Образцы деловых писем DOC TXT

В архиве много разных примеров официальных писем на английском языке.

Название - Linguistic Background of Business Correspondence (на англ. языке).

Раздел - Иностранные языки (Английский) или Лингвистика (Лексикология).

Назначение - Дипломная работа.

Формат - WinWord 97.

Автор - Гадюкова Екатерина,

Использование - год сдачи - 2001, преподаватель - Булатова С. М. Алматинский ИнЯз, кафедра лексикологии, оценка 5.

2- часть материала четвертой главы взята из реферата Lexico-Semantic Characteristics of Business Letter Correspondence.

О получении - пожалуйста, известите меня о получении и размещении моей дипломной работы.

Этикет

Образцы различных писем

Поздравление

Если вы хотите сохранить добрые отношения с вашим партнером на долгое время, не упускайте возможности посылать ему поздравления по тому или иному случаю - с повышением по службе, присуждением награды, с днем рождения, с Новым Годом и т. п.

Поздравляю в связи с продвижением по службе

Congratulation on promotion

Я (мы) только что узнал(и), что вы были назначены (избраны. и т. д.) и хотел(и) бы выразить мои (наши) поздравления.

Позвольте мне(нам) пожелать вам всяческих успехов.

I (we) have just heard that you have been appointed. (elected. etc.) and would like to offer my (our) congratulations.

May I/we wish you every success.

***

Уважаемый г-н.

Мне очень приятно узнать о вашем новом назначении в Правление директоров.

Ваш многолетний труд в компании достойно вознагражден, и мой компаньон и я шлем вам пожелание успехов в дальнейшей работе.

С уважением,

Dear Mr.

I am delighted to hear of you new appointment to the Board.

Many years you have worked with the Company have been rewarded, and my partner and I are sending you our very best wishes for the future.

Sincerely yours,

***

Я чрезвычайно рад передать Вам от имени г-на. и от себя лично наши самые теплые поздравления с.

I have great pleasure in conveying to you on behalf of Mr. and myself our warmest congratulations on.

***

С большим удовольствием поздравляю Вас с новым назначением.

It gives me a great pleasure to congratulate you on your new appointment.

***

Мы хотели бы выразить наши искренние поздравления с. и наилучшие пожелания дальнейших успехов в вашей работе и личного счастья.

We wish to express our sincere congratulations on. and best wishes of further success in your work and of personal happiness.

***

Господа,

Мы узнали из прессы, что Вы открыли новое отделение в.

Желаем Вам успеха и удачи.

Мы также выражаем надежду, что наши деловые отношения будут продолжать развиваться в той же приятной атмосфере взаимного доверия.

С уважением,

Gentlemen:

We have learned from the press that you have opened a new branch office in.

We wish you success and good luck.

We also want to express the hope that our business relationship will continue to develop in the same pleasant and trusting manner.

Sincerely yours,

Теплые поздравления с днем рождения и с Новым Годом

Warm birthday greetings and Happy New Year greetings

Поздравления и самые добрые пожелания по случаю дня рождения.

С самыми лучшими пожеланиями в наступающем году от.

With all Good Wishes for the Coming Year from.

***

С рождественскими поздравлениями и самыми добрыми пожеланиями в Новом Году.

With Christmas Greetings and all Good Wishes for the New Year.

***

Веселого Рождества и счастливого Нового Года.

Merry Christmas and Happy New Year.

***

С сердечным приветом и наилучшими пожеланиями Вам и Вашим сотрудникам к праздникам и Новому году.

Я глубоко признателен Вам за те поздравления, что Вы прислали мне по случаю.

I must thank you most deeply for the congratulations you have sent me on.

***

Спасибо за Ваши поздравления и пожелания по случаю.

Thank you for your congratulations and for your wishes on the occasion of.

***

Спасибо за открытку и новогодние поздравления.

I thank you for your card and seasonal greetings which I and my colleagues warmly reciprocate

***

Благодарю (благодарим) за ваши поздравления по случаю моего (нашего) избрания председателем. (назначения агентами. и т. д.).

Thank you very much indeed for your congratulations on my (our) being (elected Chairman. of. (appointed agents for. etc.).

It was great pleasure to receive your letter.

Деловое письмо деловая переписка

"Кадровый вопрос", 2013, N 11

ДЕЛОВОЕ ПИСЬМО Деловая переписка

Деловая переписка - это переписка с партнерами или сотрудниками, это обмен мнениями, новыми мыслями и предложениями. Деловые письма отличаются от личных писем в первую очередь тем, что деловые письма, если они только не конфиденциальные, открыты для ознакомления многих и это налагает на них определенный - деловой стиль изложения.

Одним из главных каналов связи различных предприятий, организаций и учреждений с внешним миром является именно деловое письмо. С помощью писем ведутся преддоговорные переговоры, выясняются отношения между предприятиями, в деловых письмах излагаются взаимные претензии, приглашения, просьбы и т. п. Письма сопровождают материальные ценности и иные важные документы.

И даже несмотря на наличие в современной жизни стационарного и мобильного телефонов, факса, электронной почты и Интернета, объем деловой переписки все равно ведется глобальный, даже в сравнительно маленькой фирме. Из-за этого огромное количество отправляемых писем требует однотипного их составления, оформления. То есть требуется своеобразная унификация формы делового письма. Если проанализировать современную деловую переписку между организациями и предприятиями, то выяснится интересный момент - большинство секретарей и работников, в чьи должностные обязанности входит составление и оформление деловых писем, не знают точно, какие реквизиты в нем должны присутствовать, как их правильно оформлять. Это затрудняет работу с письмами. Эксперты считают, что любое деловое письмо должно занимать по своему объему не более страницы. Ведь данные письма - это не художественная проза для чтения, эта сжатая информация, которая должна быть донесена до клиента либо партнера и побудить их к совершению определенных действий.

Текст делового письма не должен допускать двояких толкований. Ввиду юридической значимости писем их язык и стиль должны удовлетворять тем же требованиям, что и язык законов и иных нормативных актов в государстве. "Всегда, во все века однозначность языка деловой бумаги, строгая его формализованность рассматривались людьми как средство ограничения произвола власти. Еще в V в. до нашей эры древнеримский плебс требовал введения четких "писаных" законов. Создание зафиксированных на бумаге установлений и правил было также главным требованием многих средневековых восстаний. Когда же такие законы появились, от делопроизводителей требовались абсолютная точность формулировок, доскональное соблюдение формы. Иначе документ терял юридическую силу".

В настоящее время во многих странах происходит процесс унификации формы деловых писем. К примеру, в Англии разработан кодифицированный стиль официального общения, который называется Zip-Cole (в переводе означает "код-молния"). В Америке из-за широкой автоматизации информационных процессов в управлении в век компьютеризации американское деловое письмо переживает "второе рождение".

Унификация стиля и формы деловых писем затрагивает абсолютно все: и словарный состав, и синтаксис с морфологией, и графику, и пунктуацию.

Важным является и тон делового письма: он не должен быть сухим и бесчувственным. Самое лучшее, если в письме будут присутствовать достоинство и дружелюбие, готовность сотрудничать и возводить не стены, а именно мосты. Также важно в деловом письме избегать вульгарности и запанибратства.

Существуют определенные ограничения, касающиеся стиля и языка делового письма. Если говорить в общих чертах, то идеальным письмом считается именно то, которое сочетает в себе радушие и достоинство. Такие письма сообщают получателю и адресатам чувство искренности и дружеского расположения написавшего это письмо (отправителя). Однако не стоит и злоупотреблять радушием в деловых письмах, что может привести к обратному эффекту, и читающий потеряет интерес к письму.

Вежливость и точность неотъемлемы в деловой корреспонденции и оформлении деловых писем, однако общий тон письма может меняться в зависимости от его содержания. Письма, направленные важным государственным деятелям, прошения или заявления о приеме на работу должны иметь более официальный и уважительный тон, чем обычное деловое письмо.

Каждое письмо преследует свою собственную цель, поэтому оно должно быть написано таким языком, который будет способствовать достижению этой цели наилучшим образом. Переписка между людьми, общающимися на протяжении некоторого времени, может быть менее официальной в отличие от переписки между корреспондентами, впервые вступающими в контакт.

Сообщение в письме должно быть изложено простым и естественным языком. Часто в письмах пользуются такими фразами и выражениями, которые давно потеряли всякий смысл. Таких выражений следует избегать, так как они, во-первых, устарели, во-вторых, нарушают четкость стиля.

Деловые письма чаще всего составляют от имени коллективного субъекта, так как обычно они несут в себя не волю одного человека, а интересы всей компании, фирмы, организации.

Деловые письма пишутся на специальных бланках, которые должны соответствовать стандарту. Письма подготавливаются в двух экземплярах: один отсылается адресату, другой экземпляр остается в организации.

Для подобных бланков установлен комплекс обязательных атрибутов (реквизитов), которые должны располагаться в определенном, а не в хаотичном порядке.

Бланк официального письма - это лист бумаги с воспроизведенными типографским способом постоянными элементами. Таким образом, мы представляем себе, что деловое письмо состоит из самой рамки письма и внутри данной рамки располагается текст. Помимо текста, письмо должно содержать информацию об отправителе и получателе письма (адресате).

Бланки могут быть с угловым и продольным расположением реквизитов. Бланки необходимо изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

Как мы уже указали ранее, допускается изготавливать бланки типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизводить с помощью средств вычислительной техники. Исключение составляют бланки организаций с изображением Государственного герба Российской Федерации или гербов субъектов РФ.

Бумага для вашего делового письма должна быть хорошего качества, абсолютно чистой, аккуратно обрезанной.

Ширина поля с левой стороны листа должна быть не менее двух сантиметров, абзац начинается с красной строки с отступлением в пять интервалов от левого края строки текст печатается через полтора-два интервала желательно избегать переноса слов.

Резолюции на всех видах входящей корреспонденции должны делаться карандашом или на отдельных листах деловое письмо складывается текстом внутрь, а наиболее важные деловые письма не сгибаются, для чего посылаются в больших плотных конвертах.

На телеграфный запрос следует дать ответ в течение трех дней, на деловое письмо - в течение десяти дней если запрос требует подробного рассмотрения, то в течение трех дней следует сообщить, что деловое письмо принято к сведению, и дать окончательный ответ в течение 30 дней (целого месяца).

К содержанию деловых писем предъявляются следующие требования:

- точность и ясность изложения мыслей - короткие слова, короткие фразы, короткие абзацы

- максимальная доступность текста для понимания, употребление простых фраз, точно и однозначно выражающих суть

- грамотность

- корректность.

Но все данные требования и правила мы подробнее рассмотрим далее.

На бланках оформляются только постоянные реквизиты, переменные реквизиты добавляются уже при печатании делового письма.

Оформление подобного бланка делового письма, которое соответствует всем техническим и эстетическим параметрам, позитивно влияет на восприятие его содержания.

Устанавливают два стандартных формата бланков документов - А4 (210 x 297 миллиметров) и А5 (148 x 210 миллиметров).

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

20 миллиметров - левое поле

10 миллиметров - правое поле

20 миллиметров - верхнее поле

20 миллиметров - нижнее поле.

Бланки документов оформляют в соответствии с приложением, которое будет указано нами ниже. Ориентировочные границы зон расположения реквизитов обозначены пунктиром. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов.

В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков - угловой и продольный.

Реквизит 01 (02 или 03) располагают над серединой реквизита 08. Реквизит 03 допускается располагать на уровне реквизита 08.

Реквизиты 08, 09, 10, 14, ограничительные отметки для реквизитов 11, 12, 13 в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:

- центрированным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов)

- флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов:

- общий бланк

- бланк письма

- бланк конкретного вида документа.

Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма. Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 11, 14.

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и при необходимости ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 14, 15, 17, 18, 19, 20.

Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 10, 14 и при необходимости ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 18, 19.

Для организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации государственный язык субъекта Российской Федерации, целесообразно использование продольного бланка при этом реквизиты 08, 09, 14 печатают на двух языках: русском (слева) и национальном (справа) на одном уровне.

При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляют посредине верхнего поля листа.

Многие советуют верхнюю часть делового письма делать более насыщенной и интересной, а нижнюю более "устойчивой". Это положительно влияет на способности человеческих глаз. Наверное, по данной причине эмблемы и товарные знаки организаций, которые обычно яркие и интересные, располагают в самом начале (вверху) письма.

Стандарты на формуляры-образцы устанавливают форматы и размеры полей всех документов, которые входят в состав унифицированной системы документации, и, конечно же, требования к построению конструкционной сетки формуляра-образца, реквизиты и правила их расположения.

Документы, входящие в состав унифицированных систем документов, состоят из трех основных частей. Данные части располагаются в пределах четко разграниченных зон. Подобное построение документа обеспечивает необходимую быстроту восприятия его содержания и текста.

Установление подобных стандартов на формуляры-образцы определяет и требования к бланку официального делового письма. Данное обстоятельство вызвано необходимостью унифицировать процесс его оформления. Все вышеперечисленное способствует:

- организованности процесса централизованного изготовления бланков для деловых писем

- уменьшению стоимости машинописных работ

- сокращению затрат времени и сил на составление, написание и оформление писем

- облегчению поиска необходимой информации в тексте деловых писем

- внедрению вычислительной и иной техники при обработке писем.

Формуляр-образец помогает сконструировать документы любого уровня для управленческой и иной документации.

Деловое письмо является документом более надежного и доступного носителя информации.

По содержанию деловых писем можно выделить следующие их виды:

- коммерческие письма: письмо-запрос, оферта, рекламация, различные виды ответов

- деловые письма: сопроводительное, договорное письмо, напоминание, подтверждение, просьба и т. п.

- нерегламентированные письма: рекламные, информационные, письмо - представление фирмы и т. п.

- личная служебная переписка: поздравления, приглашения, ответы на приглашения, выражение соболезнований, рекомендации и т. п.

- пресс-релизы: письма для прессы.

По форме деловые письма могут быть:

- письмо-напоминание - факт напоминания

- гарантийное письмо - выражение гарантии, документ, обеспечивающий исполнение изложенных в нем обязательств. В нем адресату обычно гарантируется оплата или предоставление чего-либо, например места работы, проведения исследований, заключение или продление договора и т. п. Эти письма имеют повышенную правовую функцию, поэтому изложение текста должно быть предельно четким и ясным

- письмо-подтверждение - указание на достигнутую степень согласия, свершившийся факт

- письмо-ответ - по своему содержанию носит зависимый характер от инициативных писем, так как тема его текста уже задана и остается изложить характер решения поставленного в инициативном письме вопроса: принятие или отказ от предложения, выполнения просьбы

- информационное письмо - информирование о намечаемых или уже проведенных мероприятиях

- письмо-приглашение - письменное приглашение адресату принять участие в каком-либо проводимом мероприятии. Они могут адресоваться как конкретным лицам, так и учреждениям. В них раскрывается характер проводимого мероприятия, указываются сроки проведения и условия участия в нем

- инициативное письмо - это письмо, требующее ответа. Большая категория таких писем выражает просьбу (предложение, запрос) к адресату в решении каких-либо вопросов

- сопроводительное письмо - письменный текст, который информирует адресата о направлении документов, прилагаемых к письму

- письмо-предупреждение - предупреждение о возможных ответных шагах и т. д.

В целом же все деловые письма можно разделить по функциональному признаку на две группы:

а) письма, требующие письма-ответа

б) письма, не требующие письма-ответа.

Любое деловое письмо имеет свои обязательные реквизиты, порядок оформления которых определяет Государственный стандарт Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (принят и введен в действие Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. N 65-ст). Настоящий Стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. (далее - документы), включенные в ОК 011-93 "Общероссийский классификатор управленческой документации" (ОКУД) (класс 0200000). Данный документ устанавливает: состав реквизитов документов требования к оформлению реквизитов документов требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

Например, Стандарт диктует правила расположения Государственного герба, эмблемы организации и ее товарного знака. Устанавливает, в каком случае в заголовке документа пишется сокращенное наименование организации, а в каком нет и из каких элементов состоит регистрационный номер приказа.

Для делового письма требуются следующие обязательные реквизиты:

- Государственный герб Российской Федерации (для государственных предприятий и организаций)

- герб субъекта РФ (для государственных предприятий и организаций)

- эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания), если не государственная организация

- код организации

- код формы документа

- наименование организации

- основной государственный регистрационный номер (ОГРН)

- текст документа

- отметка о наличии приложения (в сопроводительных письмах)

- подпись

- отметка об исполнителе (фамилия или фамилия, имя, отчество и телефон)

- идентификатор электронной копии документа.

При поступлении письма добавляются реквизиты:

- резолюция

- отметка о контроле.

Все документы состоят из отдельных реквизитов. Слово "реквизит" происходит от латинского слова "reguisitum", что означает "необходимое", "требуемое". Совокупность реквизитов официального делового письма называется формуляром или формой. Чтобы документ (приказ или деловое письмо) отвечал своему назначению, он обязательно должен быть составлен согласно форме, принятой для данной категории документов. От полноты и качества оформления разнообразных документов зависит их юридическая и доказательная сила. Например, когда это требуется для подтверждения конкретных фактов, событий или действий.

Расскажем конкретно про оформление реквизитов делового письма.

Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках деловых писем в соответствии с Федеральным конституционным законом "О Государственном гербе Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 52, часть I, ст. 5021).

Порядок применения бланков с изображением Государственного герба Российской Федерации установлен Постановлением Правительства РФ от 27 декабря 1995 г. N 1268 "Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации". Есть еще ГОСТ Р 51511-2001 "Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования". Он был принят и введен в действие Постановлением Госстандарта России от 25 декабря 2001 г. N 573-ст.

А именно: изображение Государственного герба Российской Федерации помещают на бланках деловых писем согласно Положению о Государственном гербе Российской Федерации на верхнем поле документа центрованно относительно наименования организации.

В документах, создаваемых в негосударственных организациях, герб не изображается.

Государственный герб Российской Федерации может изображаться в многоцветном варианте, одноцветном и одноцветном без геральдического щита в виде главной фигуры - двуглавого орла со скипетром и державой.

Изображение герба субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с нормативными актами, принимаемыми органами государственной власти республик, краев, областей, городов федерального значения, автономной области, автономных округов.

Дополнительно на бланках деловых писем могут воспроизводиться утвержденные в установленном порядке изображения (гербы) территории или населенных пунктов (требования к их оформлению ГОСТом не указываются).

Эмблема организации - это символическое графическое изображение. Эмблема может представлять собой рисунок, символ либо буквенное изображение. Эмблему организации (товарный знак, знак обслуживания) помещают на бланках организаций согласно уставу организации. Размеры эмблемы не ограничены, но располагать ее необходимо в верхнем поле делового письма. Обычно эмблему размещают на левом поле документа на одном уровне с наименованием организации. Обратите внимание на то, что эмблемой нельзя заменять наименование организации.

Товарный знак или знак обслуживания воспроизводятся на бланке делового письма с соблюдением требований законодательства России о товарных знаках и знаках обслуживания (ныне это часть четвертая Гражданского кодекса Российской Федерации). Товарный знак - это обозначение, служащее для индивидуализации товаров юридических лиц или индивидуальных предпринимателей (ст. 1477 Гражданского кодекса РФ).

Правовая охрана товарного знака в России предоставляется на основании его государственной регистрации. Право на товарный знак охраняется законом. Товарный знак может быть зарегистрирован на имя юридического или физического лица, осуществляющего предпринимательскую деятельность. На зарегистрированный в должном порядке товарный знак выдается соответствующее свидетельство.

Владелец товарного знака имеет исключительное прав пользоваться и распоряжаться своим товарным знаком, а также запрещать его использование другими лицами.

В качестве товарных знаков могут быть зарегистрированы словесные, изобразительные, объемные и другие обозначения либо их комбинации.

Зона и правила расположения товарного знака на бланках аналогичны эмблеме.

Если на бланке делового письма имеется Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта РФ, то эмблему или знак обслуживания (товарный знак) не изображают.

Код организации (юридического лица) проставляют в соответствии с Общероссийским классификатором предприятий и организаций (ОКПО) при государственной регистрации. К примеру, в г. Москве любая организация (юридическое лицо) должна быть зарегистрирована в Московской регистрационной палате и иметь свидетельство о том, что она внесена в специализированный реестр. После данной процедуры Московский городской комитет по статистике присваивает организации код по ОКПО. Код состоит из восьми чисел, последняя его цифра печатается через пробел, к примеру 0608945 6. Данный код может быть заранее проставлен на документе, к примеру еще в типографии при изготовлении бланков делового письма организации. Каждая цифра в данном коде имеет свое значение и несет определенную информацию в себе, например отнесение организации к определенной отрасли, виду деятельности и т. п.

Коды, проставляемые на документах, являются элементами их электронной идентификации и служат для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи, сокращая количество возможных ошибок при передаче данных.

Код организации - это своеобразное подтверждение правомочности организации - автора делового письма.

Код формы документа проставляют согласно Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД) только на документах, имеющих унифицированную форму, название которой включено в Классификатор управленческой документации (класс 0200000). Данный код может быть заранее нанесен на бланк делового письма. Код по ОКУД указывается справа от кода организации.

Наименование организации, от которой исходит деловое письмо, должно быть прописано в соответствии с наименованием, указанным в учредительных документах организации. Над наименованием организации указывают сокращенное, если сокращенного наименования не имеется, то полное наименование вышестоящей организации.

Сокращать названия организаций произвольным образом недопустимо. Сокращенные наименования организаций образуются следующим образом:

- по первым буквам слов, входящих в наименования. К примеру, МИД (Министерство иностранных дел). Аббревиатуры пишутся слитно и буквы в них не разделяются точками

- по начальным слогам букв, входящих в наименование, к примеру Газпром (Газовая промышленность)

- смешанным способом, когда сложносокращенные наименования образуются частично из начальных букв, частично из усеченных слов и пишутся в первой части прописными буквами, во второй - строчными. ГидропромНИИ (Гидропромышленный научно-исследовательский институт). Все подобные слова пишутся слитно.

Наименования организаций регионов России, имеющих вместе с русским языком в качестве государственного национальный язык (к примеру, татарский или башкирский), печатают на двух языках - на национальном и на русском.

Если у организации есть сокращенное наименование - его указывают ниже полного в скобках.

Образец.

Общество с ограниченной ответственностью

"Инновационные и компьютерные технологии"

(ООО "Инновкомтех")

МОСКОВСКИЙ ТОРГОВО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ

Саратовский филиал

Сокращенное наименование должно быть обязательно закреплено в учредительных документах организации.

Аналогично поступают и с наименованием на иностранном языке. То есть если оно имеется и закреплено в уставе организации - его располагают ниже наименования на русском языке. При этом имеются следующие варианты расположения наименований на русском и иностранном языках:

- данные наименования располагаются симметрично справа и слева вдоль верхнего поля делового письма

- либо продольно: строка - на русском языке, строка - на иностранном языке.

Образец.

Международная промышленная International Industrial

корпорация "Мир" Corporation "World"

Международная промышленная корпорация

"Мир"

International Industrial Corporation

"World"

Наименование филиала, территориального отделения, иного структурного подразделения, представительства организации указывается в том случае, если деловое письмо исходит именно от данного структурного подразделения, а не от главной организации, и располагается ниже наименования организации.

Автором любого делового письма может быть и должностное лицо, представляющее конкретную организацию.

Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. Номер включает в себя 13 знаков.

Образец.

ОГРН 2148811250687

Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. ИНН и КПП имеют соответственно десять и девять знаков, к примеру ИНН 3439019571/781001001.

Реквизит "Справочные данные об организации" используется только в служебных и деловых письмах и не проставляется на внутренних документах организации (например, на приказах). Подобные данные необходимы для почтовой, телеграфной, телефонной и электронной связи с организацией, а также для выполнения расчетно-денежных операций в банке, счет которого указан в письме.

Таким образом, справочные данные об организации - это почтовый и электронный адреса, номера контактных телефонов, факсов, номер и реквизиты счета в банках и иные сведения по усмотрению организации.

По законодательству некоторых стран на бланке требуется определенная дополнительная информация. Например, акционерное общество с ограниченной ответственностью в Британии должно указывать имена своих директоров, адрес своего зарегистрированного офиса, место регистрации и регистрационный номер. Многие деловые письма имеют напечатанные слова, указывающие место, оставленное для ссылок.

Ссылка состоит из инициалов исполнителя и его контактного телефона. Для ссылок можно использовать буквы и цифры, обозначающие отдел или сектор пишущего, номер дела и т. д. (в британских письмах ссылка обычно помещена над датой, в американских письмах она указывается в левом нижнем углу листа письма).

В почтовых адресах не должно быть сокращенных названий и наименований, условных букв, цифр или каких-либо знаков. При этом должен соблюдаться следующий порядок написания адреса адресата:

- наименование адресата (фамилия, имя, отчество для физических лиц)

- название улицы, номер дома, номер корпуса дома, номер квартиры

- название населенного пункта (города, поселка, деревни и т. п.)

- название области, края, автономного округа, автономной области, республики

- страна (для международных почтовых отправлений)

- почтовый индекс.

Почтовый адрес в международных деловых письмах состоит обычно из номера дома и улицы местности названия округа, штата или провинции почтового кода. В зарубежной корреспонденции необходимо добавить и название страны назначения (на языке страны отправителя). Если у адресата имеется почтовый ящик, то номер почтового ящика проставляется вместо номера дома и улицы. Когда письмо посылают на временный адрес человека (или письмо личного характера человеку на адрес компании), то используют сокращение c/o (care of).

Образец.

Mr John Black

Почтовый адрес может содержать специальные инструкции для почты и (или) адресата.

Образец.

(By) Air Mail Авиапочтой

Poste Restante До востребования

To be called for До востребования

Printed matter Бандероль

Please forward Пожалуйста, направьте

To be forward Переслать (отправить по месту назначения)

If undelivered, return to: В случае неполучения адресатом письма вернуть

Urgent Срочное

Personal Личное

Confidential Конфиденциальное

Письмо, помеченное Personal (личное), не должно распечатываться никем, кроме самого адресата письмо, помеченное Confidential (конфиденциальное), может быть распечатано также личным помощником или секретарем.

В аналогичном порядке производится и написание адреса отправителя.

Образец.

Большая Садовая ул. д. 239/241, г. Энгельс

Саратовская область, 404670

Для более быстрой и оперативной связи с организацией, конечно же, используются номер телефона, факса, телетайпа, адрес электронной почты и др.

Образец.

Тел. (8452) 49-79-29, факс: 49-79-70

Банковские реквизиты необходимы только на деловых писем, которые касаются расчетно-денежных операций (к примеру, это гарантийные письма).

Образец.

Счет N 42307.810.5.5611.5305487

Банк получателя: Саратовское ОСБ

N 8622 АК Сбербанк

Российской Федерации, г. Саратов

БИК 046311649

Корреспондентский счет 30101810500000000649

Получатель: ИНН 7707083893

КПП 645531002

АК Сбербанк Российской Федерации

фил. Ленинского отд. N 7324/0279

г. Саратов, расчетный счет 47422810656119910001

Назначение платежа: "Зачисление на счет N. "

Официальное письмо является единственным документом, на котором не указывается наименование. Остальные документы, например приказ, акт, идут со своим названием.

Образец.

ООО "Дети Арбата"

ПРИКАЗ

За границей каждая фирма тоже имеет свое определенное название. Частные фирмы, принадлежащие одному лицу (в Соединенных Штатах Америки называемые единоличной собственностью), могут быть зарегистрированы под именем собственным (именем основателя или владельца) или под нарицательным именем (Mother Nature Health Food Store). Типичные примеры товариществ: Black, Smith Johnson, Brown Co, Baker Son Green Bros. В названиях некоторых товариществ нет собственных имен. Названия государственных компаний Великобритании включают в себя сокращение PLC (plc), а частные компании с ограниченной ответственностью - слово "Limited" (Ltd). Американские корпорации имеют названия, оканчивающиеся словами "Company" (Co), "Corporation" (Corp) или "Incorporated" (Inc) Pty Ltd (Propriety Limited) обозначает частные компании с ограниченной ответственностью в Австралии и Южной Африке Pte Ltd - сокращение, используемое частными компаниями в Сингапуре.

Дата делового письма - это дата его создания, подписания, принятия, согласования или утверждения. Если авторами делового письма являются несколько организаций, то датой письма будет служить наиболее поздняя дата его подписания.

Дата оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: сначала день месяца, затем месяц и год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными между собой точкой, год оформляется четырьмя арабскими цифрами. Для обозначения дней месяца и месяцев всегда используется именно пара цифр, а не одна цифра, то есть для чисел месяца с 1 по 9 и для месяцев с января по сентябрь в датах добавляется "0".

К примеру, дату 2 октября 2013 г. необходимо оформлять следующим образом: 02 октября 2013. Обозначения "год", "года", "г." не проставляются.

Можно и словесно-цифровым способом прописать: 2 октября 2013 г. или, например, изменить последовательность (сначала год, затем месяц и число): 2013.10 февраля. Здесь также обязательно добавление "0" для чисел с 1 по 9. При первом способе написания, когда месяц прописывается словами, необходимо обязательно после цифр, обозначающих год, ставить букву "г." с точкой или слово "год". Данный метод в России практически не применяется.

При датировании документов и служебных писем не допускается использование римских цифр.

В Великобритании обычно порядок таков: день, месяц, год - 10 декабря 19. или 10-е декабря, 19.

Американцы обычно ставят сначала месяц, за которым следует день и год: Декабрь 10, 19. (форма 10 декабрь 19. также широко используется в Соединенных Штатах Америки).

Международная организация по стандартизации (ISO) рекомендует следующую цифровую форму в таком порядке - год, месяц и день: 19. -12-10.

Другие цифровые формы, как 10-12-19. 10 декабря 19. 10/12/19. не должны применяться в деловых письмах, так как они легко могли бы внести путаницу, и 10/12 означает то ли 10 декабря то ли 12 октября?

Во многих современных организациях можно обратить внимание на достаточно распространенную ошибку при датировании документов, в том числе и служебных писем: дату на документе (например, на приказе или письме) печатают при его изготовлении. Но дату на документе проставляет должностное лицо, подписывающее его, непосредственно при подписании. При этом допускается напечатать в проекте документа обозначение месяца и года, а число проставлять от руки при подписании документа.

Движение деловых писем и вообще документов любого вида (входящих, исходящих и внутренних) сопровождается их регистрацией. Данный порядок обязателен для всех документов, "требующих учета, исполнения и использования в справочных целях" (п. 7.1.2 Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти), то есть регистрируются организационно-распорядительные, финансовые, кадровые и иные документы.

Регистрация делового письма либо приказа - это запись учетных данных о документе по установленной форме, которая фиксирует факт его создания, отправления или получения (пп. 65 п. 2.2.2 ГОСТ Р 51141-98).

Регистрация деловых писем и иных документов осуществляется в следующих целях:

- происходит количественный учет документов, который необходим для подсчета объема документооборота

- обеспечивается сохранность документов и устраняются возможности их утраты или потери

- восстановление информации утраченного документа с помощью регистрационных форм и имеющихся заверенных копий

- обеспечивается возможность ведения контроля исполнения различных документов, в том числе деловых писем и приказов

- обеспечивается возможность ведения информационно-справочной работы по документам и поиска информации по запросам работников организации и внешних потребителей.

Поступающие документы регистрируются в день поступления, отправляемые и внутренние - в день подписания или утверждения. Все регистрационные номера присваиваются в пределах одного календарного года.

Все входящие, исходящие и внутренние документы регистрируются отдельно друг от друга.

Регистрационный номер (индекс) делового письма состоит из его порядкового номера. Это цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое каждому исходящему (отправляемому), внутреннему и входящему (поступившему) документу при его регистрации.

Наличие на документе регистрационного номера свидетельствует о том, что он был включен в информационный массив организации и находится под контролем и ответственностью.

Образец.

N 1234/06-11 или N 120/01-06/11

Организация по своему усмотрению может проставить индекс дела по номенклатуре дел, а также добавить информацию о корреспонденте, исполнителе письма и пр. Если деловое письмо исходит от нескольких организаций, то регистрационный номер должен состоять совместно из регистрационных номеров, присваиваемых ему каждой из организаций. Проставляются данные регистрационные номера через косую черту в порядке указания авторов в деловом письме.

Образец.

письмо N 67/52

Для входящих документов характерна их повторная регистрация в структурных подразделениях и филиалах организации. Но новый номер присваивать недопустимо. Документ должен регистрироваться под тем же номером, который был ему присвоен в главной организации.

Не подлежат регистрации:

- письма, присланные для сведения (копии)

- письма о разрешении отпусков и командировок

- сообщения о заседаниях, совещаниях и повестках дня

- претензии

- поздравительные письма

- корреспонденция, адресованная работникам организации с пометкой "лично" и общественным организациям, и пр.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа (именно в деловых письмах-ответах) включает регистрационный номер (номера) и дату документа (письма), на который дается ответ. К примеру, данный реквизит может быть оформлен следующим образом: "На N _____ от "__" ________________ г." и заполняется только в той ситуации, когда составляется ответ на поступившее в организацию письмо. С поступившего письма переписываются его регистрационный номер и дата поступления и вбиваются в деловое письмо. Сопоставление дат отправки и получения писем дает представление о степени оперативности работы организации с входящей и исходящей корреспонденцией.

Образец.

На N 2143/02-08 от 24 февраля 2013 г.

При ссылке на входящий документ нежелательно употребление слов "ваше", "наше", "ваш" и т. п.

Ни в коем случае не следует помещать данный реквизит в самом тексте письма.

В каждом документе должно быть обязательно указано место его составления или издания, то есть название местности, области, города или территории, где был создан документ. В деловых письмах обычно подобная информация содержится в справочных данных об организации.

Адресатами могут быть организации, их различные структурные подразделения, должностные и даже физические лица. При адресовании делового письма конкретному физическому лицу (гражданину) или должностному лицу сначала указываются инициалы, затем фамилия.

Образец.

А. В. Наумову

ул. Уфимцева, д. 6,

корп. 2, кв. 69.

Саратов, 410035

Если лицо, на имя которого пишется деловое письмо, имеет ученое звание (ученую степень), его следует указывать перед фамилией.

Образец.

Акад. А. И. Демидову

Проф. В. А. Абдулову

Д. ю. н. П. П. Николаеву

К. ю. н. Н. Н. Оверьянову

Текстовое сокращение "гр." (от слова "гражданин") возможно только в тех случаях, когда лицо, которому адресовано деловое письмо, рассматривается как субъект гражданских правоотношений. При деловой переписке с различными организациями и фирмами зарубежных стран слова "господин", "госпожа", "господину" и т. п. передаются сокращениями "г.", "г-ну".

Наименование организации - получателя письма и (или) ее структурного подразделения необходимо указывать в именительном падеже.

Образец.

Министерство образования и науки

Российской Федерации

Управление контроля качества образования

Недопустимо адресование типа "Предприятию "Маяк" или "В фирму "Руслан и Людмила".

В целях ускорения исполнения делового письма, если известна фамилия лица, которое будет его рассматривать, рекомендуется указывать и эту фамилию. В соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 при направлении письма должностному лицу название организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия лица - в дательном падеже.

Образец.

ОАО "Саратовский жировой комбинат"

начальнику отдела кадров Е. Ю. Гришиной

Образец.

Генеральному директору

Центра издательской и

юридической деятельности "Апельсин"

Л. В. Суняеву

ОАО "СеверСталь"

Главному бухгалтеру

Е. А. Миненковой

Мы выше указали, что если письмо адресуется руководителю организации (директору, генеральному директору и т. п.), то название организации должно входить в состав наименования должности адресата.

Образец.

Директору ЗАО "Рудники Китая"

П. П. Плюшкину

Можно в поле адресата включить и его почтовый адрес согласно почтовым правилам.

Образец.

Всероссийский государственный колледж строительства мостов и гидротехнических сооружений

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, следом ее почтовый адрес (мы уже указали выше образец). Почтовый адрес не проставляется на документах, направляемых в правительственные организации и постоянным корреспондентам. Для этого удобнее всего применять конверты с уже заготовленными и заранее напечатанными адресами.

Площадь Свободы, д. 5,

Новосибирск, 560700

При адресовании письма физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, следом его почтовый адрес.

Образец.

Косолапову М. М.

ул. Бардина, д. 5, кв. 117

г. Энгельс, Саратовская

обл. 410067

Любое деловое письмо не должно содержать более четырех адресатов. Слово "копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами и в иных местах ставить не нужно.

Знаки препинания во внутреннем адресе могут быть опущены. Наименование организации, имя и фамилию лица, которому письмо адресовано, необходимо писать так, как они были даны на исходящей от этой организации корреспонденции или как в справочнике.

Когда отправляют большое количество писем, необходимо составить список (реестр) на рассылку и на каждом экземпляре документа указывается только один адрес.

При отправлении деловых писем зарубежным адресатам реквизит "Адресат" включает в себя инициалы имени и фамилию адресата, его должность, наименование организации, номер дома, название улицы, название населенного пункта, почтовый код либо индекс, название страны. Если письмо, к примеру, отправляется в Соединенные Штаты Америки, после названия города нужно указывать и штат при отправке писем в Великобританию указывается конкретное графство. Все составные части реквизита излагаются в той последовательности, которая соответствует традициям страны назначения делового письма.

Согласно международным стандартам составные части реквизита выравниваются по левой его границе, как мы делали выше. Количество строк адресата должно быть ограничено шестью, а количество букв - тринадцатью. Если в строке более тринадцати знаков, то реквизит "Адресат" можно оформить шрифтом меньшего размера. Прописными буквами рекомендуется писать название местности, учреждения, осуществляющего доставку, и страну назначения делового письма.

Если документ адресуется организации, вначале указывается ее название, затем почтовый адрес.

Если письмо адресуется должностному лицу организации, сначала указывается его имя (либо инициалы имени), затем фамилия, должность, название организации (фирмы) и почтовый адрес. Если письмо направляется частному лицу, то порядок такой же, только без должности и названия организации соответственно.

Заголовок к тексту должен нести в своем содержании основной вопрос, затронутый в данном деловом письме. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.

Заголовок может отвечать на вопросы: о чем (о ком)? (например: Приказ о создании аттестационной комиссии) чего (кого)? (например: Должностная инструкция ведущего эксперта).

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать.

Заголовок должен быть кратким, лаконичным и емким. Сформулирован он должен быть всего из одной фразы. Содержание письма выражается в нем формой предложного падежа с предлогом "о" или "об". Никакими кавычками и скобками заголовок не выделяется, пишется он с прописной буквы и начинается сразу от левого поля листа делового письма ниже реквизитов бланка (при угловом расположении реквизитов бланка). Подобное расположение сохраняется и при продольном расположении реквизитов. Но необходимо заметить в данном случае, что в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти предусмотрено именно центрованное относительно текста делового письма или приказа расположение заголовка к тексту.

Образец.

О продлении договора аренды транспортного средства

О расторжении договора

Об организации выездных проверок

О закупке оборудования

Об организации и проведения совместной конференции

Заголовок обычно составляет исполнитель письма, так как он лучше ориентируется в тексте данного документа, знает, о чем он написан и какой смысл в себе несет.

Если заголовок написан правильно и точно, то работнику, который разбирает и сортирует входящую корреспонденцию, должно быть сразу понятно, к какой категории писем относится данное деловое письмо и куда его следует направить. Данный фактор очень важен тогда, когда в письме конкретно не указан получатель (должностное лицо).

Заголовок также избавляет от необходимости читать все письмо целиком. Посмотрел на заголовок - и сразу стало ясно, к кому данное письмо нужно направить и что с ним делать.

В заголовке нежелательно употреблять такие слова, как "касательно", "относительно", "касается", "по делу". Последнее выражение "по делу" характерно для юридических писем, писем, адресованных правоохранительным органам, и т. п.

Образец.

Начальнику Следственного управления

г. Саратова

А. А. Александрову

По делу гр. Иванова И. И. (дело N 670-01)

Информация, зафиксированная любым типом письма или любой системой звукозаписи, заключающая в себе всю или основную часть речевой информации, называется текстом официального документа.

Текст документа по структуре, принятым формулировкам, устойчивым синтаксическим конструкциям непосредственно связан с видом документа (деловое письмо, приказ и пр.) и его разновидностью (приказ по основной деятельности или приказ по личному составу, гарантийное письмо или письмо с предложением и пр.).

Основные требования к текстам деловых писем:

- краткость и точность изложения информации, исключение двоякого и иного толкования

- достоверность, правдивость и объективность информации

- составление по возможности простых (одноаспектных) писем, то есть содержащие в себе всего лишь один вопрос

- структурирование текста документа, деление его на такие смысловые части, как введение, доказательство, заключение

- распространенное использование трафаретных и типовых текстов при описании повторяющихся управленческих ситуаций.

Текст делового письма или приказа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов РФ в соответствии с законодательством нашей страны и законодательством регионов.

Необходимо огромное внимание уделять языку и стилю служебных документов, так как при составлении текстов деловых писем и приказов используется деловой стиль со специфическими признаками:

- без эмоциональной окраски, то есть нейтральный тон изложения

- точность и ясность изложения, то есть исключение образных слов и выражений, использование уточнений и дополнений и пр.

- краткость текста, исключение повторов, излишних, порой ненужных подробностей и деталей

- употребление устойчивых, шаблонных словосочетаний, например "сообщаем, что в период. ", "проверкой установлено, что. ", "доводим до вашего сведения, что. ", "сообщаем вам, что. ", "направляем на рассмотрение и утверждение. "

- должна быть обязательно ограниченная сочетаемость слов: "вносить предложения", а не "давать предложения" "предоставить кредит", а не "выдать кредит" "вступать в силу", а не "входить в силу" "обладать правом", а не "владеть правом" и др.

- использование отглагольных существительных: "оказать содействие", а не "посодействовать" "оказать поддержку", а не "поддерживать" "производить ремонт", а не "ремонтировать" и т. д.

- безличный характер изложения текста делового письма

- употребление специальных терминов

- использование сокращенных слов

- использование универсальных слов с неопределенным значением

- исключение из текста архаизмов, таких как "сего года", "при сем направляем"

- исключение заимствованных слов, имеющих аналог в русском языке: "продлить договор", а не "пролонгировать договор", как обычно пишут.

Источники: www.twirpx.com, tetatet-club.ru