Заявление на выдачу в подотчет: как напишете, так и получите

В хозяйственной жизни любой фирмы встречаются ситуации, когда приходится выдавать деньги работникам на какие-то нужды: купить расходные материалы, отремонтировать технику, съездить в командировку и т.д. Расходный кассовый ордер на получение денег из кассы на хозяйственные нужды и командировки составляется только после подписания руководителем заявления сотрудника.

И если раньше для выдачи наличных было достаточно только подписей руководителя и главбуха на бланке РКО, то с введением нового Положения о кассовых операциях наличие заявления от работника стало обязательным. Как написать такое заявление и что в нем указывать?

Обязательное заявление

Получение денежных средств в подотчет согласно новому Указанию Банка России от 11.03.2014 N 3210-У "О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства" возможно только при наличии заявления от работника.

Для получения наличных работник пишет заявление на выдачу в подотчет в произвольной форме, в котором указывает сумму денежных средств и цели выдачи. Например:

Директору ООО «Ромашка»

Ландышеву Л.Л.

от менеджера

Нарциссова Н.Н.

Заявление

Прошу выдать мне денежные средства в подотчет в сумме 3000 руб. 00 коп.  на 10 календарных дней на приобретение канцелярских товаров.

18.07.2014 г.        Нарциссов       Н.Н.Нарциссов

После рассмотрения просьбы работника руководитель (или уполномоченное им лицо) пишет на заявлении:

- сумму, которая будет выдана работнику

- срок, на который выдаются денежные средства

- подпись и дата.

Для того чтобы каждый раз при необходимости выдать деньги не диктовать работнику текст заявления, целесообразно утвердить бланк заявления как приложение к Положению о расчетах с подотчетными лицами .

Если подотчетник – директор

А как быть, если лицо, которому необходимо выдать деньги под отчет – директор? Может ли он одновременно писать заявление и подписывать его? Ответ на этот вопрос Положение по кассовым операциям не содержит. Нет в нем и оговорок, когда заявление не составляется.

С одной стороны заявление на выдачу должен визировать руководитель (п. 6.3 Указа), тогда получается, что он сам просит и сам разрешает. В таком случае логичнее было бы составить приказ или распоряжение, в котором прямо написать, например: приказываю выдать директору Ландышеву Л.Л. денежные средства в сумме 3000 руб. на приобретение принтера на срок 10 календарных дней.

С другой стороны Положение не предусматривает составление РКО на основе приказа, в нем указано только заявление, никаких исключений нет, в том числе и для самого руководителя. Поэтому логичен вывод, что руководитель, также как и остальные сотрудники, должен писать заявление. Кроме того, по трудовому законодательству, директор одновременно и руководителем, и работником. То, что он будет сам визировать свое заявление, может и выглядит нелепо, но ошибкой точно не является.

Такая ситуация может разрешиться проще в крупной компании, где принятие решения о выдаче денег в подотчет делегировано другому лицу, например, финансовому директору. Поэтому заявление пишет директор, а визирует – финансовый директор.

После того как заявление на выдачу в подотчет подписано, составляется расходный кассовый ордер, к которому прилагается заявление как оправдательный документ.

О таком важном документе как Положение о подотчете, прочитайте здесь. Как правильно заполнить авансовый отчет, смотрите тут .

А что думаете вы об обязательности заявления? Перестраховка ли это или лишняя бюрократия? Поделитесь, пожалуйста, в комментариях!

Как оформить заявление на выдачу денег под отчет директору и работникам

теги:

Стало проще оформить заявление на выдачу денег под отчет. С 1 июня правила изменились и теперь бухгалтер или сам подотчетный сотрудник могут записать сумму и срок, на который надо выдать деньги. А руководителю останется лишь завизировать такое заявление (п. 6.3 Указания ЦБ РФ от 11.03.14 № 3210-У).

Мы составили два образца заявлений на выдачу денег под отчет: одно - для всех работников (см. образец 1), другое - для директора (см. образец 2).

В шаблоне заявления для работников можно добавить строчки для записи суммы и срока выдачи денег. Для руководителя компании заявление на выдачу наличных денег под отчет также обязательно. Ведь с ним у компании действует такой же трудовой договор, как и с остальными работниками. Но бланк для него стоит составить с иными формулировками. В конце руководитель поставит подпись, которая является одновременно разрешающей. Тогда заявление не будет выглядеть так, будто директор разрешает выдать деньги сам себе.

Наведите мышкой на картинку, чтобы увидеть важные реквизиты заявлений.

Бланк и образец ЗАЯВЛЕНИЯ на выдачу денег в ПОДОТЧЕТ

ЗАЯВЛЕНИЕ на выдачу денег в ПОДОТЧЕТ

Согласно п 6.3. УКАЗАНИЯ О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства, утв. ЦБ РФ от 11 марта 2014 г. № 3210-У правила выдачи наличных денег изменились и теперь бухгалтер или сам подотчетный сотрудник могут записать сумму и срок, на который надо выдать деньги. А руководителю останется лишь завизировать такое заявление (п. 6.3 Указания ЦБ РФ от 11.03.14 № 3210-У).

В шаблоне заявления для работников можно добавить строчки для записи суммы и срока выдачи денег. Для руководителя компании заявление на выдачу наличных денег под отчет также обязательно. Ведь с ним у компании действует такой же трудовой договор, как и с остальными работниками. Но бланк для него стоит составить с иными формулировками. В конце руководитель поставит подпись, которая является одновременно разрешающей. Тогда заявление не будет выглядеть так, будто директор разрешает выдать деньги сам себе.

6.3. Для выдачи наличных денег работнику под отчет (далее - подотчетное лицо) на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя, расходный кассовый ордер оформляется согласно письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему надпись о сумме наличных денег и о сроке . на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату .

Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу, предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии – руководителю) авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. Проверка авансового отчета главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии – руководителем), его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем.

Выдача наличных денег под отчет проводится при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег.

КАК НАПИСАТЬ ЗАЯВЛЕНИЕ на выдачу денег в ПОДОТЧЕТ.

ПРИМЕР бланка формы в Word

Выдача денег в подотчет: шесть главных правил оформления

В статье вы найдете несколько подсказок, которые помогут выдать деньги в подотчет и не нарушить никаких норм.

Авансовый отчет не обязательно составлять по унифицированной форме

Унифицированная форма авансового отчета существует - это форма № АО-1. Она утвержденна постановлением Госкомстата России от 01.08.01 № 55. Но с 1 января 2013 года большинство унифицированных форм документов не являются обязательными для применения (п. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ О бухгалтерском учете, далее - Закон № 402-ФЗ). Кроме того, Порядок ведения кассовых операций (утв. указанием Банка России от 11.03.14 № 3210-У. далее - Порядок ведения кассовых операций) обязывает составлять по унифицированным формам только кассовые документы. А авансовый отчет к ним не относится.

Получается, форму авансового отчета компания вправе разработать самостоятельно, утвердив ее приложением к учетной политике. Главное - документ должен содержать все обязательные для первички реквизиты, перечисленные в пункте 2 статьи 9 Закона № 402-ФЗ.

С работника нужно взять заявление на выдачу денег

Для выдачи работнику подотчетных средств необходимо его письменное заявление (п. 6.3 Порядка ведения кассовых операций ). Оно составляется в произвольной форме с указанием суммы и срока, на который выдаются деньги.

При этом Порядок ведения кассовых операций не устанавливает санкции, которые грозят компании, если средства выданы без заявления. Поэтому многие компании не требуют от сотрудников письменное заявление на выдачу денег под отчет.

Но проверяющие на местах могут привлечь за это к административной ответственности (ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ ). Напомним, что штраф для должностных лиц составляет от 4000 до 5000 руб. для организаций - от 40 000 до 50 000 руб. Некоторые суды соглашаются, что это правомерно (постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 06.03.13 № 09АП-2451/2013 ). Правда, есть случаи, когда компаниям удается оспорить штраф при отсутствии письменного заявления работника на выдачу подотчетных средств (постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 06.05.13 № 09АП-11841/2013-АК ).

Напомним, что работник может не составлять заявление, если подотчетные средства работодатель перечисляет ему на банковскую карту. Ведь Порядок ведения кассовых операций регламентирует лишь выдачу сотруднику наличных денежных средств.

Если сотрудник не отчитался по выданным деньгам вовремя, придется удерживать НДФЛ

Руководитель устанавливает срок, по истечении которого подотчетный работник отчитывается по полученному авансу. В течение трех рабочих дней с момента окончания этого срока или после выхода на работу сотрудник представляет отчет.

Если работник вовремя не отчитался за полученные подотчетные средства, у него возникает доход. И нужно удержать НДФЛ (письмо ФНС России от 24.12.13 № СА-4-7/23263 ). Некоторые компании считают, что сделать это необходимо сразу же после истечения срока на сдачу авансового отчета.

На самом деле на дату, когда работник должен был отчитаться, можно говорить только о его задолженности перед работодателем. А не о возникновении у него дохода и объекта обложения НДФЛ (ст. 223 НК РФ ). Если сотрудник вовремя не представил авансовый отчет, ему целесообразно напомнить о необходимости отчитаться за полученные средства. В этом случае работник либо представляет отчет и возвращает деньги, либо пишет заявление с просьбой удержать задолженность из его заработной платы.

Удержать деньги можно на основании внутреннего приказа руководителя. Но не позднее чем через месяц с даты предполагаемого возврата сотрудником средств (ст. 248 ТК РФ ). И только если подотчетная сумма не превышает средний месячный заработок. В противном случае для возврата денег придется обращаться в суд.

Если по истечении срока исковой давности работник не вернул деньги и взыскать их не удалось, задолженность можно отнести на убытки. И облагаемый НДФЛ доход возникает у сотрудника, не отчитавшегося за полученные деньги, только по истечении срока давности на взыскание долга (письмо Минфина России от 24.09.09 № 03-03-06/1/610 ).

Если работник не подтвердил командировочные расходы НДФЛ удерживают с ближайшей зарплаты

Речь идет, в частности, о расходах по найму жилого помещения во время командировки. Если такие расходы сотрудник подтвердил документально, объекта обложения НДФЛ не возникает. Если же подтверждающие документы отсутствуют, с сумм, превышающих 700 руб. в день (для командировок по России) и 2500 руб. в день (в случае поездок за границу), работодателю необходимо удержать НДФЛ (абз. 12 п. 3 ст. 217 НК РФ ).

Одно время Минфин России считал, что доход у работника возникает на дату выплаты сверхнормативных суточных (письмо от 25.06.10 № 03-04-06/6-135 ). Но на дату выдачи денег под отчет, как правило, не ясно, представит ли работник документы, подтверждающие расходы по найму помещения. Понятно это будет только после окончания командировки при составлении авансового отчета.

Поэтому можно сделать вывод, что на дату получения денежных средств под отчет у сотрудника не возникает дохода. В прошлом году с этим согласился Минфин России (письмо от 14.01.13 № 03-04-06/4-5 ). Финансовое ведомство разъяснило, что компания определяет доход в виде сверхнормативных суточных на дату утверждения авансового отчета. И удерживает НДФЛ из доходов работника, не представившего документы по найму жилья во время командировки, при ближайшей выплате зарплаты.

Деньги под отчет можно перечислить на зарплатную карту

Выдача в подотчет возможна и на зарплатную карту работника. Это можно предусмотреть в коллективном договоре или локальном нормативном акте организации (например, положении о выдаче денежных средств под отчет).

Использование зарплатных карт для подотчетов подтверждается и в совместном письме Минфина России № 02-03-10/37209 и Федерального казначейства № 42-7.4-05/5.2-554 от 10.09.13. Во избежание рисков доначисления НДФЛ и страховых взносов необходимо в назначении платежа указать, что средства перечисляются под отчет на хозяйственные или иные нужды. А после использования денег работник в обычном порядке должен будет составить авансовый отчет.

За деньги, полученные на корпоративную карту, сотрудник может отчитаться также в течение трех дней

Расчеты при помощи пластиковых карт относятся к безналичным расчетам. А Порядок ведения кассовых операций, который обязывает сотрудника составить авансовый отчет в течение трех дней после установленного срока, распространяется только на выдачу наличных денег под отчет.

Поэтому, если подотчетные средства сотрудник получил на банковскую карту, он может отчитаться по этим средствам и позднее трехдневного срока. Но компании безопаснее установить срок по своему усмотрению и зафиксировать во внутреннем документе (например, в положении о выдаче подотчетных сумм или приказе).

Обратите внимание: рискованно не удерживать НДФЛ, если к авансовому отчету работник приложил документы с ошибками

Нередко сотрудник представляет в бухгалтерию документы, подтверждающие расходование подотчетных средств, составленные с нарушениями. К примеру, отсутствуют какие-то обязательные реквизиты. В этом случае компания не сможет уменьшить базу по налогу на прибыль на сумму расходов, подтвержденных такими бумагами (п. 1 ст. 252 НК РФ ).

Официальная позиция УФНС России по г. Москве заключается в том, что неподтвержденные расходы являются налогооблагаемым доходом сотрудника (письмо от 12.10.07 № 28-11/097861 ). Но есть решения суда в пользу налогоплательщиков. Суды все чаще приходят к выводу, что работодатель вправе не удерживать НДФЛ из доходов работника, который к авансовому отчету приложил ненадлежаще оформленные документы (постановления ФАС Поволжского от 01.04.13 № А55-15647/2012 )

Согласно статье 167 ТК РФ при направлении работника в служебную командировку ему гарантируется возмещение расходов. Размеры и порядок возмещения расходов определяются коллективным договором или локальным нормативным актом. Для коммерческих организаций не предусмотрен минимальный размер командировочных расходов.

Согласно статье 10 «Положения об особенностях направления работников в служебные командировки», утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749, работнику при направлении его в командировку выдается денежный аванс.

Для выдачи данных наличных денег на расходы работник предоставляет заявление (статья 4.4 положения ЦБР от 12 октября 2011 г. № 373-П "О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации"). Заявление о выдаче денежных средств под отчет оформляется в произвольной форме, указываются сведения о работнике и сумма выдаваемых денег.

На заявлении руководитель организации делает надпись о сумме и о сроке, на который она выдается, ставит подпись и дату.

Заявление о выдаче денежных средств под отчет служит для составления расходного кассового ордера и рассматривается как основание его составления.

Работник обязан в течение трех рабочих дней после возвращения из командировки предъявить главному бухгалтеру, бухгалтеру, а при их отсутствии, руководителю организации авансовый отчет о потраченных денежных средствах и приложить подтверждающие документы.

Этот документ используется в следующих процедурах:

Источники: pommp.ru, www.gazeta-unp.ru, www.assessor.ru, www.glavbukh.ru, www.quickdoc.ru