Деловое письмо

От того, насколько верно и грамотно составлено деловое письмо и коммерческое предложение нередко зависит успех коммерческих отношений. Именно поэтому данную документацию следует оформлять с учетом определенных правил.

Правило 1 . Каждое деловое письмо составляется на фирменном бланке компании. Предприятие самостоятельно разрабатывает свой фирменный бланк. Однако в нем в обязательно порядке должны присутствовать следующие сведения:

К числу необязательных, но желательных реквизитов фирменного бланка можно отнести:

От того, насколько полной и достоверной является Ваша контактная информация, зависит время ожидания ответа на отправленное послание.

Правило 2. Деловое письмо должно содержать регистрационный номер и дату составления. Как правило, эта информация проставляется в левом верхнем углу документа. Регистрационный номер присваивается лицом, ответственным за ведение делопроизводства, и позволяет отслеживать дальнейшее движение письма, как у отправителя, так и у адресата.

Образец и пример написания

Если деловое письмо является ответом, помимо исходящего регистрационного номера, оно должно содержать ссылку на номер входящего документа.

Обязательная регистрации входящей и исходящей документации позволяет упорядочить движение деловой переписки на предприятии.

Правило 3. Чуть ниже регистрационного номера размещают шапку письма. Шапка состоит из наименования должности и ФИО адресата, которые указываются в правом верхнем углу, а также из непосредственного обращения к вышеуказанному адресату. Чаще всего в конце обращения ставится знак восклицания (например, «Уважаемый Степан Ильич!»).

Правило 4. Шрифт письма должен быть одинаковым на всем документе. От выбора шрифта напрямую зависит восприятие послания адресатом, поэтому шрифт не должен быть слишком мелким или крупным. Стандартом деловой переписки считается использование 12-го размера кегля шрифта Times New Roman с единичным межстрочным интервалом.

Исключение можно сделать для личной переписки, например, приглашений или поздравлений. В данном случае допускается более свободное оформление.

Правило 5. Еще одним обязательным реквизитом делового письма являются сведения об исполнителе:

Данная информация позволит получателю в кратчайшие сроки найти человека, составившего документ, и обратиться с ответом непосредственно к нему, что поможет существенно сократить время деловых переговоров, осуществляемых посредством переписки.

Образец на английском языке

Информация об исполнителе помещается в конце документа. Для ее указания принято использовать более мелкий шрифт, чем шрифт, используемый при написании основного текста письма.

Правило 6. Необходимым условием составления деловой документации служит наличие полей. В большинстве случаев левое поле принимается равным трем сантиметрам, правое - полутора сантиметрам. Более широкое левое поле позволяет без труда ознакомится с содержанием документа после ее архивной подшивки.

Правило 7. Письма, составленные на двух и более листах, подлежат нумерации. Номер страницы рекомендуется вставлять с помощью колонтитулов и помещать в правом нижнем углу листа. Нумерация страниц поможет избежать путаницы и оценить объем получаемого послания.

Правило 8. Если деловое письмо содержит приложения, их следует оформлять на отдельных листах. Информация об имеющихся приложениях указывается между основным текстом письма и подписью составителя или иного должностного лица. В случае наличия нескольких приложений, они указываются в виде списка.

Листы приложений могут нумероваться отдельно по каждому приложению, либо вместе с основным письмом.

Устарел бланк или статья? Пожалуйста нажми!

Переписка сторон

Деловая переписка между партнерами может многое рассказать - не только явно написанного, но и скрытого между строк. Важно не только, что написано, но и как это сделано. Ведь по тому, как составлено и  оформлено письмо . поступившее из какой-либо компании, можно сделать достаточно точный вывод о культуре делопроизводства, об уровне культуры управления компанией, а значит, и о ее солидности.

Существуют различные определения письма как документа. Так или иначе служебное письмо - это обобщенное название различных по содержанию документов (открытое письмо, подтверждение, отказ, предложение, заказ, сообщение, сопроводительное письмо, приглашение, благодарность, извещение, информационное письмо, напоминание, гарантийное письмо, запрос, ответ на запрос, рекламация, претензия, многоаспектное письмо), выделяемых в одну группу на том основании, что все они служат средст­вом общения между юридическими и физическими лицами и при этом ­пересылаются от автора адресату.

Способы передачи документа могут быть разными:

в системе электронного документооборота между обособленными и отдаленными структурными подразделениями внутри одного предприятия и

почтой, электронной почтой, по телеграфу, по факсу, в случае если переписка осуществляется между разными предприятиями.

Все зависит от практики, сложившейся в вашей организации, от уровня технического оснащения.

В нашей компании переписка путем направления писем ведется как внутри предприятия, так и с внешними адресатами. Обмен письмами внутри предприятия происходит в связи с тем, что региональные филиалы, не являясь юридическими лицами, осуществляют свою деятельность в качестве структурных подразделений и располагаются на значительном расстоянии друг от друга и от генеральной дирекции. А вот обмен информацией внутри структурных подразделений и внутри генеральной дирекции у нас ­осуществляется путем направления служебных записок.

Служебные письма оформляются на бланке письма. Формы бланков разрабатываются в каждой организации индивидуально и утверждаются ее руководителем.

Нормативные документы

При разработке документа, закрепляющего корпоративные требования к созданию деловых писем . следует опираться на следующие документы:

ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов

ГОСТ ИСО 8601-2001 Представление дат и времени дня. Общие требования

ГОСТ Р 1.5-2004 Стандартизация в Российской Федерации. Стандарты национальные Российской Федерации. Правила построения, изложения, оформления и обозначения.

При составлении рекомендаций следует опираться на локальные нормативные акты, регламентирующие полномочия должностных лиц и процедуру согласования и подписания проектов документов в вашей компании (в случае если такие документы существуют на вашем предприятии).

Порядок работы с письмами

На каждом предприятии со временем складывается своя практика отнесения письма к той или иной разновидности, что определяет порядок оформления, согласования и подписания. Устойчиво сложившуюся практику целесообразно закрепить в виде инструкции или иного локального нормативного акта. По крайней мере, следует выделить из общего массива и подчинить единым правилам следующие разновидности писем :

в адрес вышестоящих организаций, федеральных органов власти и органов власти субъектов федерации

в адрес структурных подразделений

коммерческие письма, направляемые сторонним организациям.

На нашем предприятии внедрена система электронного документооборота (СЭД).

В соответствии с Регламентом организации документооборота ­переписка между генеральной дирекцией и филиалами осуществляется только средствами СЭД.

Стадии обработки исходящих писем описаны на нашем предприятии в специальном разделе Исходящие документы в рамках Регламента работы в системе электронного документооборота. В общих чертах это описание выглядит следующим образом:

проект исходящего письма может быть создан любым работником

согласование происходит таким образом, что каждый согласующий видит все резолюции, полученные с начала процесса согласования

в случае получения хотя бы одной отрицательной визы на этапе согласования или подписания документ возвращается автору на доработку

Бланк исходящего письма образец - добавлено по просьбе masila

Описание:

Письмо-ответ часто начинают словами «Сообщаем Вам «Извещаем» и т.д. Ее даже называют «барьером писателя так как многие пишущие впадают в ступор при попытке написать черновик документа или письма.

Реквизиты это обязательные признаки, установленные законом или положениями для отдельных видов документов. Спасибо Вам за добавление этой статьи в: Еще интересное по теме: К записи 171 комментарий. Эту информацию можно получить, позвонив по телефону и спросив, к кому обращаться по данному вопросу, посмотрев домашнюю страницу компании в Интернете, используя личные знакомства и т.д.

Формуляр-образец является основой для конструирования формуляров и бланков всех видов управленческой документации. Согласно гост при направлении письма должностному лицу название организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия в дательном. Как уже отмечалось в предыдущих главах, окончательное решение зависит от многих факторов, и по каждому из них взвешиваются все «за» и «против».

Оформление служебных писем – правила оформления реквизитов документов

Различные шаблоны деловых писем вы можете посмотреть в разделе «образцы писем». Начало разговора о правилах деловой переписки и написании деловых писем положено в предыдущей статье. Сейчас давайте поговорим об оформлении служебных писем.

Рассмотрим требования только к основным реквизитам документов, которые вы реально можете использовать при составлении деловых (служебных) писем. Их месторасположение приведено на картинке. При составлении статьи учтены рекомендации ГОСТ Р 6.30-2003 Требования к оформлению документов.

физическому лицу

Тундрикову Г.П.

ул. Легкая, д. 127, кв. 365,

г. Мурманск, 628021

Оформление реквизита «дата» служебного письма

После подписания письма, нужно проставить дату на документ. Допускаются следующие варианты: 18.04.2011 или 18 апреля 2011 г. Желательно придерживаться единого варианта написания даты в одном документе (если дата указывается несколько раз в тексте).

Оформление реквизита «Регистрационный номер» служебного письма

Регистрационный номер присваивается в соответствии с принятой системой регистрации в организации и тоже только после подписания письма. Он состоит из порядкового номера, который можно дополнять индексом дела по номенклатуре дел или буквами (информация об исполнителе). Например:

№ 02-12/245, где 02 – номер отдела в соответствии со структурой организации, 12 – порядковый номер дела по номенклатуре дел отдела, 245 – порядковый номер письма,

или № 245 ОК, где 245 – порядковый номер документа, ОК – отдел кадров или имя исполнителя Ольга Кукушкина и т.п.

Проставление регистрационного номера значительно облегчает обработку почты вам и получателю делового письма. Так что регистрация обязательна.

Оформление реквизита «ссылка на регистрационный номер и дату» запроса

При подготовке ответа обязательно проставляйте регистрационный номер и дату письма-запроса (ниже вашего исходящего регистрационного номера). Этим вы облегчите обработку почты. Если в организации-получателе сотни входящих документов в день, без этой ссылки ваш ответ может попасть к другому исполнителю или вообще в другой отдел.

Оформление реквизита «заголовок к тексту» служебного письма

Если текст более 4-5 строк, то служебное письмо должно содержать заголовок. Так получатель сразу составит мнение о его содержании. Заголовок всегда делается кратким и отвечает на вопрос «о чем?» – «Об оказании услуг …» или «О заключении договора …».

Оформление реквизита «отметка о наличии приложений»

К письму могут прилагаться документ(ы), тогда обязательно надо сделать об этом отметку. Пример (ниже основного текста):

Приложение: на 2 л. в 1 экз.

Если приложения не названы в тексте письма, тогда приводим их наименование сейчас. Пример:

Как отправить письмо на готовом бланке нескольким получателям по списку – слияние в Word’е

Пользователям нередко приходится отправлять бумажные письма нескольким получателям. Как обычно решается эта проблема – создаётся письмо с прочерками в обращении «Уважаемый(ая)___» и заполняется вручную. Более продвинутые пользователи набирают Имя Отчество получателя прямо в письме. Это несложно, если получателей меньше десяти. Даже если получателей порядка 20, можно смириться и заполнить 20 писем. Но как быть, если получателей писем больше 20, когда счёт идёт на сотни? А что, если кроме имени-отчества надо ещё и адрес заполнять? А если ещё и другие данные? А ведь ещё и конверты к этим письмам надо подписывать – указать ФИО, адрес, индекс и т.д. Выполнить эту задачу можно и вручную, но здесь на помощь приходит снова Word. Да, Word позволяет создать и отправить письма сразу нескольким получателям.

1. Создайте бланк письма или конверта в Word’е
2. Создайте список получателей в Excel
3. Вставьте поля в бланке в Word’е
4. Распечатайте все письма

1. Создание бланка письма

2. Создание списка получателей

Сохраните файл, например под именем «Данные для рассылки.xls».

3. Вставка полей в бланке

Откройте ваше созданное в Word’е письмо. Выберите меню Сервис | Письма и рассылки | Мастер слияния….

В поле « Выбор типа документа » поставьте галочку «Письма». Внизу ниже надписи «Этап 1 из 6» щёлкните по ссылке «Далее. Открытие документа».

В поле « Выбор документа » поставьте галочку «Текущий документ». Щёлкните по ссылке «Далее. Выбор получателей».

В поле « Выбор получателей » поставьте галочку «Использование списка». Щёлкните по ссылке «Обзор…», выберите созданный файл со списком получателей – «Данные для рассылки.xls». Щёлкните по ссылке «Далее. Создание письма».

В окне «Выделить таблицу» будет выделено имя таблицы. Поставьте галочку «Первая строка данных содержит заголовки столбцов», если она ещё не стоит. Нажмите OK.

В следующем окне «Получатели слияния» будет показан список получателей. Вы можете снять галочки с ненужных или поставить только на нужных. Нажмите OK.

Установите курсор в то место, куда будет вставляться ФИО. В поле « Создание письма » щёлкните по ссылке «Другие элементы». В окне «Добавление поля слияния» поставьте галочку «Поля базы данных». Пока у вас только одно поле – «ФИО». Выделите его, нажмите «Вставить», нажмите «Закрыть». В документ вставится надпись «ФИО» с серым фоном. Щёлкните по ссылке «Далее. Просмотр писем».

Теперь на месте поля «ФИО» показаны конкретные имя-отчество, например «Пётр Иванович». Не переживайте насчёт серого выделения – при печати его не видно. В поле « Просмотр писем » можно щёлкать по кнопкам [<<] и [>>], чтобы перебирать получателей. Щёлкните по ссылке «Далее. Завершение слияния».

4. Распечатка писем

Теперь вы можете распечатать все письма, имя-отчество в каждое письмо вставится автоматически. В поле « Завершение слияния » щёлкните по ссылке «Печать…», в появившемся окне «Составные печатные документы» можете поставить галочки «Все записи» и распечатать всё или указать конкретные записи. Вы можете использовать кнопку «Печать» на панели «Слияние». Если печатать стандартным способом – через меню Файл | Печать…. то распечатается только одно текущее письмо.

В любой момент можно вернуться назад и внести нужные изменения.

Не надо исправлять ФИО, выделенные серым цветом, прямо в документе. Исправляйте данные в файле Excel.

Для удобства включите панель инструментов «Слияние» – выберите меню Сервис | Настройка… На вкладке «Панель инструментов» поставьте галочку «Слияние». С помощью этой панели вы можете добавлять новые поля, перебирать записи стрелками , искать нужные значения, печатать и сохранять документы.

Вы можете не только печатать созданные документы, но и объединить их в один файл – щёлкните по кнопке «Слияние в новый документ».

Чтобы вставить нужное приветствие «Уважаемый» или «Уважаемая» в зависимости от пола получателя, используйте программу «АвтоФормат». Также с её помощью можно отделить имя-отчество из полного ФИО или сократить полное ФИО до инициалов – Фамилия И.О.

Таким образом, вы можете написать за пару минут сотни писем, всего лишь используя готовую базу данных. Кроме Excel можно использовать адресную книгу Outlook или любые базы данных. Кроме самих писем, эту же базу можно использовать и для печати конвертов.

Как видно, Word позволяет ускорить и автоматизировать работу по отправке писем.

Источники: mirblankov.ru, www.delo-press.ru, www.lifestylefoto.ru, delo-ved.ru, www.autoaf.ru