его подписания или утверждения, оформляется арабскими Цифрами в следующей последовательности: день, месяц, год (4 цифры).

10 - регистрационный номер документа присваивается каждому исходящему, внутреннему документу и входящему документу при его регистрации в соответствии с принятой системой индексации, основу которой составляют порядковый номер документа. В зависимости от конкретного регистрационного массива документов к порядковому номеру могут прибавляться и другие составные части (например, индекс дела по номенклатуре дел).

11 - ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который давался ответ.

12 - место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено их определение по реквизитам 06 и 07. Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, и оно включает только общепринятые сокращения.

13 - гриф ограничения доступа к документу проставляется без кавычек на первом листе документа.

14 - адресат, в качестве которого могут выступать организации, структурные подразделения, должностные или физические лица. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Должность лица, которому адресован документ - в дательном падеже, причем инициалы указывают перед фамилией. В случае, когда документ отправляют сразу в несколько организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно. Но следует помнить, что документ не должен содержать более четырех адресатов- при большем количестве адресатов составляют список рассылки документа.

В состав данного реквизита может включаться почтовый адрес.

15 - гриф утверждения документа. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должностного лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи должны располагаться на одном уровне.

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом, гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ, УТВЕРЖДЕНО) без кавычек, наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера.

16 - резолюция включает в себя фамилию и инициалы исполнителя, содержание поручения и срок исполнения. Резолюция обязательно подписывается и датируется. Если исполнителей документа несколько, то они все указываются в резолюции. При этом один из исполнителей назначается ответственным и указывается в списке первым.

Резолюция проставляется в правом верхнем углу документа между реквизитами «Адресат» и «текст». При необходимости написания второй последующих резолюций они проставляются на любом свободном месте лицевой стороны документа. Допускается писать резолюции на отдельных листах бумаги, которые затем подшиваются в дело вместе с письмом.

17 - заголовок к тексту представляет собой краткое изложение содержание текста документа. Его располагают в левом верхнем углу после реквизитов бланка документа. При написании документа формата А5 заголовок не указывается.

18 - отметка о контроле проставляется только на тех документах, исполнение которых взято под контроль. Отметка включает в себя букву «К» или слово «Контроль», поставленные цветным карандашом или специальным штампом.

19 - текст документа составляют на русском или национальном языке в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации о государственных языках. Причем, тексты документов могут быть оформлены в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур. Связный текст, как правило, состоит из двух частей: в первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. В некоторых случаях текст может содержать только заключительную часть.

Однако в любом случае можно выделить ряд требований к текстам служебных документов:

· краткость и точность изложения информации, исключение двоякого толкования,

· объективность и достоверность информации,

· составление, по возможности простых документов,

· структурирование текста документа,

· широкое использование трафаретных и типовых текстов при описании повторяющихся управленческих ситуаций.

Особое внимание при написании уделяется языку и стилю служебных документов:

Ш нейтральный тон изложения,

Ш точность и ясность изложения,

Ш исключение повторов и отсутствие излишних подробностей,

Ш употребление устойчивых, шаблонных словосочетаний,

Ш употребление специальных терминов.

Ш использование сокращенных слов и др.

Тексты большого объема принято делить на разделы, пункты, подпункты, применяя нумерацию арабскими цифрами с точкой после них.

20 - отметка о наличии приложения. Если документ имеет приложения, указанные в тексте, отметка о них делается в следующей форме: Приложение: на 10л. в 3 экз. В случае, когда приложения в тексте не названы, необходимо перечислить их названия, количество листов и экземпляров каждого.

На приложении к распорядительному документу в правом верхнем углу следует сделать отметку с указанием названия распорядительного документа, его даты и номера.

21 -подпись. В состав данного реквизита входят: наименование должностного лица, подписывающего документ (с наименованием организации, если документ оформлен не на бланке, и без наименования организации, на документе, оформленном на бланке), личная подпись и ее расшифровка.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. В случае, если документ подписывается равными по должности лицами, их подписи располагают на одном уровне.

22 - гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, наименования должности лица, с которым согласовывается документ, личной подписи, расшифровки и даты.

Грифы согласования располагаются ниже реквизита «подпись» или на отдельном листе согласования.

23 - визы согласования документа включают в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи и дату подписания. При наличии замечаний к документу это указывается в визе, а сами замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу.

Если подлинник документа остается в организации, то визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. На копии отправляемого документа визы проставляются в нижней части лицевой стороны.

24 - печать. На документах, удостоверяющих права должностных лиц, фиксирующих факт расхода денежных средств и материальных ценностей, а также специально предусмотренных правовыми актами, подпись ответственного лица должна быть заверена печатью. Оттиск должен быть поставлен так, чтобы он захватывал часть наименования должностного лица, подписавшего документ.

25 - отметка о заверении копии ставится путем нанесения заверительной надписи ВЕРНО, наименования должности лица, заверившего копию, его личную подпись, ее расшифровку и дату заверения.

26 - отметка об исполнителе. Фамилия исполнителя (составителя) и номер его телефона располагают на лицевой стороне или, при отсутствии места, на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

27 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна включать: краткие сведения об исполнении, слова «в дело», номер дела, в котором будет храниться документ. Эта отметка должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором данный документ был исполнен.

28 - отметка о поступлении документа в организацию располагается в нижней части первого листа документа и включает сокращенное наименование организации - получателя документа, дату поступления документа, его индекс.

29 - идентификатор электронной копии документа это отметка, проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

Определенные требования предъявляются и к бланкам документов. Служебные документы изготовляются и размножаются на бумаге стандартного формата, что связано с использованием множительной техники, с необходимостью хранения документов. Наиболее употребительные два основных формата А4, А5, допускается использование бланков формата АЗ и А6.

Бланки документов в унифицированной системе организационно-распорядительской документации должны иметь поля не менее. 20 мм - левое, 10 мм - правое, 15 мм - верхнее, 20 мм - нижнее ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».- М. Изд-во стандартов,1998.

Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов:

Общий бланк. Он содержит следующие реквизиты: государственный герб Российской Федерации (герб субъекта РФ)- для организаций, имеющих на это право эмблема организации или товарный знак наименование предприятия вместе с наименованием вышестоящей организации (если она имеется) Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской федерации и архивах от 07.07.93 №5341 1// Ведомости съезда народных депутатов РФ и Верховного совета РФ.-1993.-№33.

Бланк письма включает следующие реквизиты: государственный герб Российской Федерации (герб субъекта РФ) эмблема организации или товарный знак код организации (предприятия по ОКПО) наименование предприятия вместе с наименованием вышестоящей организации (если она имеется) справочные данные об организации (почтовый адрес, номера телефонов, телефаксов, а также, по усмотрению организации, адрес электронной почты, Web-сайт (страница в Интернете), номера счетов в банке, банковский идентификационный код (БИК) и идентификационный номер налогоплательщика (ИНН), номер и дату выдачи лицензии).

Источники: elhow.ru, xreferat.ru